Contactpersonen met zowel een e-mailadres als een faxnummer worden tweemaal weergegeven wanneer u een e-mailontvanger selecteert in Outlook

Origineel KB-nummer: 305361

Symptomen

Wanneer u het adresboek opent in Microsoft Outlook en vervolgens Contactpersonen selecteert, worden sommige adressen van geadresseerden twee keer weergegeven. Aan de ene vermelding is een e-mailbericht toegevoegd aan het adres en bij de tweede vermelding is een fax aan het adres toegevoegd.

Oorzaak

Dit gedrag is standaard in het Outlook-adresboek. Geadresseerden die zowel een e-mailadres als een faxnummer hebben, worden twee keer vermeld; één keer voor het e-mailadres en één keer voor het faxnummer.

Tijdelijke oplossing

Als u Outlook niet gebruikt om faxen te verzenden, kunt u dit gedrag voorkomen door faxnummers op te slaan in een veld dat niet specifiek is voor faxen. U kunt bijvoorbeeld faxnummers opslaan in het veld Overige in de sectie telefoonnummers van het dialoogvenster naamcontact. Op deze manier is het faxnummer nog steeds beschikbaar, maar wordt het niet beschouwd als een alternatieve methode voor levering door Outlook of door de functie Namen controleren.

Als u faxtelefoonnummers al hebt opgeslagen in een faxnummerveld, kunt u dit gedrag omzeilen door de faxnummers globaal te verplaatsen van het huidige veld naar een ander veld dat niet is gerelateerd aan faxen.

Maak een back-up van de map Contactpersonen of maak een kopie van het geëxporteerde bestand voordat u wijzigingen aanbrengt of importeer ze terug naar Outlook om te voorkomen dat er per ongeluk contactpersonen verloren gaan in het proces.

Gebruik de volgende methoden om faxnummers globaal van het ene veld naar het andere te verplaatsen:

• De huidige map Contactpersonen exporteren naar een bestand met .CSV (door komma's gescheiden waarden)
• Bewerk het geëxporteerde gegevensbestand in Microsoft Excel.
• Importeer de gewijzigde gegevens weer in Outlook.

De huidige map Contactpersonen exporteren

1. Open de wizard Importeren en exporteren in Outlook. Volg hiervoor de stappen voor uw versie van Outlook.

   • Outlook 2013 of latere versies: selecteer op het tabblad Bestand de optie Openen & Exporteren en selecteer vervolgens Importeren/exporteren.
   • Outlook 2010: Selecteer op het tabblad Bestand de optie Openen en selecteer vervolgens Importeren.
   • Outlook 2007 of eerdere versies: selecteer importeren en exporteren in het menu Bestand.

2. Selecteer in het dialoogvenster Wizard Importeren en exporteren de optie Exporteren naar een bestand en selecteer vervolgens Volgende.

3. Selecteer in het dialoogvenster Exporteren naar een bestand de optie Door komma's gescheiden waarden (Windows) en selecteer vervolgens Volgende.

4. Selecteer Contactpersonen en selecteer vervolgens Volgende.

5. Geef in het vak Geëxporteerd bestand opslaan als de locatie en de naam van het geëxporteerde bestand op en selecteer volgende.

6. Klik op Voltooien.

Het geëxporteerde gegevensbestand bewerken

1. Open het geëxporteerde bestand in Excel.

2. Wijzig de naam van de kolom faxnummer in OtherPhone (zonder de aanhalingstekens) en verwijder vervolgens de oorspronkelijke, lege kolom OtherPhone.

3. Als de oorspronkelijke kolom OtherPhone informatie bevat, selecteert u een andere kolom die leeg is, wijzigt u de naam van de kolom faxnummer in de naam van die kolom en verwijdert u vervolgens de oorspronkelijke kolom.

4. Sla de wijzigingen op in Excel.

   Opmerking

   Als u wordt gevraagd deze indeling te behouden wanneer u de wijzigingen in uw gegevensbestand opslaat in Excel, selecteert u Ja.

5. Sluit Excel af.

De gewijzigde gegevens terug importeren in Outlook

1. Open de wizard Importeren en exporteren in Outlook. Volg hiervoor de stappen voor uw versie van Outlook.

   • Outlook 2013 of latere versies: selecteer op het tabblad Bestand de optie Openen & Exporteren en selecteer vervolgens Importeren/exporteren.
   • Outlook 2010: Selecteer op het tabblad Bestand de optie Openen en selecteer vervolgens Importeren.
   • Outlook 2007 of eerdere versies: selecteer importeren en exporteren in het menu Bestand.

2. Selecteer in het dialoogvenster Wizard Importeren en exporteren de optie Importeren uit een ander programma of bestand en selecteer vervolgens Volgende.

3. Selecteer in het dialoogvenster Een bestand importeren de optie Door komma's gescheiden waarden (Windows) en selecteer vervolgens Volgende.

4. Typ in het vak Te importeren bestand de locatie en de naam van het bestand dat u zojuist hebt gewijzigd, selecteer Duplicaten vervangen door geïmporteerde itemsen selecteer volgende.

5. Selecteer Contactpersonen en selecteer vervolgens Volgende.

6. Klik op Voltooien.

De geadresseerden mogen slechts eenmaal worden weergegeven in het dialoogvenster Namen selecteren .

Meer informatie

Dubbele vermeldingen verdubbelen de grootte van de lijst die u moet doorzoeken om een bericht te adresseerde. Als u bovendien de functie Namen controleren gebruikt wanneer u een e-mailbericht adrest, moet u kiezen tussen het faxnummer en het e-mailadres, zelfs als u een e-mailbericht verzendt.