Como usar as diretivas de recipient para controlar as caixas de correio no Exchange 2000 e no Exchange 2003

Você pode usar as diretivas de recipient para controlar as configurações de endereço de email e gerenciar caixas de correio. Este artigo passo a passo descreve como usar o recurso de diretivas de destinatário do Gerenciador de caixa de correio para processar automaticamente o conteúdo de caixas de correio dos usuários. Diretivas de destinatário vêm com preconfigurable opções, incluindo notificação por email e a exclusão automática de mensagens indesejadas.

Requisitos

A lista a seguir descreve o hardware recomendado, software, infra-estrutura de rede e service packs que você deve ter:

Microsoft Exchange 2000 Server

• Microsoft Windows 2000 Server com Service Pack 2 (SP2)
• O Active Directory
• Exchange Server 2000 com Service Pack 1 (SP1)

Observação O recurso Gerenciador de caixa de correio está disponível somente depois de aplicar o Service Pack 1 (SP1) ou posterior para Exchange 2000 Server.

Microsoft Exchange Server 2003

• Microsoft Windows 2000 Server com Service Pack 3 (SP3)
• O Active Directory
• Exchange Server 2003
• Exchange Server 2000 com Service Pack 1 (SP1)

Este artigo pressupõe que você esteja familiarizado com os seguintes tópicos:

• Exchange System Manager
• Serviço de atualização de destinatário
• Os tamanhos de caixa de correio que necessitam de seus usuários para executarem seus trabalhos

Observação Para obter mais informações sobre como usar o serviço de atualização de destinatário no Exchange 2000, consulte a seção REFERENCES.

Uma descrição da funcionalidade de diretiva de destinatário do Gerenciador de caixa de correio

As diretivas de destinatários de gerenciamento de caixa de correio são um conjunto de regras configuráveis que executar em um agendamento e que avaliar as caixas de correio no servidor local. A política utiliza as regras para filtrar todos os objetos destinatários e para seletivamente aplicar configurações de gerenciamento de caixa de correio para mensagens em pastas que vão além do limite de regras predefinidas.

O processo de gerenciamento de caixa de correio detecta pastas em uma caixa de correio que contêm mensagens maiores do que um determinado tamanho. Se uma mensagem permanecer em uma pasta após uma hora predefinidos (por padrão, 30 dias), um número de ações predefinidas pode ser realizado, incluindo o seguinte:

• Gerar um relatório somente e envie o relatório ao proprietário da caixa de correio.
• Mova a mensagem para a pasta Itens excluídos.
• Mova a mensagem para pastas de limpeza do sistema.
• Exclua a mensagem imediatamente.

Observação Tome cuidado ao usar a opção Excluir a mensagem imediatamente , porque os usuários podem ter que recuperar suas mensagens.

Se você usar as diretivas de recipient, é fácil aplicar ou revisar as regras. Não é necessário reconfigurar individualmente em cada objeto. Você também pode alterar os níveis de prioridade a diretiva de destinatário para alterar o modo que várias diretivas são ajustadas.

Observação Não há nenhuma diretiva de destinatário padrão para gerenciamento de caixa de correio (ao contrário das diretivas de destinatário do email). No entanto, você pode adicionar a página de propriedade necessária para a política de destinatário padrão se você deseja criar uma diretiva de gerenciamento de caixa de correio que se aplica a todos os destinatários.

As diretivas são aplicadas de acordo com o agendamento que você configurou em cada servidor. Isso impede que o gerenciamento de caixa de correio do executados em todos os servidores na organização ao mesmo tempo. No entanto, você pode forçar uma atualização manual se desejar que uma diretiva de destinatário para aplicar imediatamente.

Observação Como diretivas de destinatário de email, a diretiva de destinatário de prioridade mais alta que se aplica ao objeto Exchange Server é a diretiva em vigor. As diretivas de prioridade inferiores não são avaliadas depois que tiver sido feita uma correspondência.

Usar diretivas de destinatário para o gerenciamento da caixa de correio

Quando você usa diretivas de destinatário de gerenciamento de caixa de correio, você pode configurar uma regra de filtro que específica o subconjunto de objetos habilitados para mensagens que se aplica a diretiva de destinatário a. A diretiva de destinatário é então aplicada a objetos que atendam às condições de filtro.

Isso é útil quando você tiver um subconjunto de usuários que têm requisitos de armazenamento diferentes. Por exemplo, pode haver um autor técnico na organização que envia regularmente anexos muito grandes que devem ser armazenados. Você pode usar uma diretiva de gerenciamento de caixa de correio menos restritiva para esse usuário.

Observação Você pode configurar limites de armazenamento da caixa de correio para obter um resultado semelhante. Contudo, certifique-se que você observe as seguintes diferenças entre limites de armazenamento de caixa de correio e diretivas de destinatário de gerenciamento de caixa de correio:

• Limites de armazenamento de caixa de correio limitam o tamanho total da caixa de correio.
• Diretivas de destinatários de gerenciamento de caixa de correio limitam as mensagens sobre um determinado tamanho.

Para obter mais informações sobre como configurar limites de armazenamento, clique no número abaixo para ler o artigo na Base de dados de Conhecimento da Microsoft:

Criar uma diretiva de destinatário de gerenciamento de caixa de correio

Observação Antes de criar uma nova diretiva de gerenciamento de caixa de correio do destinatário, você deve determinar o seguinte:

• Limites de que você deseja a aplicar a diretiva.
• O grupo ao qual você deseja que a diretiva para controlar.
• Como deseja que a diretiva para lidar com mensagens enviadas após os limites de diretiva.

O procedimento a seguir configura um limite de caixa de correio para os usuários no departamento de contas de um ambiente de teste.

Para criar uma diretiva de destinatário de gerenciamento de caixa de correio, execute essas etapas:

1. Clique em Iniciar , aponte para programas , aponte para Microsoft Exchange e, em seguida, clique em System Manager .
2. No painel esquerdo de Exchange System Manager, expanda o objeto Recipients , clique com o botão direito Recipient Policies , aponte para novo e, em seguida, clique em Recipient Policy .
   
   A caixa de diálogo Nova diretiva é exibida.
3. Clique para selecionar a caixa de seleção de Configurações do Gerenciador de caixa de correio e, em seguida, clique em OK .
   
   Observação Se você não vir a opção de configurações do Gerenciador de caixa de correio, reaplique o service pack do Exchange. Ele pode não ter sido corretamente aplicado.
4. A caixa de diálogo Propriedades será exibida. Digite um nome para a diretiva de destinatário na caixa nome .
   
   Observação Recomendamos que você use um nome descritivo, como "Configurações do departamento de contas de caixa de correio".
5. Clique em Modificar .
   
   A caixa de diálogo Find Exchange Recipients será exibida.
6. Clique na guia Geral . Neste exemplo, configurações de gerenciamento de caixa de correio se aplicam apenas a contas que têm uma caixa de correio do Exchange. Portanto, clique para desmarcar a caixa de seleção os usuários com endereços de email externos , a caixa de seleção de grupos , a caixa de seleção de Contatos e a caixa de seleção de Pastas públicas para excluir esses grupos da diretiva de destinatário.
7. Clique na guia armazenamento para configurar caixa de correio gerenciamento de diretivas de destinatário que são específicas para um determinado computador Exchange 2000. Em seguida, siga um destes procedimentos:
   • Clique em caixas de correio neste servidor e, em seguida, clique em Procurar . A caixa de lista Selecionar Exchange Server é exibida. Selecione o servidor que você deseja usar e, em seguida, clique em OK .
   • Clique em caixas de correio nesse armazenamento de caixa de correio , clique em Procurar para procurar um armazenamento e, em seguida, clique em OK .
8. Clique na guia Avançado e, em seguida, clique em campo . Agora você pode selecionar qualquer uma das seguintes opções:
   • usuário
   • contato
   • grupo
   • pasta pública
9. Neste exemplo, clique em usuário e, em seguida, clique em departamento para selecionar o valor do campo departamento .
10. Em condição , clique em qualquer um dos seguintes:
    • começa com
    • termina com
    • É (igual a exatamente)
    • Não É
    • presente
    • não está presente
11. Se você clicar em inicia com , termina com , É (igual a exatamente) ou não como sua condição, digite um valor no campo valor . Por exemplo, clique em é (igual a exatamente) e digite Accounts para localizar todos os funcionários que trabalham para o departamento de contas.
12. Clique em Adicionar para adicionar a condição à lista.
    
    Observação Você pode adicionar outras condições, mas lembre-se que todas as condições devem ser true para uma correspondência a ser exibido.
13. Após terminar de adicionar condições, clique em Localizar agora .
    
    Qualquer as correspondências às condições são exibidas na nova lista que aparece na caixa de diálogo Find Exchange Recipients .
14. Se a lista exibe os usuários corretos para essa política de recipient, clique em OK . Caso contrário, revisar as condições de pesquisa até que a pesquisa exibe os usuários corretos para esta diretiva de destinatário.
15. Clique em OK . Você receber a seguinte mensagem:
    Quando um filtro de diretiva de destinatário é alterado não significa que os endereços de proxy dos destinatários que não podem estar sob o controle da diretiva serão automaticamente reavaliados. Para que esses destinatários recebam proxies das novas diretivas que eles pertencem a, use 'Aplicar esta diretiva agora' nas diretivas que agora afetam esses destinatários.
    Esta mensagem não afeta as diretivas de destinatário de gerenciamento de caixa de correio. Clique em OK .
16. Em regras de filtro , a instrução de filtro LDAP mostra a regra de filtro atual. Clique na guia Configurações do Gerenciador de caixa de correio (Policy) .
    
    Observação Se a guia Configurações do Gerenciador de caixa de correio (Policy) não está disponível depois de aplicar o Exchange 2000 Server SP1, clique a diretiva de destinatário com o botão direito do mouse, clique em Alterar páginas de propriedades e clique para selecionar a caixa de seleção de Configurações do Gerenciador de caixa de correio .
17. Em ao processamento de uma caixa de correio , clique em uma das seguintes opções para lidar com mensagens enviadas após os limites de diretiva:
    • Gerar relatório somente
    • Mover itens para a pasta Itens excluídos
    • Mover para pasta do sistema limpeza
    • Excluir imediatamente
      
      Observação Tome cuidado ao usar a opção Excluir a mensagem imediatamente em pastas, porque os usuários podem ter que recuperar suas mensagens.
18. Na lista de pastas, selecione a pasta que você deseja configurar e, em seguida, clique em Editar .
19. Na caixa de diálogo Configurações de retenção de pasta , digite um limite de idade quando desejar que a ação de processamento selecionado para ocorrer, especifique um limite de tamanho para as mensagens que deseja que a ação para aplicar a e em seguida, clique em OK .
    
    Por exemplo, se você digitar 90 e 2048 , são processadas de todas as mensagens são mais antigas de 90 dias e mais de 2 megabytes (MB).
20. Repita os passos 18 e 19 para cada pasta na lista que você deseja configurar.
21. Clique em Enviar email de notificação para os usuários após o processamento se desejar enviar aos usuários uma mensagem de email notificando-os quando suas caixas de correio foram processadas. Clique em mensagens para editar a mensagem de notificação.
22. Clique em caixa de seleção Inserir o número de mensagens processadas se desejar que um resumo do número de oversize messages processadas. Clique em OK para retornar à caixa de diálogo Propriedades .
23. Se você deseja excluir determinadas classes de mensagem (por exemplo, para impedir que os relatórios de tarefas de processamento), clique na caixa excluir classes de mensagem específica e, em seguida, clique em Personalizar . A caixa de diálogo Classes de mensagem será exibida. Digite uma classe de mensagem no campo Excluir Classes de mensagem . Por exemplo, digite IPM.Task e em seguida, clique em Adicionar . Adicione todas as classes que você deseja excluir.
    
    Tipos de classe de mensagem:
    • Calendário IPM.Appointment
    • Contatos IPM.contato
    • Caixa de entrada IPM.Observação
    • Diário IPM.atividade
    • Notas IPM.NotasAutoAdesivas
    • Tarefas IPM.tarefa
    • IPM.Schedule.Meeting.Request de solicitações de reunião
    Para obter uma lista completa das classes de mensagem, visite o seguinte site:
    http://msdn2.microsoft.com/en-us/library/aa262246(office.10).aspx (http://msdn2.microsoft.com/en-us/library/aa262246(office.10).aspx)
24. Após você ter concluído a adicionar classes de mensagem, clique em OK para retornar à caixa de diálogo Propriedades .
25. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Propriedades .
    
    A nova diretiva destinatário de gerenciamento de caixa de correio é exibida no painel direito no Exchange System Manager.

Configurar gerenciamento de caixa de correio no nível do servidor

Para agendar o dia e hora quando uma diretiva será executado, altere as configurações em um nível de servidor. Para fazer isso, execute as seguintes etapas:

1. Clique em Iniciar , aponte para programas , aponte para Microsoft Exchange e, em seguida, clique em System Manager .
2. No painel esquerdo de Exchange System Manager , expanda o objeto de servidores .
3. Clique com o botão direito no computador que você deseja configurar e, em seguida, clique em Propriedades .
   
   A caixa de diálogo Servername propriedades será exibida.
4. Clique na guia Gerenciamento de caixa de correio para exibir as configurações atuais.
5. Em Iniciar processo de gerenciamento de caixa de correio , siga um destes procedimentos:
   • Clique na lista drop-down para selecionar uma hora para o gerenciamento de caixa de correio executar.
   • Clique em Personalizar , clique em um dia na coluna esquerda e, em seguida, clique em uma hora na linha superior. Após selecionar os horários que você deseja, clique em OK .
6. Clique em relatório para selecionar o tipo de relatório (um relatório detalhado ou um resumo) para criar quando caixas de correio são processadas. Você também deve selecionar um destinatário para receber os relatórios. Clique em Procurar , selecione um destinatário e, em seguida, clique em OK .
   
   Observação Não é possível enviar relatórios para listas de distribuição.
7. Clique em OK para aceitar as configurações de gerenciamento da caixa de correio.

Executar manualmente o gerenciamento de caixa de correio

Para executar o gerenciamento de caixa de correio imediatamente, execute estas etapas:

1. Clique em Iniciar , aponte para programas , aponte para Microsoft Exchange e, em seguida, clique em System Manager .
2. No painel esquerdo de Exchange System Manager, expanda o objeto de servidores .
3. Clique com o botão direito no computador que você deseja processar e clique em Iniciar processo de gerenciamento de caixas de correio .
   
   Gerenciamento de caixa de correio será iniciado após um pequeno atraso, dependendo a utilização de recursos atual no computador.

Observação Evite usar o processo de gerenciamento de caixa de correio quando o sistema está ocupado, como isso pode afetar o desempenho do servidor.

Confirmar que a nova diretiva de gerenciamento de caixa de correio está funcionando corretamente

Para confirmar que a nova diretiva de gerenciamento de caixa de correio funciona, execute estas etapas:

1. Crie um teste conta de usuário do Exchange.
2. Configure a regra de filtro para que a diretiva de destinatário se aplica somente à conta de teste.
3. Importe mensagens antigas e grandes para a conta de teste.
4. Execute manualmente o processo de gerenciamento de caixa de correio do servidor.

Se sua nova diretiva de gerenciamento de caixa de correio funciona, as mensagens são movidas acordo com para as configurações de diretiva e você recebe a mensagem de notificação como configurado na diretiva.

Observação Gerenciador de caixa de correio não processa as caixas de correio na ordem de prioridade que são aplicadas as diretivas de destinatário de gerenciamento de caixa de correio. Quando o Gerenciador de caixa de correio é executado, ele itera em todos os armazenamentos particulares no servidor e, em seguida, itera em todas as caixas de correio em cada armazenamento. Cada caixa de correio é limpo com base na diretiva de destinatário é aplicada ao objeto usuário para essa caixa de correio no serviço de diretório do Active Directory pelo serviço de atualização de destinatários. A ordem ou a prioridade das diretivas de destinatário não afeta a ordem que são processadas as caixas de correio

Solução de problemas

Os erros mais comuns que ocorrem quando você usar as diretivas de recipient para controlar as caixas de correio ocorrem devido a filtros configurados incorretamente. Por exemplo, se você configurar o Gerenciador de caixa de correio para enviar relatórios detalhados ou relatórios de resumo para caixa de correio do administrador depois que o gerenciamento de caixa de correio for concluído, quando você inicia o processo de limpeza da caixa de correio manualmente ou o processo de limpeza da caixa de correio inicia acordo com a sua agenda, administrativo gerado um relatório pode não ser. Confirme que os filtros estão configurados corretamente seguindo as etapas na seção Create a mailbox management recipient policy. Certifique-se de que o filtro produz os resultados esperados quando você clicar em Localizar agora na caixa de diálogo Find Exchange Recipients .

Outro problema comum ocorre quando as diretivas não se aplicam conforme o esperado. Isso pode ser causado por sobreposição de diretivas. Diretiva de destinatário apenas uma caixa de correio pode ser aplicada a cada usuário. Se você tiver mais de uma diretiva de destinatário aplicada a um usuário, certifique-se que a associação de diretiva de destinatário não se sobreponha. Se duas diretivas de destinatário de caixa de correio forem aplicadas ao mesmo usuário, a prioridade das diretivas de destinatário determina qual diretiva de destinatário é usada.

Como usar uma diretiva de destinatário do Gerenciador de caixa de correio para mover itens para a pasta Itens excluídos e excluir os itens

Descrição do problema

No Exchange 2000 e no Exchange 2003, um cliente deseja usar uma diretiva de destinatário do Gerenciador de caixa de correio para mover itens para a pasta Itens excluídos após 30 dias. Além disso, o cliente queria uma segunda diretiva de destinatário Gerenciador de caixa de correio para excluir os itens da pasta Itens excluídos após cinco dias. Por design, somente a maior prioridade política de recipient é aplicada. Portanto, se duas diretivas de destinatários forem criadas, somente a primeira diretiva de destinatário é avaliada.

Solução

No Exchange System Manager, crie uma diretiva destinatário do Gerenciador de caixa de correio para executar as duas ações. Para fazer isso, execute as seguintes etapas:

1. Especificar a ação de "Mover itens para a pasta Itens excluídos" de qualquer pastas especificadas. Isso força os itens a ser movidas para a pasta Itens excluídos.
2. Na mesma diretiva de, defina o limite de idade para a pasta Itens excluídos. Isso força o Gerenciador de caixa de correio para excluir os itens que atingiram o limite de idade for especificado para a pasta Itens excluídos.

Esse comportamento ocorre porque os itens que são movidos para a pasta Itens excluídos não podem ser movidos para outra pasta. Em vez disso, os itens são excluídos.

Para obter mais informações sobre como configurar diretivas de destinatário no Exchange 2000, consulte o Exchange 2000 Server Resource Kit e Ajuda do Exchange 2000 Server. Para obter mais informações sobre como usar diretivas de recipient para controlar email endereços no Exchange 2000 Server, clique no seguinte número de artigo para ler o artigo na Base de dados de Conhecimento da Microsoft: Para obter mais informações sobre como configurar limites de armazenamento, clique no número abaixo para ler o artigo na Base de dados de Conhecimento da Microsoft: Para obter mais informações sobre o Gerenciador de caixa de correio do Exchange 2000, clique nos números abaixo para ler os artigos na Base de dados de Conhecimento da Microsoft: Para obter mais informações sobre como usar o serviço de atualização de destinatário no Exchange 2000, clique nos números abaixo para ler os artigos na Base de dados de Conhecimento da Microsoft: