OL2000 : Communiquer par messagerie électronique : Partie 1 : Utiliser la Boîte de réception

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Numéro d'article: 307377 - Voir les produits auxquels s'applique cet article
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Sommaire

Résumé

Cet article correspond à la partie 1 d'une série d'articles sur les procédures pour communiquer par messagerie électronique. La partie 1 explique comment utiliser la Boîte de réception. Pour visualiser un article de la série, cliquez sur l'un des liens suivants :
Partie 2 : 310484 Composer des messages
Partie 3 : 310485 Adresser des messages rapidement
Partie 4 : 310486 Joindre des fichiers aux messages
Partie 5 : 310491Envoyer et recevoir des messages
Partie 6 : 310487 Répondre aux messages
Partie 7 : 310488 Transférer des messages
Partie 8 : 310489 Supprimer des messages
Partie 9 : 310579 Appliquer des filtres personnalisés
Partie 10 : 310580 Utiliser les dossiers
Partie 11 : 310581 Déplacer des messages
Partie 12 : 310582 Organiser les messages avec l'Assistant Règles
Les informations contenues dans cet article sont fournies par (en anglais) : Microsoft Press.

Ces informations sont extraites du livre (en anglais)Quick Course in Microsoft Outlook 2000, Chapitre 3 : "Communicating with E-Mail". En savoir plus sur Quick Course in Microsoft Outlook 2000.

Plus d'informations

Que vous travailliez sur un ordinateur autonome ou sur un réseau, cet article vous explique comment utiliser le composant de messagerie électronique d'Outlook pour envoyer, lire et répondre aux messages électroniques. Ensuite, vous apprenez différentes façons d'organiser les messages pour une efficacité optimale.

Tâches effectuées et concepts couverts

Cette série d'articles couvre les tâches et les concepts suivants :
  • Composer des messages hors connexion et les envoyer dans la Boîte d'envoi pour un envoi ultérieur
  • Recevoir des messages électroniques internes et depuis Internet dans une Boîte de réception
  • Prévisualiser le message sélectionné ou le lire dans sa propre fenêtre
  • Créer des dossiers pour organiser les messages pour les retrouver facilement
  • Joindre des fichiers aux messages électroniques à transmettre à un ou plusieurs destinataires
  • Répondre et transférer des messages en cliquant sur un bouton
La messagerie électronique n'est plus seulement un moyen de communication professionnel et les techniques que vous apprenez dans ce chapitre peuvent être appliquées à toutes les formes de correspondance, que vous écriviez à un collègue, à un professeur ou à un ami.

Le composant Contacts d'Outlook vous aide à organiser les informations concernant vos contacts sans vraiment communiquer avec eux. Mais la communication avec vos collègues fait partie intégrante de la journée de travail et, récemment, la messagerie électronique est devenue le principal moyen de communication pour de nombreuses personnes. Certaines personnes disposent d'une messagerie interne (à l'échelle de l'entreprise ou de l'établissement), certaines disposent d'une messagerie Internet, d'autres ont les deux. Quel que soit le type de messagerie électronique dont vous disposez, tout peut être géré par le composant de messagerie d'Outlook. Dans cet article, nous expliquons comment utiliser ce composant pour créer, recevoir et gérer les messages électroniques.

Le concept de messagerie électronique est très simple. Il s'agit d'un moyen de transmission des messages qui évite le bureau de poste traditionnel. Le principal atout de la messagerie électronique réside dans le fait qu'elle n'utilise pas de support papier, elle est rapide et elle ne coûte rien (ou du moins, pas plus que ce que vous payez déjà pour accéder à Internet). Parfois, cette solution convient même mieux que le téléphone, car vous pouvez négocier d'importants contrats directement sans courir le risque de tomber sur des boîtes vocales. Ajoutez à ces avantages le fait que vous pouvez inclure des fichiers, des programmes et autres pièces jointes aux messages que vous envoyez et que vous pouvez également envoyer le même message à plusieurs personnes sans aucun effort supplémentaire. Il n'est donc pas surprenant que même les personnes ayant des habitudes épouvantables en matière de correspondance deviennent de fervents défenseurs de la messagerie électronique comme moyen de communication.

Configuration de la messagerie Internet Si vous travaillez pour une grande entreprise ou que vous accédez à Internet par le biais d'un ordinateur scolaire, la messagerie électronique a probablement déjà été configurée sur votre ordinateur. Mais si vous travaillez sur un ordinateur autonome, vous ne pouvez pas envoyer ou recevoir des messages Internet dans Outlook tant que vous ne l'avez pas configuré. D'abord, il vous faudra vous procurer les noms de domaine de vos serveurs de messagerie entrante et sortante auprès de votre fournisseur de services Internet. Ensuite, démarrez l'Assistant Connexion Internet en choisissant Paramètres puis Panneau de configuration dans le menu Démarrer, double-cliquez sur l'icône Options Internet, puis cliquez sur l'onglet Connexions de la boîte de dialogue Propriétés Internet. Cliquez sur le bouton Configurer pour lancer l'Assistant. À travers les différentes boîtes de dialogue, vous devrez taper des informations telles que votre adresse de messagerie électronique, votre nom de compte et votre mot de passe. Si vous avez besoin d'aide pour cette configuration, contactez votre fournisseur de services Internet. Si vous avez déjà une connexion d'accès réseau à distance vers votre fournisseur de services Internet, vous aurez peut-être besoin d'ajouter le service de messagerie Internet à votre profil Outlook. Choisissez Services dans le menu Outils et complétez tous les onglets de la boîte de dialogue pour configurer ce service.

Certaines personnes confondent messagerie interne et messagerie Internet. Cela est compréhensible car, en de nombreux points, elles sont identiques. Cependant, ce n'est pas parce que vous disposez d'une messagerie interne que vous disposez d'une messagerie Internet et inversement. Pour pouvoir envoyer un message électronique à un collègue par le biais de la messagerie interne, votre ordinateur et celui de votre collègue doivent être connectés au réseau de votre entreprise. Pour pouvoir envoyer un message électronique à un client dans un autre département via Internet, votre ordinateur et celui de votre client doivent pouvoir accéder à Internet. Cet accès peut être fourni de façon invisible par un serveur sur votre réseau qui estompe ensuite la distinction entre la messagerie interne et la messagerie Internet. Autrement, l'accès peut être fourni de façon plus visible via une connexion par modem à un fournisseur de services Internet. Dans tous les cas, vous pouvez utiliser Outlook. (Reportez-vous à l'astuce sur la page en regard pour plus d'informations sur la messagerie Internet.) Outlook peut être configuré pour fonctionner avec nombre de programmes de messagerie les plus connus, mais pour tirer le meilleur parti de certaines fonctions d'Outlook, vous devez travailler sur un réseau exécutant Microsoft Exchange Server.

Utiliser la Boîte de réception

Par défaut, la Boîte de réception est le composant affiché dans l'espace de travail lorsque vous démarrez Outlook. La Boîte de réception est le dossier de messagerie principal d'Outlook et représente l'emplacement dans lequel vous passerez la majeure partie de votre temps lorsque vous travaillerez avec la messagerie. (Les icônes pour les autres dossiers de messagerie -- Brouillons, Boîte d'envoi et Éléments envoyés -- sont disponibles dans le groupe Mes raccourcis de la barre Outlook.) À présent, mettons-nous au travail et commençons à envoyer et à recevoir des messages :

Démarrez Outlook en double-cliquant sur son icône sur le Bureau. L'une des deux choses suivantes se produit :
  • Si Outlook est configuré pour ouvrir une session automatiquement sur un serveur de messagerie au démarrage, Outlook se connecte au serveur et vérifie les nouveaux messages.

    Le dossier Brouillons

    Lorsque vous composez un message électronique important (ou très long), vous pouvez avoir besoin de vous arrêter pour faire une recherche ou peut-être pour faire une pause. Dans le menu Fichier, vous pouvez choisir la commande Enregistrer pour stocker le message en cours dans le dossier Brouillons. Puis, lorsque vous êtes prêt à le reprendre, double-cliquez sur le message dans le dossier Brouillons pour rouvrir la fenêtre Message avec toutes les informations que vous avez déjà tapées intactes. Vous pouvez alors terminer le message et l'envoyer.
  • Si Outlook n'est pas configuré pour ouvrir une session automatiquement sur un serveur de messagerie, Outlook ne se connecte pas à votre serveur. (Cette méthode s'appelle travailler hors connexion.) Ne vous inquiétez pas pour autant. Vous pouvez continuer et nous vous montrerons comment établir la connexion manuellement à la page 69.

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    Image de l'icône Boîte de réception

    L'icône Boîte de réception
Si vous avez travaillé dans un autre composant d'Outlook, vous pouvez afficher le contenu de la Boîte de réception dans l'espace de travail en cliquant sur l'icône Boîte de réception dans le groupe Raccourcis Outlook dans la barre Outlook.

Références

Les informations contenues dans cet article sont extraites du livre Quick Course in Microsoft Outlook 2000, publié par Microsoft Press.

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Image du livre Quick Course


En savoir plus sur Quick Course in Microsoft Outlook 2000

Pour plus d'informations sur cette publication et sur d'autres ouvrages de Microsoft Press, consultez le site http://mspress.microsoft.com.

Propriétés

Numéro d'article: 307377 - Dernière mise à jour: vendredi 26 septembre 2003 - Version: 1.0
Les informations contenues dans cet article s'appliquent au(x) produit(s) suivant(s):
  • Microsoft Outlook 2000 Standard
  • Microsoft Outlook 2000 Service Pack 1
Mots-clés : 
kbhowto KB307377
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