Kontakter med både en e-postadress och ett faxnummer visas två gånger när du väljer en e-postmottagare i Outlook

Ursprungligt KB-nummer: 305361

Symptom

När du öppnar adressboken i Microsoft Outlook och sedan väljer Kontakter visas vissa mottagaradresser två gånger. En lista har ett e-postmeddelande tillagt till adressen och den andra listan har ett fax tillagt till adressen.

Orsak

Det här beteendet är avsiktligt i Outlook-adressboken. Mottagare som har både en e-postadress och ett faxnummer visas två gånger. en gång för e-postadressen och en gång för faxnumret.

Lösning

Om du inte använder Outlook för att skicka fax kan du undvika det här beteendet genom att lagra faxnummer i ett fält som inte är specifikt för fax. Du kan till exempel lagra faxnummer i fältet Övrigt i avsnittet telefonnummer i dialogrutan namn-Kontakt. På så sätt är faxnumret fortfarande tillgängligt, men det anses inte vara en alternativ metod för leverans av Outlook eller av funktionen Kontrollera namn.

Om du redan har lagrat faxtelefonnummer i ett faxnummerfält kan du kringgå det här beteendet genom att globalt flytta faxnumren från det aktuella fältet till ett annat fält som inte är relaterat till faxning.

Säkerhetskopiera mappen Kontakter eller gör en kopia av den exporterade filen innan du gör några ändringar, eller importera dem tillbaka till Outlook, för att undvika att oavsiktligt förlora kontakter i processen.

Använd följande metoder för att globalt flytta faxnummer från ett fält till ett annat:

• Exportera den aktuella mappen Kontakter till en fil med .CSV (kommaavgränsade värden)
• Redigera den exporterade datafilen i Microsoft Excel.
• Importera tillbaka ändrade data till Outlook.

Så här exporterar du den aktuella mappen Kontakter

1. Öppna guiden Importera och exportera i Outlook. Det gör du genom att följa stegen för din version av Outlook.

   • Outlook 2013 eller senare versioner: Välj Öppna & Exportera på fliken Arkiv och välj sedan Importera/exportera.
   • Outlook 2010: På fliken Arkiv väljer du Öppna och sedan Importera.
   • Outlook 2007 eller tidigare versioner: Välj Importera och exportera på Arkiv-menyn.

2. I dialogrutan Importera och exportera guiden väljer du Exportera till en fil och sedan Nästa.

3. I dialogrutan Exportera till en fil väljer du Kommaavgränsade värden (Windows) och sedan Nästa.

4. Välj Kontakter och sedan Nästa.

5. I rutan Spara exporterad fil som anger du platsen och namnet på den exporterade filen och väljer sedan Nästa.

6. Välj Slutför.

Redigera den exporterade datafilen

1. Öppna den exporterade filen i Excel.

2. Ändra namnet på faxnummerkolumnen till OtherPhone (utan citattecken) och ta sedan bort den ursprungliga, tomma kolumnen OtherPhone.

3. Om den ursprungliga OtherPhone-kolumnen innehåller information väljer du en annan kolumn som är tom, ändrar namnet på faxnummerkolumnen till namnet på den kolumnen och tar sedan bort den ursprungliga kolumnen.

4. Spara ändringarna i Excel.

   Obs!

   Om du får en uppmaning om att behålla det här formatet när du sparar ändringarna i datafilen i Excel väljer du Ja.

5. Avsluta Excel.

Så här importerar du tillbaka ändrade data till Outlook

1. Öppna guiden Importera och exportera i Outlook. Det gör du genom att följa stegen för din version av Outlook.

   • Outlook 2013 eller senare versioner: Välj Öppna & Exportera på fliken Arkiv och välj sedan Importera/exportera.
   • Outlook 2010: På fliken Arkiv väljer du Öppna och sedan Importera.
   • Outlook 2007 eller tidigare versioner: Välj Importera och exportera på Arkiv-menyn.

2. I dialogrutan Importera och exportera guiden väljer du Importera från ett annat program eller en annan fil och väljer sedan Nästa.

3. I dialogrutan Importera en fil väljer du Kommaavgränsade värden (Windows) och sedan Nästa.

4. I rutan Fil som ska importeras skriver du platsen och namnet på filen som du just ändrade, väljer Ersätt dubbletter med importerade objekt och väljer sedan Nästa.

5. Välj Kontakter och sedan Nästa.

6. Välj Slutför.

Mottagarna bör bara visas en gång i dialogrutan Välj namn .

Mer information

Duplicerade poster fördubblar storleken på listan som du behöver söka efter för att kunna åtgärda ett meddelande. Om du använder funktionen Kontrollera namn när du adresserar ett e-postmeddelande tvingas du dessutom välja mellan faxnumret och e-postadresslistorna, även om du skickar ett e-postmeddelande.