Kontakty z adresem e-mail i numerem faksu są wyświetlane dwa razy po wybraniu adresata wiadomości e-mail w programie Outlook

Oryginalny numer KB: 305361

Symptomy

Po otwarciu książki adresowej w programie Microsoft Outlook, a następnie wybraniu pozycji Kontakty niektóre adresy adresatów są wyświetlane dwa razy. Jedna lista zawiera wiadomość e-mail dołączoną do adresu, a druga zawiera faks dołączony do adresu.

Przyczyna

To zachowanie jest zgodnie z projektem w książce adresowej programu Outlook. Adresaci, którzy mają zarówno adres e-mail, jak i numer faksu, są wymienione dwa razy; raz dla adresu e-mail i raz dla numeru faksu.

Obejście problemu

Jeśli nie używasz programu Outlook do wysyłania faksów, możesz uniknąć tego zachowania, przechowując numery faksów w polu, które nie jest specyficzne dla faksowania. Na przykład numery faksów można przechowywać w polu Inne w sekcji numery telefonów okna dialogowego name-Contact. W ten sposób numer faksu jest nadal dostępny, ale nie jest uważany za alternatywną metodę dostarczania przez program Outlook lub przez funkcję Sprawdź nazwy.

Jeśli numery telefonów faksów zostały już zapisane w polu numer telefonu faksu, możesz obejść to zachowanie, globalnie przenosząc numery faksów z bieżącego pola do innego pola, które nie jest związane z faksowaniem.

Utwórz kopię zapasową folderu Kontakty lub utwórz kopię wyeksportowanego pliku przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian lub zaimportuj je z powrotem do programu Outlook, aby uniknąć przypadkowej utraty kontaktów w tym procesie.

Użyj następujących metod, aby globalnie przenieść numery faksów z jednego pola do innego:

• Eksportowanie bieżącego folderu Kontakty do pliku .CSV (wartości rozdzielone przecinkami)
• Edytuj wyeksportowany plik danych w programie Microsoft Excel.
• Zaimportuj zmienione dane z powrotem do programu Outlook.

Jak wyeksportować bieżący folder Kontakty

1. Otwórz Kreatora importu i eksportu w programie Outlook. W tym celu wykonaj kroki dotyczące wersji programu Outlook.

   • Wersje programu Outlook 2013 lub nowsze: na karcie Plik wybierz pozycję Otwórz & Eksportuj, a następnie wybierz pozycję Importuj/eksportuj.
   • Outlook 2010: Na karcie Plik wybierz pozycję Otwórz, a następnie wybierz pozycję Importuj.
   • Outlook 2007 lub starsze wersje: w menu Plik wybierz pozycję Importuj i eksportuj.

2. W oknie dialogowym Kreator importu i eksportu wybierz pozycję Eksportuj do pliku, a następnie wybierz pozycję Dalej.

3. W oknie dialogowym Eksportowanie do pliku wybierz pozycję Wartości rozdzielone przecinkami (Windows), a następnie wybierz pozycję Dalej.

4. Wybierz pozycję Kontakty, a następnie wybierz pozycję Dalej.

5. W polu Zapisz wyeksportowany plik jako określ lokalizację i nazwę wyeksportowanego pliku, a następnie wybierz pozycję Dalej.

6. Wybierz Zakończ.

Jak edytować wyeksportowany plik danych

1. Otwórz wyeksportowany plik w programie Excel.

2. Zmień nazwę kolumny numeru faksu na OtherPhone (bez cudzysłowów), a następnie usuń oryginalną, pustą kolumnę OtherPhone.

3. Jeśli oryginalna kolumna OtherPhone zawiera informacje, wybierz inną pustą kolumnę, zmień nazwę kolumny numeru faksu na nazwę tej kolumny, a następnie usuń oryginalną kolumnę.

4. Zapisz zmiany w programie Excel.

   Uwaga

   Jeśli podczas zapisywania zmian w pliku danych w programie Excel zostanie wyświetlony monit o zachowanie tego formatu, wybierz pozycję Tak.

5. Zamknij program Excel.

Jak zaimportować zmienione dane z powrotem do programu Outlook

1. Otwórz Kreatora importu i eksportu w programie Outlook. W tym celu wykonaj kroki dotyczące wersji programu Outlook.

   • Wersje programu Outlook 2013 lub nowsze: na karcie Plik wybierz pozycję Otwórz & Eksportuj, a następnie wybierz pozycję Importuj/eksportuj.
   • Outlook 2010: Na karcie Plik wybierz pozycję Otwórz, a następnie wybierz pozycję Importuj.
   • Outlook 2007 lub starsze wersje: w menu Plik wybierz pozycję Importuj i eksportuj.

2. W oknie dialogowym Kreator importu i eksportu wybierz pozycję Importuj z innego programu lub pliku, a następnie wybierz pozycję Dalej.

3. W oknie dialogowym Importowanie pliku wybierz pozycję Wartości rozdzielone przecinkami (Windows), a następnie wybierz pozycję Dalej.

4. W polu Plik do zaimportowania wpisz lokalizację i nazwę właśnie zmienionego pliku, wybierz pozycję Zastąp duplikaty zaimportowanymi elementami, a następnie wybierz pozycję Dalej.

5. Wybierz pozycję Kontakty, a następnie wybierz pozycję Dalej.

6. Wybierz Zakończ.

Adresaci powinni znajdować się na liście tylko raz w oknie dialogowym Wybieranie nazw .

Więcej informacji

Zduplikowane wpisy są dwukrotnie większe niż rozmiar listy, którą należy wyszukać, aby rozwiązać problem z komunikatem. Ponadto jeśli podczas adresowania wiadomości e-mail używasz funkcji Sprawdź nazwy, musisz wybrać między numerem faksu a listami adresów e-mail, nawet jeśli wysyłasz wiadomość e-mail.