Kontakter med både en e-postadresse og et faksnummer vises to ganger når du velger en e-postmottaker i Outlook

  • Artikkel
  • Gjelder for:
    Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook for Microsoft 365

Opprinnelig KB-nummer: 305361

Symptomer

Når du åpner adresseboken i Microsoft Outlook og deretter velger Kontakter, vises noen mottakeradresser to ganger. Én oppføring har en e-postmelding lagt til adressen, og den andre oppføringen har en faks lagt til adressen.

Årsak

Denne virkemåten er utformet i Outlook-adresseboken. Mottakere som har både en e-postadresse og et faksnummer, er oppført to ganger. én gang for e-postadressen og én gang for faksnummeret.

Løsning

Hvis du ikke bruker Outlook til å sende telefakser, kan du unngå dette ved å lagre faksnumre i et felt som ikke er spesifikt for faks. Du kan for eksempel lagre faksnumre i Annet-feltet i telefonnumredelen i dialogboksen navn-kontakt. På denne måten er faksnummeret fortsatt tilgjengelig, men det regnes ikke som en alternativ metode for levering av Outlook eller av Sjekk navn-funksjonen.

Hvis du allerede har lagret fakstelefonnumre i et fakstelefonnummerfelt, kan du omgå dette ved å globalt flytte faksnumrene fra gjeldende felt til et annet felt som ikke er relatert til faks.

Sikkerhetskopier Kontakter-mappen eller lag en kopi av den eksporterte filen før du gjør endringer, eller importer dem tilbake til Outlook, for å unngå å miste kontakter i prosessen ved et uhell.

Bruk følgende metoder til globalt å flytte faksnumre fra ett felt til et annet:

  • Eksportere gjeldende kontaktmappe til en fil med .CSV (kommadelte verdier)
  • Rediger den eksporterte datafilen i Microsoft Excel.
  • Importer de endrede dataene tilbake til Outlook.

Slik eksporterer du gjeldende kontaktmappe

  1. Åpne veiviseren for import og eksport i Outlook. Hvis du vil gjøre dette, følger du fremgangsmåten for din versjon av Outlook.

    • Outlook 2013 eller nyere versjoner: Velg Åpne & Eksporter på Fil-fanen, og velg deretter Importer/eksporter.
    • Outlook 2010: Velg Åpne på Fil-fanen, og velg deretter Importer.
    • Outlook 2007 eller tidligere versjoner: Velg Importer og eksporter på Fil-menyen.

  2. Velg Eksporter til en fil i dialogboksen Veiviser for import og eksport, og velg deretter Neste.

  3. Velg Kommadelte verdier (Windows) i dialogboksen Eksporter til fil, og velg deretter Neste.

  4. Velg Kontakter, og velg deretter Neste.

  5. Angi plasseringen og navnet på den eksporterte filen i boksen Lagre eksportert fil som , og velg deretter Neste.

  6. Klikk Fullfør.

Slik redigerer du den eksporterte datafilen

  1. Åpne den eksporterte filen i Excel.

  2. Endre navnet på faksnummerkolonnen til OtherPhone (uten anførselstegn), og slett deretter den opprinnelige, tomme OtherPhone-kolonnen.

  3. Hvis den opprinnelige OtherPhone-kolonnen inneholder informasjon, velger du en annen kolonne som er tom, endrer navnet på faksnummerkolonnen til navnet på kolonnen, og deretter sletter du den opprinnelige kolonnen.

  4. Lagre endringene i Excel.

    Obs!

    Hvis du blir bedt om å beholde dette formatet når du lagrer endringene i datafilen i Excel, velger du Ja.

  5. Avslutt Excel.

Slik importerer du de endrede dataene tilbake til Outlook

  1. Åpne veiviseren for import og eksport i Outlook. Hvis du vil gjøre dette, følger du fremgangsmåten for din versjon av Outlook.

    • Outlook 2013 eller nyere versjoner: Velg Åpne & Eksporter på Fil-fanen, og velg deretter Importer/eksporter.
    • Outlook 2010: Velg Åpne på Fil-fanen, og velg deretter Importer.
    • Outlook 2007 eller tidligere versjoner: Velg Importer og eksporter på Fil-menyen.

  2. Velg Importer fra et annet program eller en annen fil i dialogboksen Veiviser for import og eksport, og velg deretter Neste.

  3. Velg Kommadelte verdier (Windows) i dialogboksen Importer fil, og velg deretter Neste.

  4. Skriv inn plasseringen og navnet på filen du nettopp endret, i boksen Fil som skal importeres , velg Erstatt duplikater med importerte elementer, og velg deretter Neste.

  5. Velg Kontakter, og velg deretter Neste.

  6. Klikk Fullfør.

Mottakerne skal bare være oppført én gang i dialogboksen Velg navn .

Mer informasjon

Dupliserte oppføringer dobler størrelsen på listen du må søke i for å løse en melding. Hvis du i tillegg bruker kontroller navn-funksjonen når du adresserer en e-postmelding, blir du tvunget til å velge mellom faksnummeret og oppføringene for e-postadressen, selv om du sender en e-postmelding.