Parte 5 de "Mantener la información precisa" en Access 2003 y Access 2002: "Utilizar reglas de validación para restringir los datos"

La información tratada en este artículo se proporciona por: Microsoft Press.

Este artículo es la parte 5 de una serie de ocho artículos que explican cómo mantener la información exacta en Access. Para ver otros artículos en esta serie, por favor, consulte "Recursos adicionales" sección más adelante en este artículo.

Esta información es un extracto del libro de Microsoft Access versión 2002 Step by Step , capítulo 6: "Mantener la información precisa". Obtenga más información sobre Microsoft Access Version 2002 Step by Step.

Una regla de validación es una expresión que puede definir con precisión la información que se aceptará en uno o varios campos de un registro. Puede utilizar una regla de validación en un campo que contiene la fecha se contrató a un empleado para impedir que se inserta una fecha en el futuro. O, si realiza entregas a determinadas áreas locales, puede utilizar una regla de validación en el campo de teléfono o el campo código postal para rechazar las entradas de otras áreas.

Puede escribir reglas de validación en a mano, o puede utilizar el Generador de expresiones para crearlos. En el nivel de campo, Access utiliza la regla para probar una entrada cuando se intenta dejar el campo. En el nivel de tabla, Access puede utilizar la regla para probar el contenido de varios campos cuando se intenta dejar el registro. Si una entrada no satisface la regla, Access rechaza la entrada y muestra un mensaje explicando por qué.

En este ejercicio, creará y probar varias reglas de validación de campo y regla de validación de una tabla. Siga estos pasos:

1. Abra la base de datos Prueba de campos que creó en la parte 2 de esta serie de artículos. Para obtener información adicional, haga clic en el número de artículo siguiente para verlo en Microsoft Knowledge Base:
   311168

   (http://support.microsoft.com/kb/311168/ )

   Mantener la información precisa: Parte 2: utilizar el tipo de datos para restringir los datos
2. Abra la tabla Prueba de propiedad de campo en la vista Diseño.
3. Para agregar una regla de validación a PhoneField evitará que la entrada de un código de área distinto 206 o 425, empiece por seleccionando PhoneField y haciendo clic en el cuadro Regla de validación .
4. Aparece un botón ... al final del cuadro Regla de validación . Puede hacer clic en este botón para utilizar el generador de expresiones para crear una expresión o puede escribir una expresión en el cuadro de. Escriba lo siguiente en el cuadro Regla de validación y presione ENTRAR:
   como "206 *"O como"425 *"
5. En el cuadro de Texto de validación , escriba el código de área debe ser 206 o 425 .
   
   Ha configurado una regla para los tres primeros dígitos escrito en el campo PhoneField y proporciona el texto que Access debe mostrar si alguien intenta entrar en un número de teléfono no válido.
6. Haga clic en el cuadro título y escriba el Número de teléfono .
   
   La ventana de la tabla ahora este aspecto:
   
   
   Contraer esta imagenAmpliar esta imagen

   
7. Guarde la tabla.
   
   Acceso le advierte de que han cambiado las reglas de integridad de datos. La tabla infringe la regla nueva porque contiene campos de números de teléfono en blanco.
8. Haga clic en no para cerrar el cuadro de mensaje sin los datos de pruebas.
   
   TIP : puede probar las reglas de validación en una tabla en cualquier momento hacer clic en la barra de título de la tabla y haciendo clic en Probar reglas de validación en el menú contextual.
9. Devolver a la vista Hoja de datos, donde el título para el primer campo ahora es El número de teléfono .
10. Sitúe el cursor a la izquierda de la primera # de cualquier campo de Teléfono , escriba 3605550009 y presione ENTRAR.
    
    TIP : se puede mueva el puntero al extremo izquierdo del campo de Teléfono y, cuando el puntero cambia a una cruz fat, haga clic para seleccionar todo el campo. El punto de inserción a continuación, está al principio del código de área cuando empiece a escribir.
    
    La configuración de Regla de validación hace que Access muestre un cuadro de alerta le avisa de que el código de área debe ser 206 o 425.
11. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de alerta y escriba un nuevo número de teléfono con uno de los códigos de área permitidos.
12. Vuelva a la vista Diseño y agregar otro campo de fecha. Tipo Date2 como nombre de campo, establezca el tipo de datos en Fecha/hora y arrastre el nuevo campo justo debajo de DateField .
13. Agregar una regla de validación de tabla para garantizar que la segunda fecha siempre es posterior a la primera. Haga clic con el botón secundario en la ventana de tabla y haga clic en Propiedades en el menú contextual para abrir el cuadro de diálogo Propiedades de tabla , que se muestra aquí:
    
    
    Contraer esta imagenAmpliar esta imagen

    
    
    
    TIP : este cuadro de diálogo no es la verá si haga clic con el botón secundario en la ventana base de datos y haga clic en Propiedades . El único punto en común entre los dos es la propiedad Descripción , que puede escribir en cualquier cuadro de diálogo.
14. Haga clic en el cuadro Regla de validación , escriba [DateField] < [Date2], y presione ENTRAR.
15. Escriba Date2 debe ser posterior a DateField y cerrar el cuadro de diálogo.
16. Guardar la tabla (haga clic en no para cerrar el cuadro de alerta de integridad de datos) y volver a la hoja de datos vista.
17. En cualquier registro, escriba 1/6/01 en DateField y 1/5/01 en Date2 y a continuación, haga clic en otro registro.
    
    Access muestra el Texto de validación de cuadro de diálogo Propiedades de tabla , recordando que Date2 debe ser posterior a DateField .
18. Haga clic en Aceptar , cambiar Date2 a 2/6/2001 y haga clic en otro registro.
19. Cierre la tabla y la base de datos.

RECURSOS ADICIONALES

La información en este artículo es un extracto del libro de Microsoft Access versión 2002 Step by Step , publicado por Microsoft Press.



Más información acerca de Microsoft Access Version 2002 Step by Step

Para obtener más información acerca de esta publicación y otros títulos de Microsoft Press, consulte http://mspress.microsoft.com.