Os contactos com um endereço de e-mail e um número de fax são listados duas vezes quando seleciona um destinatário de e-mail no Outlook

  • Artigo
  • Aplica-se a:
    Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook for Microsoft 365

Número original da BDC: 305361

Sintomas

Quando abre o Livro de Endereços no Microsoft Outlook e, em seguida, seleciona Contactos, alguns endereços de destinatários são listados duas vezes. Uma listagem tem um e-mail anexado ao endereço e a segunda listagem tem um fax anexado ao endereço.

Causa

Este comportamento é predefinido no Livro de Endereços do Outlook. Os destinatários que tenham um endereço de e-mail e um número de fax são listados duas vezes; uma vez para o endereço de e-mail e uma vez para o número de fax.

Solução

Se não estiver a utilizar o Outlook para enviar faxes, pode evitar este comportamento ao armazenar números de fax num campo que não seja específico do fax. Por exemplo, pode armazenar números de fax no campo Outro na secção números de telefone da caixa de diálogo nome-Contacto. Desta forma, o número de fax ainda está disponível, mas não é considerado um método alternativo para entrega pelo Outlook ou pela funcionalidade Verificar Nomes.

Se já tiver armazenado números de telefone de fax num campo de número de telefone de fax, pode contornar este comportamento ao mover globalmente os números de fax do campo atual para outro campo que não esteja relacionado com o fax.

Faça uma cópia de segurança da pasta Contactos ou faça uma cópia do ficheiro exportado antes de efetuar alterações ou importe-as de volta para o Outlook, para evitar perder acidentalmente quaisquer contactos no processo.

Utilize os seguintes métodos para mover globalmente números de fax de um campo para outro:

  • Exportar a pasta Contactos atual para um ficheiro de .CSV (Valores Separados por Vírgulas)
  • Edite o ficheiro de dados exportados no Microsoft Excel.
  • Importe os dados alterados novamente para o Outlook.

Como exportar a pasta Contactos atual

  1. Abra o Assistente de Importação e Exportação no Outlook. Para tal, siga os passos para a sua versão do Outlook.

    • Outlook 2013 ou versões posteriores: no separador Ficheiro , selecione Abrir & Exportar e, em seguida, selecione Importar/Exportar.
    • Outlook 2010: no separador Ficheiro , selecione Abrir e, em seguida, selecione Importar.
    • Outlook 2007 ou versões anteriores: no menu Ficheiro , selecione Importar e Exportar.

  2. Na caixa de diálogo Assistente de Importação e Exportação , selecione Exportar para um ficheiro e, em seguida, selecione Seguinte.

  3. Na caixa de diálogo Exportar para um Ficheiro , selecione Valores Separados por Vírgulas (Windows) e, em seguida, selecione Seguinte.

  4. Selecione Contactos e, em seguida, selecione Seguinte.

  5. Na caixa Guardar ficheiro exportado como , especifique a localização e o nome do ficheiro exportado e, em seguida, selecione Seguinte.

  6. Selecione Concluir.

Como editar o ficheiro de dados exportado

  1. Abra o ficheiro exportado no Excel.

  2. Altere o nome da coluna de número de fax para OtherPhone (sem as aspas) e, em seguida, elimine a coluna original do OtherPhone em branco.

  3. Se a coluna original do OtherPhone contiver informações, selecione outra coluna que esteja em branco, altere o nome da coluna de número de fax para o nome dessa coluna e, em seguida, elimine a coluna original.

  4. Guarde as alterações no Excel.

    Nota

    Se receber um pedido para manter este formato quando guardar as alterações ao seu ficheiro de dados no Excel, selecione Sim.

  5. Saia do Excel.

Como importar os dados alterados de volta para o Outlook

  1. Abra o Assistente de Importação e Exportação no Outlook. Para tal, siga os passos para a sua versão do Outlook.

    • Outlook 2013 ou versões posteriores: no separador Ficheiro , selecione Abrir & Exportar e, em seguida, selecione Importar/Exportar.
    • Outlook 2010: no separador Ficheiro , selecione Abrir e, em seguida, selecione Importar.
    • Outlook 2007 ou versões anteriores: no menu Ficheiro , selecione Importar e Exportar.

  2. Na caixa de diálogo Assistente de Importação e Exportação , selecione Importar de outro programa ou ficheiro e, em seguida, selecione Seguinte.

  3. Na caixa de diálogo Importar um Ficheiro , selecione Valores Separados por Vírgulas (Windows) e, em seguida, selecione Seguinte.

  4. Na caixa Ficheiro a importar , escreva a localização e o nome do ficheiro que acabou de alterar, selecione Substituir duplicados por itens importados e, em seguida, selecione Seguinte.

  5. Selecione Contactos e, em seguida, selecione Seguinte.

  6. Selecione Concluir.

Os destinatários devem ser listados apenas uma vez na caixa de diálogo Selecionar Nomes .

Mais informações

As entradas duplicadas duplicam o tamanho da lista que precisa de procurar para endereçar uma mensagem. Além disso, se utilizar a funcionalidade Verificar Nomes quando endereça uma mensagem de e-mail, é obrigado a escolher entre o número de fax e as listagens de endereços de e-mail, mesmo que esteja a enviar uma mensagem de e-mail.