OL2000:使用电子邮件进行通讯:第一部分:使用“收件箱”

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本文内容

概要

本文是有关如何使用电子邮件进行通讯系列文章的第一部分。第一部分说明了如何使用“收件箱”。要查看该系列中的任一篇文章,请单击以下某个链接:
第二部分:撰写邮件 Q310484
第三部分:迅速填写邮件地址 Q310485
第四部分:将文件附加到邮件 Q310486
第五部分:发送和接收邮件 Q310491
第六部分:答复邮件 Q310487
第七部分:转发邮件 Q310488
第八部分:删除邮件 Q310489
第九部分:组织邮件 Q307438
第十部分:应用自定义筛选器 Q310579
第十一部分:使用文件夹 Q310580
第十二部分:移动邮件 Q310581
第十三部分:使用规则向导组织邮件 Q310582
本文中的信息由 Microsoft Press 提供。

更多信息

无论您是在独立计算机上工作还是在网络上工作,本文所介绍的如何使用 Outlook 的电子邮件组件发送、阅读和回复电子邮件都适用。然后您将学习组织邮件以获得最高效率的方法

所执行的任务以及涉及的概念

这一系列文章将介绍下列任务和概念:

  • 脱机撰写邮件并将其保存到“发件箱”以便以后发送
  • 在一个“收件箱”中接收内部和 Internet 电子邮件
  • 预览选定的邮件或者在单独的窗口中阅读它
  • 通过创建用于组织邮件的文件夹以便于检索
  • 将文件附加到电子邮件以便传送给一个或多个收件人
  • 通过单击一个按钮来答复和转发邮件
电子邮件不再只是商业通讯手段,它还应用于其他领域。本章中介绍的方法适用于各种形式的通信,无论您是要写信给同事、老师还是朋友均适用。

Outlook 的“联系人”组件可帮助您组织有关人员的信息,而不会真正与他们通讯。但是,与同事的通讯是日常工作不可或缺的一部分,最近几年,电子邮件(即 e-mail)已经成为许多人主要的通讯方式。有些人使用内部电子邮件(公司范围或机构范围内),有些人使用 Internet 电子邮件,而有些人则两者都使用。无论使用的是哪种类型的电子邮件,都可以由 Outlook 的电子邮件组件来处理。本文将讨论如何使用该组件创建、发送、接收和管理电子邮件。

电子邮件的概念非常简单。它只是一种不需要通过传统邮局的发送邮件的方式。电子邮件的好处是它不使用纸张资源,速度快,而且几乎没有任何成本(最多可能只需要支付接入 Internet 的费用)。有时,它比使用电话还要方便,因为您可以立即处理重要业务,而不会有打电话找不到人的烦恼。除这些优点以外,您还可以在发送邮件时包含文件、程序和其他附件,并且可以不费吹灰之力地将同一封邮件发送给多个人。也难怪,即使是有长期的写信习惯的人也变成电子邮件的忠实拥护者。

设置 Internet 电子邮件 如果您为大型组织工作,或者通过校园计算机访问 Internet,则您的计算机上可能已经设置了电子邮件。但是,如果您使用的是独立计算机,则必须进行设置才能在 Outlook 中发送或接收 Internet 电子邮件。首先,您需要从您的 ISP 那里获得电子邮件发送和接收服务器的域名。然后,启动 Internet 连接向导,方法是:选择开始菜单中的设置,然后选择控制面板,双击 Internet 选项图标,然后单击 Internet 属性对话框的连接选项卡。单击连接按钮启动向导。在对话框中操作时,您需要输入电子邮件地址、帐户名称和密码等信息。如果您需要别人帮助您设置,请联系您的 ISP。如果您已经有了到 ISP 的拨号网络连接,可能需要将 Internet 电子邮件服务添加到您的 Outlook 配置文件中。选择工具菜单中的服务,然后完成该对话框的所有选项卡以设置该服务。

有时,人们会将内部电子邮件和 Internet 电子邮件混淆。这很容易理解,因为它们在许多方面都很相似。但是有内部电子邮件并不一定意味着有 Internet 电子邮件,反之亦然。要能够通过内部电子邮件向同一间办公室的同事发送电子邮件,您的计算机和您同事的计算机都需要连接到您组织的网络。要能够通过 Internet 向其他省份/地区的客户发送电子邮件,您的计算机和您客户的计算机必须都能够访问 Internet。这种访问可能由网络上的服务器以不可见的方式提供,从而进一步模糊了内部和 Internet 电子邮件之间的界限。也可以通过与 Internet 服务提供商(即 ISP)之间的调制解调器连接以更直观的方式提供。无论采用哪种方式,您都可以使用 Outlook。(有关 Internet 电子邮件的更多信息,请参阅封面上的提示。)可以将 Outlook 配置为与许多较常用的电子邮件程序共同运行,但是,要充分利用 Outlook 的某些功能,您需要使用运行 Microsoft Exchange Server 的网络。

使用“收件箱”

默认情况下,“收件箱”是您启动 Outlook 时在工作区中显示的组件。“收件箱”是 Outlook 的主要电子邮件文件夹,也是您在处理电子邮件时在其中花时间最多的地方。(其他电子邮件文件夹,如“草稿”、“发件箱”和“已发送的邮件”的图标位于 Outlook 栏的“自定义快捷方式”组中。下面开始介绍如何发送和接收电子邮件:

双击桌面上的 Outlook 图标启动 Outlook。将出现以下两种情况之一:
  • 如果 Outlook 被设置为在启动时自动登录电子邮件服务器,则 Outlook 将连接到服务器并检查新邮件。

    “草稿”文件夹

    当您撰写重要的电子邮件(或者很长的电子邮件)时,您可能需要停下来略作推敲,或者只是休息一下。您可以选择文件菜单的保存命令将未完成的邮件保存到“草稿”文件夹中。然后,在继续工作时,双击“草稿”文件夹中的邮件,重新打开邮件窗口,您以前输入的所有信息会原封不动地显示出来。然后您可以完成邮件并发送。
  • 如果 Outlook 没有被设置为自动登录电子邮件服务器,它将不会连接到您的服务器。(顺便提一下,这种方法被称为脱机工作。)不用担心。您仍然可以继续,我们将在第 69 页介绍如何手动建立连接。

    收起这个图片展开这个图片
    “收件箱”图标的图片

    “收件箱”图标
如果您一直在使用其他 Outlook 组件,则可以通过单击 Outlook 栏的“Outlook 快捷方式”组中的收件箱图标来显示“收件箱”的内容。

参考


进一步了解Quick Course in Microsoft Outlook 2000(《Microsoft Outlook 2000 快速课程》)

有关此出版物和其他 Microsoft Press 书目的更多信息,请参见 http://mspress.microsoft.com

属性

文章编号: 307377 - 最后修改: 2006年8月31日 - 修订: 3.0
这篇文章中的信息适用于:
  • Microsoft Outlook 2000 标准版
  • Microsoft Outlook 2000 Service Pack 1
关键字:?
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