De afwezigheidsassistent emuleren in Microsoft Outlook

Origineel KB-nummer: 311107

Samenvatting

De functie Afwezigheidsassistent in Microsoft Outlook is een Microsoft Exchange Server service. Deze is alleen beschikbaar wanneer de Exchange Server transportservice is opgenomen in het profiel van een Outlook-gebruiker. U kunt deze functie emuleren door een e-mailsjabloon te maken en een regel te definiëren in de wizard Regels om automatisch te antwoorden met de sjabloon.

Een sjabloon voor automatisch antwoord definiëren

Microsoft Office Outlook 2010 en latere versies

1. Selecteer Nieuwe e-mail op het lint.
2. Selecteer op het tabblad Tekst opmaken de optie Tekst zonder opmaak.
3. Typ de informatie die u in het antwoordbericht wilt opnemen.
4. Selecteer Bestand op het lint en selecteer vervolgens Opslaan als.
5. Selecteer in het dialoogvenster Opslaan als de optie Outlook-sjabloon in de lijst Opslaan als .
6. Typ een naam voor de antwoordsjabloon in het vak Bestandsnaamen selecteer opslaan.

Microsoft Office Outlook 2003 en eerdere versies van Outlook

1. Open een nieuw Outlook-bericht dat is opgemaakt als tekst zonder opmaak.
2. Typ de informatie die u in het antwoordbericht wilt opnemen.
3. Selecteer in het menu BestandOpslaan als.
4. Schakel in het dialoogvenster Opslaan als het selectievakje Outlook-sjabloon in de lijst Opslaan als in .
5. Typ een naam voor de antwoordsjabloon in het vak Bestandsnaamen selecteer opslaan.

Een regel definiëren voor het verzenden van een automatisch antwoord

Office Outlook 2010 en latere versies

1. Selecteer het tabblad Bestand in het lint en selecteer vervolgens het tabblad Info in het menu.
2. Selecteer Regels beheren & Waarschuwingen en selecteer vervolgens de knop Nieuwe regel op het tabblad E-mailregels .
3. Selecteer in de wizard Regels onder Beginnen met een lege regel de optie Regel toepassen op berichten die ik ontvang en selecteer vervolgens Volgende.
4. Schakel onder Welke voorwaarde(s) u wilt controleren het selectievakje Alleen naar mij verzonden of een ander selectievakje in en selecteer volgende.
5. Schakel onder Wat wilt u met het bericht doen het selectievakje Beantwoorden met een specifieke sjabloon in.
6. Selecteer onder Stap 2: de beschrijving van de regel bewerken de onderstreepte woordgroep een specifieke sjabloon.
7. Selecteer in het dialoogvenster Een antwoordsjabloon selecteren de sjabloon die u hebt opgeslagen in stap 6 van de sectie Een automatische antwoordsjabloon definiëren en selecteer vervolgens Openen.
8. Voltooi de instructies van de wizard Regels, selecteer Voltooien en selecteer vervolgens OK.

Office Outlook 2003

1. Selecteer regels en waarschuwingen in het menu Extra.
2. Selecteer in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen de knop Nieuwe regel op het tabblad E-mailregels .
3. Selecteer in de wizard Regels de knop Beginnen met een lege regel , selecteer Berichten controleren wanneer ze binnenkomen en selecteer vervolgens Volgende.
4. Schakel onder Welke voorwaarde(s) wilt u controleren? het selectievakje Alleen naar mij verzonden of een ander selectievakje in en selecteer volgende.
5. Schakel onder Wat wilt u met het bericht doen? het selectievakje Beantwoorden met een specifieke sjabloon in.
6. Selecteer op de pagina Stap 2: De regelbeschrijving van de wizard bewerken de onderstreepte woordgroep een specifieke sjabloon.
7. Selecteer in het dialoogvenster Een antwoordsjabloon selecteren de sjabloon die u hebt opgeslagen in stap 5 van de sectie Een automatische antwoordsjabloon definiëren en selecteer vervolgens Openen.
8. Voltooi de instructies van de wizard Regels, selecteer Voltooien en selecteer vervolgens OK.

Outlook 2002, in Outlook 2000 en in Outlook 98

1. Selecteer in het menu Extrade optie Wizard Regels.
2. Selecteer in het dialoogvenster Wizard Regels de optie Nieuw.
3. Selecteer onder Welk type regel wilt u maken?de optie Beginnen met een lege regel, selecteer Berichten controleren wanneer ze binnenkomen en selecteer vervolgens Volgende.
4. Schakel onder Welke voorwaarde(s) wilt u controleren? het selectievakje Alleen naar mij verzonden in of andere criteria die u wilt gebruiken en selecteer volgende.
5. Schakel onder Wat wilt u met het bericht doen? het selectievakje Beantwoorden met een specifieke sjabloon in.
6. Selecteer onder Regelbeschrijving de onderstreepte zin, een specifieke sjabloon.
7. Selecteer in het dialoogvenster Een antwoordsjabloon selecteren de sjabloon die u hebt opgeslagen in stap 5 van de sectie Een automatische antwoordsjabloon definiëren en selecteer vervolgens Openen.
8. Voltooi de instructies van de wizard Regel, selecteer Voltooien en selecteer vervolgens OK.

De regel van de wizard Regels voor het beantwoorden met behulp van een specifieke sjabloon is ontworpen om het antwoord slechts één keer te verzenden naar elke afzender tijdens een sessie. Dit voorkomt dat Outlook terugkerende antwoorden verzendt naar een afzender van wie u meerdere berichten ontvangt.

Tijdens een sessie onthoudt Outlook de lijst met gebruikers op wie het heeft gereageerd. Wanneer u Outlook opnieuw start, wordt deze lijst verwijderd en wordt de regel opnieuw ingesteld om opnieuw te beginnen voor elke afzender.