Comment émuler l’Assistant Absence du bureau dans Microsoft Outlook

Numéro de la base de connaissances d’origine : 311107

Résumé

La fonctionnalité Assistant Absence du bureau dans Microsoft Outlook est un service Microsoft Exchange Server. Il est disponible uniquement lorsque le service de transport Exchange Server est inclus dans le profil d’un utilisateur Outlook. Vous pouvez émuler cette fonctionnalité en créant un modèle de messagerie et en définissant une règle dans l’Assistant Règles pour répondre automatiquement avec le modèle.

Comment définir un modèle de réponse automatique

Microsoft Office Outlook 2010 et versions ultérieures

1. Sélectionnez Nouveau courrier électronique dans le ruban.
2. Sous l’onglet Format du texte , sélectionnez Texte brut.
3. Tapez les informations que vous souhaitez avoir dans votre message de réponse.
4. Sélectionnez Fichier dans le ruban, puis Enregistrer sous.
5. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous , sélectionnez Modèle Outlook dans la liste Type de fichier.
6. Tapez un nom pour votre modèle de réponse dans la zone Nom de fichier , puis sélectionnez Enregistrer.

Microsoft Office Outlook 2003 et versions antérieures d’Outlook

1. Ouvrez un nouveau message Outlook au format texte brut.
2. Tapez les informations que vous souhaitez avoir dans votre message de réponse.
3. Dans le menu Fichier, sélectionnez Enregistrer sous.
4. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, sélectionnez la zone Modèle Outlook case activée dans la liste Type de fichier.
5. Tapez un nom pour votre modèle de réponse dans la zone Nom de fichier , puis sélectionnez Enregistrer.

Comment définir une règle pour envoyer une réponse automatique

Office Outlook 2010 et versions ultérieures

1. Cliquez sur l’onglet Fichier du ruban, puis sélectionnez l’onglet Informations dans le menu.
2. Sélectionnez Gérer les règles & alertes, puis sélectionnez le bouton Nouvelle règle sous l’onglet Règles de messagerie .
3. Dans l’Assistant Règles , sous Démarrer à partir d’une règle vide, sélectionnez Appliquer la règle aux messages que je reçois, puis sélectionnez Suivant.
4. Sous Quelle(s) condition(s) voulez-vous case activée, cochez la case Envoyer uniquement à moi case activée ou toute autre zone de case activée de votre choix, puis sélectionnez Suivant.
5. Sous Que voulez-vous faire avec le message, sélectionnez la zone Répondre à l’aide d’un modèle spécifique case activée.
6. Sous Étape 2 : Modifier la description de la règle, sélectionnez l’expression soulignée d’un modèle spécifique.
7. Dans la boîte de dialogue Sélectionner un modèle de réponse , sélectionnez le modèle que vous avez enregistré à l’étape 6 de la section Comment définir un modèle de réponse automatique , puis sélectionnez Ouvrir.
8. Suivez les instructions de l’Assistant Règles, sélectionnez Terminer, puis OK.

Office Outlook 2003

1. Dans le menu Outils , sélectionnez Règles et alertes.
2. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes , sélectionnez le bouton Nouvelle règle sous l’onglet Règles de messagerie .
3. Dans l’Assistant Règles, sélectionnez le bouton Démarrer à partir d’une règle vide , sélectionnez Vérifier les messages lorsqu’ils arrivent, puis sélectionnez Suivant.
4. Sous Quelle(s) condition(s) voulez-vous case activée ?, cochez la case Envoyer uniquement à moi case activée ou toute autre zone de case activée de votre choix, puis sélectionnez Suivant.
5. Sous Que voulez-vous faire avec le message ?, sélectionnez la zone Répondre à l’aide d’un modèle spécifique case activée.
6. Dans la page Étape 2 : Modifier la description de la règle de l’Assistant, sélectionnez l’expression soulignée d’un modèle spécifique.
7. Dans la boîte de dialogue Sélectionner un modèle de réponse , sélectionnez le modèle que vous avez enregistré à l’étape 5 de la section Comment définir un modèle de réponse automatique , puis sélectionnez Ouvrir.
8. Suivez les instructions de l’Assistant Règles, sélectionnez Terminer, puis OK.

Outlook 2002, dans Outlook 2000 et dans Outlook 98

1. Dans le menu Outils , sélectionnez Assistant Règles.
2. Dans la boîte de dialogue Assistant Règles , sélectionnez Nouveau.
3. Sous Quel type de règle voulez-vous créer ?, sélectionnez Démarrer à partir d’une règle vide, sélectionnez Vérifier les messages lorsqu’ils arrivent, puis sélectionnez Suivant.
4. Sous Quelle(s) condition(s) voulez-vous case activée ?, sélectionnez la zone Envoyé uniquement à moi case activée ou tout autre critère souhaité, puis sélectionnez Suivant.
5. Sous Que voulez-vous faire avec le message ?, sélectionnez la zone Répondre à l’aide d’un modèle spécifique case activée.
6. Sous Description de la règle, sélectionnez l’expression soulignée, un modèle spécifique.
7. Dans la boîte de dialogue Sélectionner un modèle de réponse , sélectionnez le modèle que vous avez enregistré à l’étape 5 de la section Comment définir un modèle de réponse automatique , puis sélectionnez Ouvrir.
8. Suivez les instructions de l’Assistant Règle, sélectionnez Terminer, puis OK.

La règle de l’Assistant Règles pour répondre à l’aide d’un modèle spécifique est conçue pour envoyer la réponse une seule fois à chaque expéditeur au cours d’une session. Cela empêche Outlook d’envoyer des réponses répétitives à un expéditeur dont vous recevez plusieurs messages.

Au cours d’une session, Outlook mémorise la liste des utilisateurs auxquels il a répondu. Lorsque vous redémarrez Outlook, cette liste est supprimée et la règle est réinitialisée pour redémarrer pour chaque expéditeur.