CÓMO: Crear en Word 2002 una carta formulario con la información de una hoja de cálculo de Excel 2002

Insertar campos de combinación

Insertar los campos de combinación donde quiere combinar nombres, direcciones y otras informaciones desde el origen de datos. Para insertar campos de combinación, siga estos pasos:

1. En el documento principal, haga clic donde desea insertar el campo.

2. Inserte cualquiera de los campos siguientes:

   • Bloque de direcciones con nombre, dirección y otras informaciones:

     1. Haga clic en Bloque de direcciones.

     2. En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, seleccione los elementos de dirección que quiere incluir y los formatos que desea y después haga clic en Aceptar. Para obtener ayuda para una opción, haga clic en el signo de interrogación y, después, en la opción.
        
        

     3. Para obtener ayuda para una opción, haga clic en el signo de interrogación y, después, en la opción. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Word no haya podido encontrar alguna información que necesita para el bloque de direcciones. Haga clic en la flecha que hay junto a (no disponible) y seleccione después el campo de su origen de datos que corresponde al campo requerido para combinar correspondencia.

   • Línea de saludo:

     1. Haga clic en Línea de saludo.

     2. Seleccione el formato de la línea de saludo, que incluye el saludo, el formato de nombre y la siguiente puntuación.

     3. Seleccione el texto que quiere que aparezca en los casos en los que Word no puede interpretar el nombre del destinatario, por ejemplo, cuando el origen de datos no contiene nombre o apellido del destinatario, si no sólo el nombre de la compañía.

     4. Haga clic en Aceptar.

     5. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Word no haya podido encontrar alguna información que necesita para la línea de saludo. Haga clic en la flecha que hay junto a (no disponible) y seleccione después el campo de su origen de datos que corresponde al campo requerido para combinar correspondencia.

   • Otros campos de información:

     1. Haga clic en Más elementos.

     2. Siga uno de estos procedimientos:

        • Para seleccionar desde campos de dirección que automáticamente asignarán a los campos correspondientes de su origen de datos, incluso aunque los campos de origen de datos no tienen el mismo nombre que sus campos, haga clic en Campos de dirección.

        • Para seleccionar de campos que toman siempre los datos directamente desde una columna de la base de datos, haga clic en Campos de base de datos.

     3. En el cuadro Campos, haga clic en el campo que desea.

     4. Haga clic en Insertar y, a continuación, en Cerrar.

     5. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Word no pueda encontrar alguna información que necesita para insertar el campo. Haga clic en la flecha que hay junto a (no disponible) y seleccione después el campo de su origen de datos que corresponde al campo requerido para combinar correspondencia.
        
        NOTA: si inserta un campo desde la lista Campos de base de datos y después cambia a un origen de datos que no tiene una columna con ese nombre, Word no puede insertar la información de ese campo en el documento combinado.

   • Franqueo electrónico: para agregar franqueo electrónico, primero debe instalar un programa de franqueo electrónico, que puede comprar en el Web a otro proveedor. Para usar el franqueo electrónico, siga estos pasos:
     
     

     1. Haga clic en Franqueo electrónico.
        
        Si tiene instalado un programa de franqueo electrónico, Word le pedirá que instale uno y le ofrecerá la conexión con el siguiente sitio Web de Microsoft Office:

        Print Online Postage
        http://office.microsoft.com/services/service.aspx?sid=2.4

     2. Insertar el franqueo de acuerdo con las instrucciones del programa.

   • Para agregar franqueo electrónico, primero debe instalar un programa de franqueo electrónico, que puede comprar en el Web a otro proveedor. Para usar el franqueo electrónico, siga estos pasos: Postal bar code: debe seleccionar un tipo de carta o sobre que admita el código de barras POSTNET. Para usar el código de barras postal, siga estos pasos:
     
     

     1. Haga clic en Postal bar code.

     2. En el cuadro de diálogo Insert Postal Bar Code, seleccione los campos de dirección apropiados.
        
        NOTA: la opción Postal bar code sólo aparece si usa la versión de inglés EE.UU. de Word.

     3. Repita los pasos a y b en todos los campos que quiere insertar. NOTAS:
        

        • No puede escribir en los campos de combinación los caracteres (" ") ni insertarlos mediante el comando Símbolo del menú Insertar.

        • Si los campos de combinación aparecen dentro de llaves, como { MERGEFIELD City }, Word muestra códigos de campo en lugar de resultados de campo. Esto no afecta a la combinación, pero si quiere mostrar los resultados haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) y, después, haga clic en Activar o desactivar códigos de campo en el menú contextual.

     
     
     Por ejemplo, usando la base de datos de ejemplo mostrada anteriormente, su carta podría contener los campos AddressBlock y GreetingLine, con lo que su primera página tendría un aspecto similar al siguiente:
     
     

     26 de febrero de 2002
     
     AddressBlock
     
     GreetingLine
     
     Escriba aquí la carta.
     
     Atentamente,
     
     Escriba aquí su nombre
     
     

   NOTA: también puede usar la barra de herramientas Combinar correspondencia para insertar campos de combinación, trabajar con el documento principal de la combinación de correspondencia o ejecutar una combinación de correspondencia. Para mostrar la barra de herramientas Combinar correspondencia, en el menú Herramientas seleccione Cartas y correspondencia y, a continuación, haga clic en Mostrar barra de herramientas Combinar correspondencia. La barra de herramientas Combinar correspondencia proporciona comandos adicionales no incluidos en los paneles de tareas del Asistente para combinar correspondencia. Por ejemplo, puede usar el menú desplegable Insertar campo de Word en la barra de herramientas Combinar correspondencia para insertar campos de Word con el objetivo de controlar el proceso de combinación (por ejemplo, un campo IF que inserta texto sólo si un campo de combinación particular tiene un valor especificado). O bien, puede hacer clic en Revisar errores para que Word ejecute la combinación de correspondencia e informe de cualquier error contenido en el documento principal.
   

Cambiar el formato de los datos combinados

Para dar formato a los datos combinados, debe dar formato a los campos de combinación en el documento principal. No dé formato a los datos en el origen de datos, porque ese formato no se conserva cuando combina los datos en el documento. Para cambiar el formato de los datos combinados, siga estos pasos:

1. En el documento principal, seleccione el campo que contiene la información a la que quiere dar formato, incluyendo los caracteres (<< >>) que rodean el campo de combinación.

2. En el menú Formato, haga clic en Fuente y seleccione después las opciones que desea.

Dar formato con códigos de campo

Para controlar otros aspectos del formato, presione ALT+F9 para mostrar códigos de campo y agregue modificadores a los campos de combinación. Al trabajar con campos, un modificador es una instrucción especial que hace que se produzca una acción específica. Generalmente, un modificador se agrega a un campo para modificar un resultado.



Por ejemplo:

1. Para mostrar el número 34987.89 como $34,987.89, agregue el modificador de imagen de número (\#).

2. Para imprimir nombres de cliente en mayúsculas, agregue el modificador de formato (\*).

3. Para garantizar que la información combinada tiene la misma fuente y tamaño que aplicó al campo combinado, agregue el modificador de formato de caracteres (\*).

Personalizar cartas individuales

Para personalizar elementos individuales, complete la combinación y modifique la información que desea en el documento combinado resultante. Para ello, siga estos pasos:

1. Haga clic en Editar cartas individuales.

2. En el cuadro de diálogo Combinar en un documento nuevo, seleccione los registros que desea combinar.

3. Haga clic en Aceptar.
   
   Word crea y abre un nuevo documento combinado. El documento principal también permanece abierto y puede volver a él si quiere realizar algún cambio en todos los documentos.

4. Despliegue la información que desea modificar y realice los cambios.

5. Imprimir o guardar el documento tal como haría con cualquier documento normal.

Imprimir las cartas

Para imprimir las cartas, realice uno de los procedimientos siguientes:

• Si personalizó los elementos y el documento combinado está activo:

  1. En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.

  2. Seleccione las opciones que desee utilizar.

• Si desea imprimir directamente desde el Asistente para combinar correspondencia:

  1. En el paso 6 del Asistente para combinar correspondencia (Completar la combinación), haga clic en Imprimir.

  2. En el cuadro de diálogo Combinar al imprimir, haga clic en una de las opciones siguientes y, después, haga clic en Siguiente:

     • Para imprimir todos los documentos, haga clic en Todos.

     • Para imprimir el documento que ve en la ventana de documentos, haga clic en Registro actual.

     • Para imprimir un intervalo de documentos, haga clic en De y escriba los números de registro en los cuadros De y A .

  3. En el cuadro de diálogo Imprimir, elija las opciones que desee.

Guardar las cartas combinadas para uso posterior

Si quiere modificar las cartas combinadas o guardarlas para uso posterior, puede reunirlas en un solo documento.

1. Haga clic en Editar cartas individuales.

2. En el cuadro de diálogo Combinar en un documento nuevo, haga clic en una de las opciones siguientes y, después, haga clic en Aceptar:

   • Para combinar todos los documentos, haga clic en Todos.

   • Para combinar sólo el documento que ve en la ventana de documentos, haga clic en Registro actual.

   • Para combinar un intervalo de documentos, haga clic en De y escriba los números de registro en los cuadros De y A .

3. Word abre un único documento nuevo que contiene todas las cartas individuales. Después puede guardar el documento para uso posterior, como haría con cualquier documento normal.