Använda adresser från ett Excel-kalkylblad för att skapa etiketter i Word

Artikelöversättning Artikelöversättning
Artikel-id: 318117 - Visa produkter som artikeln gäller.
Visa alla | Dölj alla

På den här sidan

Sammanfattning

Du kan använda funktionen Koppla dokument i Microsoft Word för att skapa och skriva ut etiketter för ett massutskick genom att använda data från ett Microsoft Excel-kalkylblad. I den här artikeln finns instruktioner för att skapa en sådan lista.

När du använder kopplingsfunktionen i Word kopplas ett "huvuddokument" till en "lista över mottagare" och ger upphov till en uppsättning "kopplade dokument":
  • Huvuddokumentet innehåller den grundläggande texten som återkommer i alla kopplade dokument. Den kan innehålla ett brevhuvud, text och "kopplingsinstruktioner" för att infoga text (t.ex. mottagarnamn och adresser) som varierar mellan olika kopplade dokument.
  • Mottagarlistan är en databas ? t.ex. en Microsoft Access 2002-databasfil eller en Excel-arbetsbok ? med data som ska kopplas till de kopplade dokumenten. Databasen är vanligen en lista med namn, adresser och telefonnummer.
  • De kopplade dokumenten är resultatet av kopplingen. Texten kan vara densamma i alla kopplade dokument, men formateringen kan skilja sig åt.

Steg 1: Konfigurera Excel-datafilen

Innan du fortsätter med guiden Kopplad utskrift kontrollerar du att Excel-kalkylbladet lämpar sig för syftet. Observera följande krav på datatabellen:
  • Den första raden ska innehålla fältnamn för varje kolumn, t.ex. Titel, Hälsning, Förnamn, Mellannamn, Efternamn, Adress1 och Adress2.
  • Varje fältnamn måste vara unikt.
  • Varje rad måste innehålla information om ett visst objekt. I en distributionslista måste t.ex. varje rad innehålla information om en viss mottagare.
  • Tabellen får inte innehålla tomma rader.
Så här ordnar du Excel-datafilen:
  1. Skapa Excel-datafilen och ordna den med hjälp av fälten du vill använda för din etikett, enligt följande exempeldatafil:

    Efternamn Förnamn Titel Adress Stad Postnummer Land
    Davolio Nancy Sales Representative 1234 Main St. Apt. 2A Seattle 14222 USA
    Fuller Andrew Vice President, Sales 1235 Main St. Tacoma 14222 USA
    Leverling Janet Sales Representative 1235 Elm St. Kirkland 14222 USA
    Peacock Margaret Sales Representative 1236 Main St. Redmond 14222 USA
    Buchanan Steven Sales Manager 1237 Main St London SW2 8MR Storbritannien
    Suyama Michael Sales Representative 1238 Elm St. London EC3 7HR Storbritannien
    King Robert Sales Representative 1239 Main St. London RK2 9NP Storbritannien
    Callahan Laura Inside Sales Coordinator 1230 Elm St. Seattle 14222 USA
    Dodsworth Anne Sales Representative 1231 Elm St. London WG2 7LT Storbritannien


  2. När du har skapat Excel-datafilen sparar du den och stänger den sedan.
Om du vill veta mer om hur du skapar en adresslista för kopplad utskrift klickar du på artikelnumret nedan och läser artikeln i Microsoft Knowledge Base:
294688 Utforma och skapa en adresslista för kopplade dokument i Word 2002 (Länken kan leda till en webbplats som är helt eller delvis på engelska)

Steg 2: Konfigurera huvuddokumentet

  1. Starta Microsoft Office Word 2003 eller en tidigare version av Word, peka på Brev och utskickVerktyg-menyn och klicka på Guiden Koppla dokument.

    Starta Microsoft Office Word 2007 och klicka på fliken Utskick, Starta koppling av dokument i gruppen Starta koppling av dokument och sedan på Steg för steg-guiden Koppla dokument.
  2. Klicka på Etiketter under Välj dokumenttyp.

    Det aktiva dokumentet blir huvuddokumentet (dokumentet med text och grafik som är gemensam för alla versioner av det kopplade Word-dokumentet, t.ex. avsändaradressen eller hälsningsfrasen i ett standardbrev).
  3. Klicka på Nästa: Startdokument.

    Obs! Om du känner till kopplingsfunktionen eller föredrar att arbeta utan guiden kan du använda verktygsfältet Koppla dokument.
  4. Gör något av följande:
    • Skapa ett nytt etikettark:
      1. Klicka på Ändra dokumentlayout.
      2. Klicka på Etikettalternativ.
      3. Markera önskade alternativ i dialogrutan Etikettalternativ, t.ex. etikettyp och storlek, och klicka på OK.

        Om du behöver hjälp med ett alternativ klickar du på frågetecknet och sedan på alternativet.
    • Börja med ett befintligt etikettark:
      1. Klicka på Börja med ett befintligt dokument.
      2. Markera önskat dokument i rutan Börja med befintligt och klicka på Öppna.
      3. Om du inte ser dokumentet klickar du på Fler filer och sedan på Öppna. Leta reda på dokumentet i dialogrutan Öppna och klicka på Öppna.

        Dokumentet visas i dokumentfönstret. Om du väljer att använda ett annat etikettdokument klickar du på Starta från det befintliga dokumentet och väljer sedan ett annat dokument. Om du vill ändra layouten klickar du på Ändra dokumentlayout och klickar på Etikettalternativ.
  5. Klicka på Nästa: Välj mottagare.

Steg 3: Ange Excel-datakällan

  1. Klicka på Använd en befintlig lista under Välj mottagare.
  2. Klicka på Bläddra.
  3. Leta upp och klicka på önskat Excel-kalkylblad i dialogrutan Välj datakälla.

    Normalt öppnas mappen Mina datakällor.
  4. Klicka på Öppna.
  5. Om det finns information på flera flikar i Excel-kalkylbladet måste du markera fliken med önskad information och sedan klicka på OK. Alla poster i datakällan visas i dialogrutan Koppla dokument för mottagare, där du kan göra ändringar i mottagarlistan.

Steg 4: Välj mottagare

  1. Markera önskade mottagare i dialogrutan Mottagare av kopplat dokument. Använd någon av följande metoder:
    • Ange mottagare med hjälp av kryssrutorna.

      Den här metoden är mest användbar om listan är kort. Markera kryssrutorna intill mottagarna du vill ha med, och avmarkera kryssrutorna intill mottagarna du vill utesluta.

      Obs! Om du vet att du vill ha med större delen av listan i den kopplade utskriften klickar du på Markera alla och avmarkerar sedan posterna du inte vill ha med. Om du bara vill ha med några få poster i listan klickar du på Radera alla och markerar sedan önskade poster.
    • Sortera posterna i listan.

      Detta är användbart om du vill se objekt i alfabetisk eller numerisk ordning. Klicka på kolumnrubriken för objektet du vill sortera efter. Om du t.ex. vill visa listan alfabetiskt efter efternamn klickar du på kolumnrubriken Efternamn.
    • Filtrera objekten i listan.

      Detta är användbart om listan innehåller poster som du inte vill se eller ha med i kopplingen. När du har filtrerat listan kan du använda kryssrutorna för att ta med och utesluta poster enligt föregående beskrivning. Så här filtrerar du listan:
      1. Klicka på pilen intill kolumnrubriken för objektet du vill filtrera efter.
      2. Klicka på något av följande:
        • (Tomma) visar alla poster där motsvarande fält är tomt.
        • (Ifyllt) visar alla poster där motsvarande fält innehåller information.
        • Om datakällan innehåller poster med samma information, och det finns tio eller färre unika värden i kolumnen, kan du filtrera efter viss information. Om det t.ex. finns flera adresser där Australien anges som land kan du filtrera efter Australien.
    • I dialogrutan Mottagare av kopplat dokument visas bara avsedda poster. Om du vill visa alla poster igen klickar du på (Alla).
    Obs!
    • För avancerad sortering och filtrering klickar du på pilen intill valfritt kolumnnamn och sedan på (Avancerat). Använd flikarna Filtrera poster och Sortera poster för att skapa önskad sorterings- eller filtreringsfråga.
    • Om du har installerat ett program för adresskontroll kontrollerar du mottagaradresserna genom att klicka på Verifiera i dialogrutan Koppla dokument för mottagare.
  2. Klicka på OK så att du kommer tillbaka till guiden Kopplad utskrift.

    Mottagarna du har angett används för kopplingen.
  3. Klicka på Nästa: Ordna etiketterna.

Steg 5: Ordna innehållet i etiketterna

Så här ordnar du innehållet i etiketterna:

Infoga kopplingsinstruktioner

Infoga kopplingsinstruktioner där vill koppla namn, adresser och annan information, t.ex. en postnummerstreckkod. Infoga exempelvis kopplingsinstruktionen "Stad" om du vill infoga namnet på en stad, t.ex. "Paris", som är lagrat i datafältet Stad. Så här infogar du kopplingsinstruktioner:
  1. Klicka där du vill infoga instruktionen i huvuddokumentet.
  2. Infoga något av följande:
    • Adressblock med namn, adress och annan information
      1. Klicka på Adressblock.
      2. Klicka på adresselementen du vill infoga och önskade format i dialogrutan Infoga adressblock och klicka på OK. Om du behöver hjälp med ett alternativ klickar du på frågetecknet och sedan på alternativet.

      3. Om dialogrutan Matcha fält visas, saknas kanske någon information som behövs för adressblocket. Klicka på pilen intill (inte tillgängligt), och markera sedan fältet från datakällan som motsvarar fältet som krävs för kopplingen.
    • Hälsningsrad
      1. Klicka på Hälsningsrad.
      2. Markera formatet för hälsningsraden, med hälsning, namnformat och följande skiljetecken.
      3. Markera texten du vill ska visas när det inte går att tolka mottagarens namn, t.ex. när datakällan inte innehåller något för- eller efternamn på mottagaren utan bara ett företagsnamn.
      4. Klicka på OK.
      5. Om dialogrutan Matcha fält visas, saknas kanske viss information som behövs för hälsningsraden. Klicka på pilen intill (inte tillgängligt), och markera sedan fältet från datakällan som motsvarar fältet som krävs för kopplingen.
    • Övriga informationsfält
      1. Klicka på Fler objekt.
      2. Gör något av följande:
        • Om du vill välja mellan adressfält som automatiskt mappas till motsvarande fält i datakällan, även om fälten i datakällan inte har samma namn som dina fält, klickar du på Adressfält.
        • Om du vill välja mellan fält som alltid hämtar data direkt från en kolumn i en databas klickar du på Databasfält.
      3. Klicka på önskat fält i rutan Fält.
      4. Klicka på Infoga och sedan på Stäng.
      5. Om dialogrutan Matcha fält visas, saknas kanske viss information som behövs för att infoga ett fält. Klicka på pilen intill (inte tillgängligt), och markera sedan fältet från datakällan som motsvarar fältet som krävs för kopplingen.

        Obs! Om du infogar ett fält från listan Databasfält, och sedan byter till en datakälla utan en kolumn med samma namn, kan denna fältinformation inte infogas i det kopplade dokumentet.
    • Elektronisk frankering För att kunna lägga till elektronisk frankering måste du först installera ett program för detta, t.ex. ett program som du har köpt från en tjänst på World Wide Web. Så här använder du elektronisk frankering:
      1. Klicka på Elektronisk frankering.

        Om du inte har installerat något program för elektronisk frankering uppmanas du att installera ett sådant. Du erbjuds även att ansluta till följande Microsoft-webbplats:
        Microsoft Office Web
      2. Infoga frankeringen enligt instruktionerna för programmet.
    • För att kunna lägga till elektronisk frankering måste du först installera ett program för detta, t.ex. ett program som du har köpt från en tjänst på World Wide Web. Så här använder du elektronisk frankering: Postnummerstreckkod Du måste välja en etikett eller kuverttyp som stöder POSTNET-streckkoden. Så här använder du postnummerstreckkoden:
      1. Klicka på Postnummerstreckkod.
      2. Markera lämpliga adressfält i dialogrutan Insert Postal Bar Code.

        Obs! Alternativet Postal bar code visas bara om du använder den amerikanska versionen av Word.
      3. Upprepa steg a och b för alla fält du vill infoga.

        Obs!
        • I Word 2003 och tidigare versioner av Word kan du inte skriva tecken för kopplingsinstruktioner (" ") eller infoga dem med kommandot SymbolInfoga-menyn.

          I Word 2007 kan du inte skriva tecken för kopplingsinstruktioner (" ") eller infoga dem med kommandot Symbol i gruppen Symboler på fliken Infoga.
        • Om kopplingsinstruktionerna står inom klammerparenteser, t.ex. { MERGEFIELD Stad } visas fältkoder i stället för fältresultat. Detta påverkar inte kopplingen, men om du vill visa resultaten i stället högerklickar du på fältkoden och klickar sedan på Växla fältkoder på snabbmenyn.
    Obs! I Word 2003 och tidigare versioner av Word kan du även använda verktygsfältet Koppla dokument för att infoga kopplingsinstruktioner, arbeta med huvuddokumentet för kopplingen eller göra en kopplad utskrift. Så här visar du verktygsfältet Koppla dokument: peka på Brev och utskickVerktyg-menyn och klicka sedan på Visa verktygsfältet koppla dokument. Verktygsfältet Koppla dokument innehåller ytterligare kommandon som inte ingår i åtgärdsfönstren i guiden Kopplad utskrift. Du kan t.ex. använda den nedrullningsbara menyn Infoga fält i verktygsfältet koppla dokument för att infoga Word-fält som styr kopplingsprocessen (t.ex. ett IF-fält som infogar text endast om en viss kopplingsinstruktion har ett angivet värde). Du kan också klicka på Leta efter fel om du vill att kopplingen ska köras och fel i huvuddokumentet rapporteras.

Ändra formatet för kopplade data

För att formatera kopplade data måste du formatera kopplingsinstruktionerna i huvuddokumentet. Formatera inte data i datakällan, eftersom denna formatering inte behålls när data kopplas till dokumentet. Så här ändrar du formatet för kopplade data:
  1. Markera i huvuddokumentet fältet med informationen du vill formatera, inklusive tecknen för kopplingsinstruktion ("" "") som omger det.
  2. I Word 2003 och tidigare versioner av Word gör du följande: klicka på TeckensnittFormat-menyn och välj önskade alternativ.

    I Word 2007 gör du följande: på fliken Start klickar du på Tecken i gruppen Tecken för att öppna dialogrutan Tecken. Välj sedan önskade alternativ.

Formatera med hjälp av fältkoder

Om du vill påverka andra aspekter av formateringen trycker du på ALT+F9 så att fältkoderna visas och lägger sedan till växlar i kopplingsinstruktionerna. När du arbetar med instruktioner är en växel en instruktion som medför en viss åtgärd. I allmänhet lägger du till en växel till en instruktion för att ändra ett resultat.

Ett exempel:
  1. Om du vill visa talet "34987,89" som "$34 987,89," lägger du till växeln Numerisk bild (\#).
  2. Om du vill skriva ut kundnamn med versaler lägger du till växeln Format (\*).
  3. För att den kopplade informationen ska ha samma teckensnitt och teckenstorlek som kopplingsinstruktionen lägger du till växeln Charformat (\*).
Om du vill kopiera format och layout från den första etiketten till alla andra etiketter på sidan klickar du på Uppdatera alla etiketter.

Om du t.ex. bara infogar fältet Adressblock i exempeldatabasen ovan och sedan klickar på Uppdatera alla etiketter, bör sidan se ut ungefär så här:

<<AddressBlock>><<Next Record>><<AddressBlock>>

<<Next Record>><<AddressBlock>><<Next Record>><<AddressBlock>>

Steg 6: Spara dokumentet

När du är klar med huvuddokumentet och har infogat alla kopplingsinstruktioner sparar du dokumentet innan du går vidare.
  1. I Word 2003 och tidigare versioner av Word klickar du på Spara somArkiv-menyn.

    I Word 2007 klickar du på Microsoft Office-knappen och sedan på Spara som.
  2. Namnge dokumentet och klicka sedan på Spara.
  3. Klicka på Nästa: Förhandsgranska etiketterna.

Steg 7: Förhandsgranska etiketterna och finjustera mottagarlistan

När åtgärdsfönstret Koppla dokument för steg 5 visas i guiden, ersätts varje kopplingsinstruktion i huvuddokumentet med texten från den första posten i mottagarlistan, så att du kan se hur det första kopplade dokumentet ser ut.

Om du t.ex. fortsätter att använda exempeldatabasen ovan ska den första sidan se ut så här när du har klickat på Nästa: Förhandsgranska etiketterna:
Vice President, Sales Andrew Fuller     Sales Representative Anne Dodsworth
1235 Main St                            1231 Elm St.
Tacoma                                  London
	
	
Sales Representative Janet Leverling     Inside Sales Coordinator Laura Callahan
1235 Elm St.                             1230 Elm St.
Kirkland                                 Seattle
				
Om du vill förhandsgranska ytterligare poster gör du något av följande:
  • Om du vill förhandsgranska objekten i ordning klickar du på vänster eller höger pilknapp.

    Varje post förhandsgranskas i den första etiketten på arket.
  • Om du vill leta upp och förhandsgranska ett visst objekt klickar du på Sök efter en mottagare och anger sedan sökvillkoren i dialogrutan Sök post.
Så här finjusterar du mottagarlistan, t.ex. genom att utesluta en mottagare:
  1. Klicka på Redigera mottagarlista och gör sedan ändringarna i dialogrutan Mottagare av kopplat dokument.
  2. Klicka på Nästa: Slutför koppling av dokument.

Steg 8: Slutför kopplingen

Slutför kopplingen genom någon av följande åtgärder:

Anpassa enskilda etiketter

Om du vill anpassa enskilda etiketter slutför du kopplingen och redigerar sedan önskad information i det kopplade dokumentet.
  1. Klicka på Redigera enskilda etiketter.
  2. Markera posterna som ska kopplas i dialogrutan Koppla till nytt dokument.
  3. Klicka på OK.

    Ett nytt kopplat dokument skapas och öppnas. Huvuddokumentet förblir också öppet, och du kan växla tillbaka till det om du vill ändra alla objekt.
  4. Rulla till informationen du vill redigera och gör dina ändringar.
  5. Skriv ut eller spara dokumentet som ett vanligt dokument.

Skriv ut etikettarket

Om du vill skriva ut etikettarket gör du något av följande:
  • Om du har anpassat objekten och det kopplade dokumentet är aktivt:
    1. I Word 2003 och tidigare versioner av Word klickar du på Skriv utArkiv-menyn.

      I Word 2007 klickar du på Microsoft Office-knappen, pekar på Skriv ut och klickar på Skriv ut.
    2. Markera önskade alternativ.
  • Om du vill skriva ut direkt från guiden Kopplad utskrift:
    1. Klicka på Skriv ut i steg 6 i guiden Kopplad utskrift (Slutför koppling av dokument).
    2. Gör något av följande i dialogrutan Koppla till skrivare och klicka på OK:
      • Klicka på Alla om du vill skriva ut alla dokument.
      • Klicka på Aktuell post om du vill skriva ut dokumentet som visas i dokumentfönstret.
      • Om du vill skriva ut ett dokumentintervall klickar du på Från och skriver sedan posternas nummer i rutorna Från och Till.
    3. Markera önskade alternativ i dialogrutan Skriv ut.

Spara etikettarket för framtida bruk

Om du vill redigera kopplade etiketter eller spara dem för framtida bruk kan du samla dem i ett dokument.
  1. Klicka på Redigera enskilda etiketter.
  2. Gör något av följande i dialogrutan Koppla till nytt dokument och klicka på OK:
    • Klicka på Alla om du vill koppla alla dokument.
    • Om du bara vill koppla dokumentet i dokumentfönstret klickar du på Aktuell post.
    • Om du vill koppla ett dokumentintervall klickar du på Från och skriver sedan postnumren i rutorna Från och Till.
  3. Ett nytt dokument med alla etiketter öppnas i Word. Du kan sedan spara dokumentet för framtida bruk, som vilket vanligt dokument som helst.

REFERENSER

Gör så här om du vill veta mer om IF-fält: öppna hjälp om Word genom att trycka på F1, skriv Fältkoder: IF-fält i sökrutan och klicka på Sök.

Gör så här om du vill veta mer om MERGESEQ-fält: öppna hjälp om Word genom att trycka på F1, skriv Fältkoder: MERGESEQ-fält i sökrutan och klicka på Sök.

Gör så här om du vill veta mer om SET-fält: öppna hjälp om Word genom att trycka på F1, skriv Fältkoder: SET i sökrutan och klicka på Sök.

Gör så här om du vill veta mer om allmänna växlar för fältformatering: öppna hjälp om Word genom att trycka på F1, skriv allmänna växlar i sökrutan och klicka på Sök.
294686 Använda kopplade dokument för att skapa en lista som sorteras efter kategori i Word 2002 (Länken kan leda till en webbplats som är helt eller delvis på engelska)
290408 WD2002: Vanliga frågor om koppling av dokument
294688 Utforma och skapa en adresslista för kopplade dokument i Word 2002 (Länken kan leda till en webbplats som är helt eller delvis på engelska)
294693 Använda kopplade dokument för att skapa en katalog i Word 2002 (Länken kan leda till en webbplats som är helt eller delvis på engelska)
294683 Använda kopplade dokument för att skapa standardbrev i Word 2002 och senare versioner av Word

Egenskaper

Artikel-id: 318117 - Senaste granskning: den 27 mars 2012 - Revision: 5.0
Informationen i denna artikel gäller:
  • Microsoft Office Excel 2007
  • Microsoft Excel 2002 Standard Edition
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
Nyckelord: 
kbhowtomaster kbmerge KB318117

Ge feedback

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com