OL2000: 與電子郵件通訊: 第 2 篇: 撰寫郵件

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結論

本文涵蓋的資訊由提供: Microsoft Press

本文是一系列 thirteen 解釋如何使用 Outlook 2000 透過電子郵件通訊的文件的第 2 部份。如果要在本系列中檢視其他文件,請參閱 「 其他資源 」 本文稍後一節。

此資訊是摘錄自 Microsoft Outlook 2000 中快速課程 本書第 3 章:"通訊與電子郵件 」。

其他相關資訊

撰寫郵件

有了 Outlook,您同時傳送及接收電子郵件透過 [收件匣]。 您會先練習之傳送端的方程式。您將供示範之用電子郵件來自行,但記住熊的提醒訊息您可能會使用 Outlook 的備忘稿] 或 [工作的元件,這種類型的提醒,而不是電子郵件。在我們的範例我們使用內部電子郵件,但如果您使用的網際網路電子郵件,應該有沒有困難下列沿著。

假設您計劃與用戶端開會,而您想要提醒您自己,以檢查會議空間保留項目上先明天早上。請依照下列步驟執行:

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 Picture of the
		  New Mail Message Button

新的 [郵件] 按鈕
  1. 按一下以顯示郵件視窗工具列上的 [新郵件訊息] 按鈕。

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     Picture of blank
				mail message
    訊息格式

    您可以將訊息傳送三個格式之一。最簡單是您用當您不知道郵件收件者有哪些電子郵件程式的純文字。Outlook 的 Rich Text 格式可以處理某些文字格式設定,而且可以用來將訊息傳送給其他的 Outlook 使用者。HTML 格式可以處理更複雜的格式,但不能由某些電子郵件程式解譯。若要指定預設格式,從 工具 功能表中選擇 [選項]、 按一下 [郵件格式] 索引標籤然後從進行選取 傳送此訊息在格式 下拉式清單。若要變更特定郵件的格式,請從 [格式] 功能表選取相關的指令。
  2. 件者] 編輯方塊,鍵入您自己的電子郵件地址。(若要改將訊息傳送給其他人,輸入 [他或她的地址]。若要將相同訊息傳送給多人,請輸入他們的地址一個接著一個,以分號隔開)然後按 TAB 移到下一個方塊的鍵。
  3. 若要傳送郵件的回函副本,可以在 [副本] 編輯方塊中輸入收件者的名稱。將這封郵件 [副本] 編輯方塊保留空白按下 TAB 鍵。
  4. 下一個型別 確認會議空間保留主旨 中編輯方塊,然後按 TAB 鍵。
  5. 在視窗底端的空白區域中輸入訊息本身。輸入下列命令: 會議上檢查房間 B 保留項目。它應該保留兩小時下午 1: 00。請確定投影機已設定 up.視窗現在看起來應該像這樣:

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     Picture of typed message
    訊息選項

    當您在撰寫新郵件,您可以設定選項,按一下 [訊息] 視窗工具列上的 [選項] 按鈕。在 [訊息設定] 區段中,指定訊息的重要性及敏感度層級。指定重要性層級為高顯示驚嘆號訊息的標頭中。(您也可以設定重要性層級依序按一下 重要性: 高重要性: 低 工具列上的按鈕)您可以將敏感度等級設為 [標準模式個人私人,或 機密文件。在 [安全性] 區段中,選取讓訊息的內容只能由其收件者容易閱讀,並選取 [新增數位簽章 來驗證您是郵件的寄件者的 加密內容及附件。(您需要數位 ID,以實作安全性 ; 請參閱 [說明] 功能)在 [投票與追蹤選項] 區段設定投票的選項 (請參閱在下一個頁面秘訣),並指定通知選項。在 [傳遞選項] 區段指定為回覆及傳送訊息的位置,再設定傳遞日期/時間和訊息的到期日。(訊息是刪除如果沒有開啟此日期由)。也在此索引標籤上您可以指派一則訊息給某個類別可以按一下 [類別] 按鈕,選取範圍。
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				Picture of the Send button

    [傳送] 按鈕
  6. 傳送郵件,依序按一下 [傳送] 按鈕。Outlook 會關閉訊息視窗,並會執行下列兩件事之一:
    • 如果您連線到您的電子郵件伺服器 Outlook 將訊息傳送到 [寄件匣],並接著將其傳送到伺服器。然後伺服器會將訊息傳送給收件者。在這種情況下它會將訊息傳送給您,因為您自己的電子郵件地址在 [] 編輯方塊。
    • 如果您沒有連線到您的電子郵件伺服器 Outlook 會在寄件匣它等待直到您下次連線時儲存訊息。
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					 Picture of the Outbox icon

      寄件匣圖示
  7. 如果您是在後者的群組,確認訊息等待由 [Outlook 列上的 [我的捷徑] 按鈕及 [寄件匣 圖示傳送至工作區中顯示其內容。顯示 [Outlook 捷徑] 群組,按一下 [Outlook 列上的 [收件匣] 圖示,然後重新顯示 [收件匣] 的內容。

    新增簽章

    若要有如名稱、 職稱、 公司名稱或自動加入至所有您的郵件的結尾的標語的資訊,您可以建立一個簽章。(避免 cutesy 圖片或 sayings 隨著它們變得相當快速 tiresome)。選項 從 [工具] 功能表選擇 []。在 [郵件格式] 索引標籤上按一下 [簽章選擇器] 按鈕,然後按一下 [新增]。輸入簽名碼的名稱,然後按 [下一步]。在 [文字] 方塊中鍵入您的資訊、 格式化後,然後按一下 [完成]。按一下 [簽章選擇器] 對話方塊中的 [確定],確認預設的簽名,然後按一下 [確定]。您可以設定不同的簽名碼不同類型的郵件。若要將特定的郵件預設的簽名按一下 簽章] 按鈕,並進行您的選取項目。

    使用虛擬名片 (vcards)

    您可以透過電子郵件與虛擬名片或 vcard 傳遞中連絡人的地址卡資訊上。第一次顯示連絡人,內容],然後選取您要傳遞其資訊的連絡人。從 [執行] 功能表中選擇 [轉寄為 Vcard 並 Outlook 顯示訊息的視窗,其中的連絡人圖示。輸入收件者和主體資訊像往常一樣輸入您的訊息,然後再將它傳送其方法上。開啟郵件的人可以連按兩下圖示來顯示連絡人的地址卡、 加入任何額外的資訊並按一下 [儲存並關閉] 以將資訊儲存在他們自己的連絡人清單中。

    投票

    您可以傳送有投票按鈕來取得輸入從您的同事關於從軍官選舉的任何項目為公司野餐 venue 的電子郵件訊息。顯示新的 [訊息] 視窗,然後按一下工具列上的 [選項] 按鈕。按一下 [使用投票按鈕] 核取方塊,在 [投票與追蹤選項] 區段,並按一下箭號來選取的投票按鈕名稱其編輯方塊的右邊。若要將您自己的名稱它們鍵入 [方塊中編輯] 方塊並使用分號分隔)。按一下 [關閉],然後傳送訊息。開啟郵件時 Outlook 會顯示在視窗頂端投票按鈕。收件者按一下您想要的按鈕,然後傳送回應包含或不包含編輯它。

額外的資源

如需詳細資訊按一下面的文件編號,檢視 「 Microsoft 知識庫 」 中 「 文件:
307377OL2000: 與電子郵件通訊: 第 1 篇: 使用 [收件匣]
310485OL2000: 與電子郵件通訊: 第 3 篇: 快速定址郵件
310486OL2000: 與電子郵件通訊: 第 4: 將檔案附加到郵件
310491OL2000: 與電子郵件通訊: 第 5: 傳送及擷取訊息
310487OL2000: 與電子郵件通訊: 第 6: 回覆郵件
310488OL2000: 與電子郵件通訊: 組件 7: 轉寄郵件
310489OL2000: 與電子郵件通訊: 組件 8: 正在刪除的郵件
307438OL2000: 與電子郵件通訊: 第 9: 組織郵件
310580OL2000: 與電子郵件通訊: 第 11: 使用資料夾
310581OL2000: 與電子郵件通訊: 組件 12: 移動郵件
310582OL2000: 與電子郵件通訊: 第 13: 組織 「 規則精靈 」 的郵件

?考

本文資訊是摘錄從發行的 Microsoft 請按 [Microsoft Outlook 2000 中快速課程 活頁簿。

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		  of Quick Course book

http://www.microsoft.com/mspress/books/4556.aspx


如需有關此發行集與其他 Microsoft 請按標題請參閱
http://www.microsoft.com/mspress/books/4556.aspx
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屬性

文章編號: 310484 - 上次校閱: 2007年8月31日 - 版次: 4.3
這篇文章中的資訊適用於:
  • Microsoft Outlook 2000
  • Microsoft Outlook 2000 Service Pack 1
關鍵字:?
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