วิธีการใช้คุณลักษณะจดหมายเวียนใน Word เพื่อสร้าง และพิมพ์ฟอร์มจดหมายที่ใช้ข้อมูลจากแผ่นงาน Excel

แทรกเขตข้อมูลผสาน

แทรกเขตข้อมูลผสานที่คุณต้องการผสานชื่อ ที่อยู่ และข้อมูลอื่น ๆ จากแหล่งข้อมูล เมื่อต้องการแทรกเขตข้อมูลผสาน ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. ในเอกสารหลัก คลิกที่ที่คุณต้องการแทรกเขตข้อมูล

2. แทรกสิ่งใดต่อไปนี้:
   

   • บล็อกที่อยู่ที่ มีชื่อ ที่อยู่ และรายละเอียดอื่น ๆ:
     

     1. คลิกช่องที่อยู่

     2. ในกล่องโต้ตอบแทรกบล็อกที่อยู่เลือกองค์ประกอบที่อยู่ที่คุณต้องการรวมและรูปแบบที่คุณต้องการ และจากนั้น คลิกตกลง สำหรับวิธีใช้เกี่ยวกับตัวเลือก คลิกเครื่องหมายคำถาม และจากนั้น คลิกตัวเลือก
        
        

     3. สำหรับวิธีใช้เกี่ยวกับตัวเลือก คลิกเครื่องหมายคำถาม และจากนั้น คลิกตัวเลือก ถ้ากล่องโต้ตอบจับคู่เขตข้อมูลปรากฏขึ้น Word อาจไม่พบข้อมูลบางอย่างจำเป็นต้องใช้สำหรับบล็อกที่อยู่ คลิกลูกศรถัดจาก
        (ไม่มี), จากนั้นเลือกเขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูลของคุณที่สอดคล้องกับเขตข้อมูลจำเป็นสำหรับจดหมายเวียน

   • บรรทัดแสดงคำทักทาย:
     

     1. คลิกบรรทัดแสดงคำทักทาย

     2. เลือกรูปแบบบรรทัดแสดงคำทักทายซึ่งประกอบด้วยคำขึ้นต้นจดหมาย รูปแบบชื่อ และเครื่องหมายวรรคตอนต่อไปนี้

     3. เลือกข้อความที่คุณต้องการให้ปรากฏในกรณี Word ไม่สามารถแปลชื่อผู้รับ ตัวอย่างเช่น Word ไม่สามารถตี ชื่อเมื่อแหล่งข้อมูลประกอบด้วยไม่มีชื่อแรก หรือสุดท้ายสำหรับผู้รับแต่เฉพาะชื่อบริษัท
        

     4. คลิก ตกลง

     5. ถ้ากล่องโต้ตอบจับคู่เขตข้อมูลปรากฏขึ้น Word อาจไม่พบข้อมูลบางอย่างจำเป็นสำหรับบรรทัดแสดงคำทักทาย คลิกลูกศรอยู่ถัดจาก(ไม่มี), และจากนั้น เลือกเขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูลของคุณที่สอดคล้องกับเขตข้อมูลจำเป็นสำหรับจดหมายเวียน

   • เขตข้อมูลของข้อมูล:
     

     1. คลิกรายการเพิ่มเติม

     2. ใช้วิธีการใดวิธีการหนึ่งในวิธีต่อไปนี้:
        

        • คลิกที่เขตข้อมูลที่อยู่เมื่อต้องการเลือกจากเขตข้อมูลที่อยู่ที่จะแม็ปโดยอัตโนมัติไปยังฟิลด์ที่สอดคล้องกันในแหล่งข้อมูลของคุณ แม้ว่าเขตข้อมูลของแหล่งข้อมูลไม่มีชื่อเดียวกันกับเขตข้อมูลของคุณ

        • คลิกเขตข้อมูลของฐานข้อมูลเมื่อต้องการเลือกจากเขตข้อมูลที่รับข้อมูลโดยตรงจากคอลัมน์ในฐานข้อมูลเสมอ

     3. ในกล่องเขตข้อมูลคลิกฟิลด์ที่คุณต้องการ

     4. คลิกแทรกและจากนั้น คลิกปิด

     5. ถ้ากล่องโต้ตอบจับคู่เขตข้อมูลปรากฏขึ้น Word อาจไม่สามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการแทรกเขตข้อมูลบางอย่าง คลิกลูกศรอยู่ถัดจาก(ไม่มี), และจากนั้น เลือกเขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูลของคุณที่สอดคล้องกับเขตข้อมูลจำเป็นสำหรับจดหมายเวียน
        
        หมายเหตุ ถ้าคุณแทรกเขตข้อมูลจากรายการเขตข้อมูลของฐานข้อมูลและถ้าคุณสลับไปยังแหล่งข้อมูลที่ไม่มีคอลัมน์ที่ มีชื่อเดียวกัน ในภายหลัง Word ไม่สามารถแทรกข้อมูลของเขตข้อมูลนั้นลงในเอกสารที่ผสาน

   • ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์:
     
     เมื่อต้องการเพิ่มไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ คุณต้องติดตั้งโปรแกรมไปรษณีย์ เช่นหนึ่งที่คุณสามารถซื้อได้จากผู้ให้บริการของบริษัทอื่นบนเว็บ เมื่อต้องการใช้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

     1. คลิกไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์
        
        ถ้าคุณไม่มีโปรแกรมตราไปรษณียากรอิเล็กทรอนิกส์ติดตั้ง Word พร้อมท์ให้คุณติดตั้งการ์ด และมีความสามารถในการเชื่อมต่อไปยัง Microsoft Office เว็บไซต์ต่อไปนี้:

        พิมพ์ตราไปรษณียากรแบบออนไลน์
        http://office.microsoft.com/services/service.aspx?sid=2.4

     2. แทรกค่าไปรษณีย์ตามคำสั่งของโปรแกรม

   • เมื่อต้องการเพิ่มไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ คุณต้องติดตั้งโปรแกรมไปรษณีย์ เช่นหนึ่งที่คุณสามารถซื้อได้จากผู้ให้บริการของบริษัทอื่นบนเว็บ เมื่อต้องการใช้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้: บาร์โค้ดไปรษณีย์: คุณต้องเลือกชนิดของจดหมายหรือซองจดหมายที่สนับสนุนบาร์โค้ด POSTNET เมื่อต้องการใช้บาร์โค้ดไปรษณีย์ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

     1. คลิกบาร์โค้ดไปรษณีย์

     2. ในกล่องโต้ตอบการแทรกบาร์โค้ดไปรษณีย์เลือกฟิลด์ต่าง ๆ ที่อยู่ที่เหมาะสม
        
        หมายเหตุ ตัวเลือกบาร์โค้ดไปรษณีย์ปรากฏเฉพาะเมื่อคุณกำลังใช้รุ่นภาษาของสหรัฐอเมริกาของ Word

     3. ทำซ้ำขั้นตอนการ และ b สำหรับเขตข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการแทรก หมายเหตุ:
        

        • คุณไม่สามารถพิมพ์อักขระเขตข้อมูลผสาน ("") หรือแทรกรายการเหล่านั้น โดยใช้คำสั่งสัญลักษณ์บนเมนูแทรกได้

        • ถ้าเขตข้อมูลผสานปรากฏอยู่ภายในวงเล็บปีกกา เช่น {MERGEFIELD เมือง}, Word จะแสดงโค้ดเขตข้อมูลแทนผลลัพธ์เขตข้อมูล นี้ไม่มีผลต่อการผสาน แต่ถ้าคุณต้อง การแสดงผลลัพธ์แทน คลิกขวาที่โค้ดเขตข้อมูล แล้ว คลิกสลับโค้ดเขตข้อมูลบนเมนูทางลัด

     ตัวอย่างเช่น โดยใช้ฐานข้อมูลตัวอย่างที่แสดงไว้ก่อนหน้านี้ จดหมายของคุณอาจประกอบด้วยเขตข้อมูล AddressBlock และตรวจ และดังนั้น หน้าแรกของคุณปรากฏคล้ายกับต่อไปนี้:

     26 กุมภาพันธ์ 2002
     
     ข้อมูล AddressBlock
     
     ตรวจ
     
     พิมพ์ข้อความจดหมายของคุณ
     
     ด้วยความนับถือ
     
     พิมพ์ชื่อของคุณที่นี่
     
     

   หมายเหตุ นอกจากนี้คุณสามารถใช้แถบเครื่องมือจดหมายเวียนเพื่อแทรกเขตข้อมูลผสาน การทำงานกับเอกสารหลักจดหมายเวียนของคุณ หรือเรียกใช้จดหมายเวียน เมื่อต้องการแสดงแถบเครื่องมือจดหมายเวียนชี้ไปที่จดหมายและเมลบนเมนูเครื่องมือแล้ว คลิ กแสดงแถบเครื่องมือจดหมายเวียน
   
   
   แถบเครื่องมือจดหมายเวียนแสดงคำสั่งเพิ่มเติมที่ไม่ได้รวมอยู่ในบานหน้าต่างงานตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้เมนูแทรกเขตข้อมูล Wordบนแถบเครื่องมือจดหมายเวียนเพื่อแทรกเขตข้อมูล Word สำหรับการควบคุมกระบวนการผสาน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแทรกเขตข้อมูล IF ที่แทรกข้อความถ้าเขตข้อมูลผสานเฉพาะมีค่าที่ระบุเท่านั้น
   
   อีกวิธีหนึ่งคือ คุณสามารถคลิตรวจสอบสำหรับข้อผิดพลาดในการทำให้ Word เรียกใช้จดหมายเวียนและรายงานข้อผิดพลาดใด ๆ ที่มีอยู่ในเอกสารหลัก

เปลี่ยนรูปแบบของข้อมูลที่ผสาน

การจัดรูปแบบข้อมูลที่ผสาน คุณต้องจัดรูปแบบเขตข้อมูลผสานในเอกสารหลัก จัดรูปแบบข้อมูลในแหล่งข้อมูล เนื่องจากการจัดรูปแบบของจะไม่ถูกเก็บไว้เมื่อคุณผสานข้อมูลลงในเอกสาร เมื่อต้องการเปลี่ยนรูปแบบของข้อมูลที่ผสาน ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. ในเอกสารหลัก เลือกเขตข้อมูลที่ประกอบด้วยข้อมูลที่คุณต้องการจัดรูปแบบ ล้อมรอบอักขระเขตข้อมูลผสาน (<><>)

2. ใน Word 2003 และ ใน Word รุ่นก่อนหน้านี้ คลิกแบบอักษรบนเมนูรูปแบบและจากนั้น เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ
   
   ใน Word 2007 คลิกตัวเลือกที่คุณต้องการในกล่องแบบอักษรของชุดรูปแบบในกลุ่มแบบอักษรบนแท็บหน้าแรก

รูปแบบ โดยใช้โค้ดเขตข้อมูล

เมื่อต้องการควบคุมการจัดรูปแบบลักษณะอื่น ๆ กด ALT + F9 เพื่อแสดงโค้ดเขตข้อมูล และจากนั้น เพิ่มสวิตช์ลงในเขตข้อมูลผสาน สวิตช์คือ คำสั่งพิเศษที่ทำให้การดำเนินการเฉพาะที่จะเกิดขึ้นเมื่อคุณทำงานกับเขตข้อมูล โดยทั่วไปแล้ว มีเพิ่มสวิตช์ไปยังเขตข้อมูลเพื่อปรับเปลี่ยนผลลัพธ์

ตัวอย่างของวิธีการใช้สวิตช์จะเป็นดังนี้:

• เมื่อต้องการแสดงตัวเลข34987.89เป็น$ 34, 987.89เพิ่มสวิตช์รูปแบบตัวเลข (\ #)

• เมื่อต้องการพิมพ์ชื่อลูกค้าเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ เพิ่มสวิตช์รูปแบบ (\ *)

• เพื่อให้แน่ใจว่า ข้อมูลผสานมีแบบอักษรและขนาดที่คุณใช้กับเขตข้อมูลผสาน เพิ่มสวิตช์ Charformat (\ *)

การตั้งค่าส่วนบุคคลจดหมายแต่ละฉบับ

เมื่อต้องการปรับให้เหมาะกับแต่ละรายการ คุณจริง ๆ ทำการผสานให้เสร็จสมบูรณ์ ทางแล้ว แก้ไขข้อมูลที่คุณต้องการในเอกสารผสานเป็นผลลัพธ์ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้

1. คลิกแก้ไขจดหมายแต่ละฉบับ

2. ในกล่องโต้ตอบผสานเป็นเอกสารใหม่เลือกเรกคอร์ดที่คุณต้องการผสาน

3. คลิก ตกลง
   
   Word สร้าง และเปิดเอกสารที่ผสานใหม่ เอกสารหลักของคุณจะยังคงเปิด และคุณสามารถสลับกลับไปได้ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงเอกสารทั้งหมด

4. เลื่อนไปยังข้อมูลที่คุณต้องการแก้ไข และจากนั้น ทำการเปลี่ยนแปลงของคุณ

5. พิมพ์ หรือบันทึกเอกสารเช่นเดียวกับเอกสารปกติก็

พิมพ์ตัวอักษร

เมื่อต้องการพิมพ์ตัวอักษร ใช้หนึ่งในวิธีต่อไปนี้:

• ถ้าคุณส่วนบุคคลสินค้า และเอกสารที่ผสานอยู่ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
  

  1. ใน Word 2003 และ ใน Word รุ่นก่อนหน้านี้ คลิกพิมพ์บนเมนูแฟ้ม
     
     ใน Word 2007 Microsoft Office ปุ่มคลิก และจากนั้น คลิกพิมพ์

  2. เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ

• ถ้าคุณต้องการพิมพ์โดยตรงจากตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
  

  1. ในขั้นตอนที่ 6 ของตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน (การผสานเสร็จสมบูรณ์), คลิกพิมพ์

  2. ในกล่องโต้ตอบผสานไปยังเครื่องพิมพ์ใช้หนึ่งในวิธีต่อไปนี้ และจากนั้น คลิกตกลง:
     

     • เมื่อต้องการพิมพ์เอกสารทั้งหมด คลิกทั้งหมด

     • เมื่อต้องการพิมพ์เอกสารที่คุณเห็นในหน้าต่างเอกสาร คลิกระเบียนปัจจุบัน

     • เมื่อต้องการพิมพ์ช่วงของเอกสาร คลิกจากและจากนั้น พิมพ์หมายเลขระเบียนลงในกล่องจากและไป

  3. ในกล่องโต้ตอบการพิมพ์เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ

บันทึกจดหมายผสานไว้ใช้ในภายหลัง

ถ้าคุณต้องการ จะแก้ไขจดหมายที่ผสาน หรือบันทึกเหล่านั้นสำหรับใช้ในภายหลัง คุณสามารถรวบรวมเหล่านั้นลงในเอกสารเดียวกัน เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้

1. คลิกแก้ไขจดหมายแต่ละฉบับ

2. ในกล่องโต้ตอบผสานเป็นเอกสารใหม่ใช้หนึ่งในวิธีต่อไปนี้ และจากนั้น คลิกตกลง:
   

   • เมื่อต้องการผสานเอกสารทั้งหมด คลิกทั้งหมด

   • เมื่อต้องการผสานเอกสารที่คุณเห็นในหน้าต่างเอกสาร คลิกระเบียนปัจจุบัน

   • เมื่อต้องการผสานเอกสารช่วงหนึ่ง คลิกจากและจากนั้น พิมพ์หมายเลขระเบียนลงในกล่องจากและไป

3. Word เปิดเอกสารใหม่เดี่ยวที่ประกอบด้วยตัวอักษรแต่ละตัวทั้งหมด จากนั้นคุณสามารถบันทึกเอกสารสำหรับใช้ในภายหลัง เช่นเดียวกับเอกสารปกติ