Comment faire pour émuler le Gestionnaire d'absence du bureau dans Microsoft Outlook

La fonctionnalité Gestionnaire d'absence du bureau dans Microsoft Outlook est un service Microsoft Exchange Server. Elle est disponible uniquement lorsque le service de transport Exchange Server est inclus dans le profil d'un utilisateur Outlook. Vous pouvez émuler cette fonctionnalité en créant un modèle de message électronique et en définissant une règle dans l'Assistant Gestion des messages pour répondre automatiquement avec le modèle.

Définition d'un modèle de réponse automatique

Appliquez l'une des méthodes suivantes :

Méthode 1 : Microsoft Office Outlook 2007

1. Ouvrez un nouveau message Outlook.
2. Sous l'onglet Options, cliquez sur Texte brut.
3. Tapez les informations souhaitées dans votre message de réponse.
4. Cliquez sur le bouton Microsoft Office, puis sur Enregistrer sous.
5. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous activez la case à cocher Modèle Outlook dans la liste Type de fichier.
6. Tapez un nom pour votre modèle de réponse dans la zone Nom de fichier, puis cliquez sur Enregistrer.

Méthode 2 : Microsoft Office Outlook 2003 et versions précédentes

1. Ouvrez un nouveau message Outlook mis en forme comme texte brut.
   
   REMARQUE : n'utilisez pas Microsoft Word comme éditeur de messagerie électronique.
2. Tapez les informations souhaitées dans votre message de réponse.
3. Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous.
4. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, activez la case à cocher Modèle Outlook dans la liste Type de fichier.
5. Tapez un nom pour votre modèle de réponse dans la zone Nom de fichier, puis cliquez sur Enregistrer.

Définition d'une règle pour envoyer une réponse automatique dans Outlook 98, dans Outlook 2000 et dans Outlook 2002

1. Dans le menu Outils, cliquez sur Assistant Gestion des messages.
2. Dans la boîte de dialogue Assistant Gestion des messages, cliquez sur Nouveau.
3. Sous Quel type de règle voulez-vous créer ?, cliquez sur Démarrer à partir d'une règle vide, sur Vérifier les messages à leur arrivée, puis sur Suivant.
4. Sous Quelle(s) condition(s) voulez-vous vérifier ?, activez la case à cocher Dont je suis l'unique destinataire ou tout autre critère souhaité, puis cliquez sur Suivant.
5. Sous Que voulez-vous faire avec ce message ?, activez la case à cocher Répondre en utilisant un modèle spécifique.
6. Sous Description de la règle, cliquez sur la phrase soulignée, un modèle spécifique.
7. Dans la boîte de dialogue Sélectionner un modèle de réponse, cliquez sur le modèle que vous avez enregistré à l'étape 5 de la section « Définition d'un modèle de réponse automatique », puis cliquez sur Ouvrir.
8. Effectuez les autres instructions de l'Assistant Gestion des messages, cliquez sur Terminer, puis sur OK.

Définition d'une règle pour envoyer une réponse automatique dans Outlook 2003

1. Dans le menu Outils, cliquez sur Règles et alertes.
2. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur le bouton Nouvelle règle sous l'onglet Règles du courrier électronique.
3. Dans l'Assistant Gestion des messages, cliquez sur le bouton Démarrer à partir d'une règle vide, cliquez sur Vérifier les messages à leur arrivée,, puis sur Suivant.
4. Sous Quelle(s) condition(s) voulez-vous vérifier ?, activez la case à cocher Dont je suis l'unique destinataire ou toute autre case à cocher souhaitée, puis cliquez sur Suivant.
5. Sous Que voulez-vous faire avec ce message ?, activez la case à cocher Répondre en utilisant un modèle spécifique.
6. Dans la zone Étape 2 : modifiez la description de la règle de l'Assistant, cliquez sur la phrase soulignée un modèle spécifique.
7. Dans la boîte de dialogue Sélectionner un modèle de réponse, cliquez sur le modèle que vous avez enregistré à l'étape 5 de la section « Définition d'un modèle de réponse automatique », puis cliquez sur Ouvrir.
8. Effectuez les autres instructions de l'Assistant Gestion des messages, cliquez sur Terminer, puis sur OK.

Définition d'une règle pour envoyer une réponse automatique dans Outlook 2007

1. Dans le menu Outils, cliquez sur Règles et alertes.
2. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur le bouton Nouvelle règle sous l'onglet Règles du courrier électronique.
3. Dans l'Assistant Gestion des messages sous Démarrer à partir d'une règle vide, cliquez sur Vérifier les messages à leur arrivée,, puis sur Suivant.
4. Sous Quelle(s) condition(s) voulez-vous vérifier ?, activez la case à cocher Dont je suis l'unique destinataire ou toute autre case à cocher souhaitée, puis cliquez sur Suivant.
5. Sous Que voulez-vous faire avec ce message ?, activez la case à cocher Répondre en utilisant un modèle spécifique.
6. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle, cliquez sur la phrase soulignée, un modèle spécifique.
7. Dans la boîte de dialogue Sélectionner un modèle de réponse, cliquez sur le modèle que vous avez enregistré à l'étape 6 de la section « Définition d'un modèle de réponse automatique », puis cliquez sur Ouvrir.
8. Effectuez les autres instructions de l'Assistant Gestion des messages, cliquez sur Terminer, puis sur OK.

La règle de l'Assistant Gestion des messages « répondre en utilisant un modèle spécifique » est conçue pour envoyer une réponse une seule fois à chaque expéditeur durant une session. Cela empêche Outlook d'envoyer des réponses répétitives à un expéditeur duquel vous recevez plusieurs messages.

Durant une session, Outlook se souvient de la liste des utilisateurs auxquels il a répondu. Lorsque vous redémarrez Outlook, cette liste est supprimée et la règle est réinitialisée pour recommencer pour chaque expéditeur.

REMARQUE : pour que l'Assistant Gestion des messages puisse répondre automatiquement, Outlook doit être en cours d'exécution. En outre, Outlook 2007 doit être en cours d'exécution et configuré pour vérifier périodiquement l'arrivée de nouveaux messages.

Pour plus d'informations sur la façon d'émuler le Gestionnaire d'absence du bureau dans Outlook Express, cliquez sur le numéro ci-dessous pour afficher l'article correspondant dans la Base de connaissances Microsoft.