OL2000:運用電子郵件通訊:第一部:使用收件匣

文章翻譯 文章翻譯
文章編號: 307377 - 檢視此文章適用的產品。
全部展開 | 全部摺疊

在此頁中

結論

本文為如何運用電子郵件通訊系列的第一部。第一部解釋如何使用收件匣。如果要檢視系列中的任何文件,請按一下下列任一連結:
第二部:Composing Messages Q310484
第三部:Addressing Messages Quickly Q310485
第四部:Attaching Files to Messages Q310486
第五部:Sending and Retrieving Messages Q310491
第六部:Replying to Messages Q310487
第七部:Forwarding Messages Q310488
第八部:Deleting Messages Q310489
第九部:Organizing Messages Q307438
第十部:Applying Custom Filters Q310579
第十一部:Using Folders Q310580
第十二部:Moving Messages Q310581
第十三部:Organizing Messages with the Rules Wizard Q310582
本文所涵蓋資訊的提供者為: Microsoft Press

這項資訊是《Microsoft Outlook 2000 快速入門課程》(英文) 一書第 3 章:<使用電子郵件通訊>的摘要。瞭解有關《Microsoft Outlook 2000 快速入門課程》(英文) 的詳細資訊。

其他相關資訊

無論您在獨立的電腦或網路上工作,本文都將向您說明如何使用 Outlook 的電子郵件元件來傳送、讀取及回應電子郵件訊息。然後您可以學習組織郵件的方式以達成最高效率

執行工作與涵蓋概念

本系列文件涵蓋下列工作和概念:

  • 離線撰寫郵件並將郵件送到寄件匣以備稍後傳送
  • 在單一收件匣中接收內部與網際網路電子郵件
  • 預覽選取郵件或在郵件本身的視窗中閱讀
  • 建立資料夾來組織郵件以便於擷取
  • 附加檔案到電子郵件以傳輸給一或多名收件者
  • 利用按一次按鈕來回覆和轉寄郵件
電子郵件不再只是商務通訊的一種方式,您在本章學習的技巧可以適用於所有形式的互相通信,不論是寫給同事、老師或朋友都一樣有效。

Outlook 的連絡人元件可協助您組織相關人們的資訊,而不需要與他們實際通訊。 不過,與同事的通訊已經成為日常工作的主要部分,近年來,電子郵件已經成為許多人用來通訊的主要方法。有些人擁有內部電子郵件 (全公司或全機構),有些人擁有網際網路電子郵件,有些則是兩者都有。無論擁有何種類型的電子郵件,您都可以藉由 Outlook 的電子郵件元件來處理這些郵件。 在本文中,我們將討論如何使用這項元件來建立、傳送、接收和管理電子郵件。

電子郵件的概念是相當簡單的。 這只是略過傳統郵局來傳送郵件的一種方法。電子郵件之美在於不使用紙張資源,不但快速,而且也沒有任何花費 (至少,不會大於您已經為網際網路存取所付出的費用)。 有時候電子郵件甚至會比使用電話還好,因為您可以立即處理重要的商務,而不必承擔電話無法接通的風險。 除了這些優點,您還可以在傳送的郵件中包含檔案、程式及其他附件,也能將相同的郵件傳送給許多人,而不需要進行額外的工作。 無怪呼即使擁有最深厚文字書寫習慣的人,都會成為電子郵件通訊方式的堅定擁護者。

設定網際網路電子郵件 如果您為大型組織工作,或是透過學校的電腦存取網際網路,在您的電腦上可能應該已經設定了電子郵件。 不過如果您在獨立的電腦上工作,在您於電腦上進行設定之前,是無法在 Outlook 傳送或接收網際網路電子郵件的。首先您必須從您的 ISP,取得外寄和內送電子郵件伺服器的網域名稱。然後請從 [開始] 功能表選擇 [設定],然後是 [控制台],按兩下 [網際網路選項] 圖示,再按一下 [網際網路內容] 對話方塊的 [連線] 索引標籤,準備啟動 [網際網路連線精靈]。按一下 [連線] 按鈕以啟動精靈。在逐步完成對話方塊時,您需要輸入許多資訊,例如您的電子郵件地址、帳戶名稱及密碼。 進行這項設定時如果需要協助,請連絡您的 ISP。如果已經擁有對 ISP 的撥號網路連線,就需要將網際網路電子郵件服務加入您的 Outlook 設定檔。從 [工具] 功能表選擇 [服務],然後完成對話方塊的所有索引標籤以設定這項服務。

有時候人們會混淆內部電子郵件與網際網路郵件。 這點相當容易瞭解,因為就許多方面而言,這兩種郵件都非常相似。然而,擁有內部電子郵件並不一定也擁有網際網路郵件,反之亦然。 如果要能透過內部電子郵件,將電子郵件傳給附近的同事,您的電腦和您同事的電腦,都必須連接到您組織的網路。 如果要透過網際網路,將電子郵件傳送到位於另一州的客戶,您的電腦和客戶的電腦都必須能夠存取網際網路。 這種存取可能由您網路上的伺服器以隱藏的形式提供,如此使得內部與網際網路電子郵件的差別更加模糊。或者如果存取權是透過對「網際網路服務供應商」(或稱為 ISP) 的數據機連線來提供的話,就更為明顯了。不論採用何種方式,您都可以使用 Outlook (如需有關網際網路電子郵件的詳細資訊,請參閱對頁上的秘訣)。 Outlook 可以設定為與許多廣受歡迎的電子郵件程式搭配,不過如果要充分利用 Outlook 的一些功能,您就必須在執行 Microsoft Exchange Server 的網路上工作。

使用收件匣

根據預設值,當您啟動 Outlook 時,在工作區中就會顯示收件匣元件。收件匣是 Outlook 的主要電子郵件資料夾,也就是您處理電子郵件時會花費大多數時間的所在位置 (其他電子郵件資料夾的圖示--[草稿]、[寄件匣] 及 [寄件備份],都可以在 Outlook 功能區的 [我的捷徑] 群組中使用)。接下來,讓我們直接進入 Outlook,並開始傳送和接收郵件:

在桌面上按兩下 Outlook 圖示以啟動程式。便會發生以下兩種情況之一:
  • 如果 Outlook 設定為在啟動時自動登入電子郵件伺服器,Outlook 便會連線到伺服器並檢查新的郵件。

    草稿資料夾

    當您撰寫重要的電子郵件時 (或是很長的郵件),您可能需要暫停一下以進行一些研究,或只是想要休息一下。 您可以選擇 [檔案] 功能表的 [儲存檔案] 指令,將未完成的郵件儲存在 [草稿] 資料夾中。然後當您準備好繼續進行時,請按兩下 [草稿] 資料夾中的郵件,便能在郵件視窗中重新開啟您已輸入完好的所有資訊。然後您就可以完成郵件,並將它傳送出去。
  • 如果 Outlook 沒有設定為自動登入電子郵件伺服器,Outlook 就不會連線到您的伺服器 (順帶一提,這種方法叫做離線工作)。不過請不要擔心。您依然可以繼續進行,而且我們將在第 69 頁向您顯示如何以手動進行連線。

    摺疊此圖像展開此圖像
    收件匣圖示的圖片

    收件匣圖示
如果您曾經在其他 Outlook 元件中工作,請在 Outlook 功能區的 Outlook 捷徑群組中按一下 [收件匣],即可在工作區顯示收件匣的內容。

?考

本文的資訊為 Microsoft Press 所發行《Microsoft Outlook 2000 快速入門課程》(英文) 一書的摘要。

摺疊此圖像展開此圖像
《快速入門課程》(英文)
		  一書的圖片


瞭解有關《Microsoft Outlook 2000 快速入門課程》(英文) 的詳細資訊

如需有關此書及其他 Microsoft Press 書目的詳細資訊,請參閱 http://mspress.microsoft.com

屬性

文章編號: 307377 - 上次校閱: 2006年8月31日 - 版次: 3.0
這篇文章中的資訊適用於:
  • Microsoft Outlook 2000 Standard Edition
  • Microsoft Outlook 2000 Service Pack 1
關鍵字:?
kbhowto KB307377
Microsoft及(或)其供應商不就任何在本伺服器上發表的文字資料及其相關圖表資訊的恰當性作任何承諾。所有文字資料及其相關圖表均以「現狀」供應,不負任何擔保責任。Microsoft及(或)其供應商謹此聲明,不負任何對與此資訊有關之擔保責任,包括關於適售性、適用於某一特定用途、權利或不侵權的明示或默示擔保責任。Microsoft及(或)其供應商無論如何不對因或與使用本伺服器上資訊或與資訊的實行有關而引起的契約、過失或其他侵權行為之訴訟中的特別的、間接的、衍生性的損害或任何因使用而喪失所導致的之損害、資料或利潤負任何責任。

提供意見

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com