HOW TO：在 Exchange 2003 中使用地址列表组织收件人

您可以使用地址列表根据多种不同的标准对用户进行分组。本文逐步介绍如何使用地址列表，从而通过在 Microsoft Outlook 中更轻松地查找邮件收件人为您的组织带来好处。

要求

下表列出了推荐使用的硬件、软件、网络架构以及所需的 Service Pack：

• 带有 Service Pack 3 (SP3) 的 Microsoft Windows 2000 Server
• Active Directory
• Exchange Server 2003

本文假定您熟悉下列主题：

• Exchange 系统管理器

如何计划地址列表

地址列表是一个文件夹，该文件夹包含组织中支持 Exchange 2003 对象的动态列表。您可以基于 Active Directory 中的属性定义地址列表，如国家/地区、城市和部门。例如，如果在某个用户帐户上定义了具体的国家/地区、城市或部门，则该用户将自动成为该地址列表中的成员。

您可以嵌套地址列表，例如，可以通过顶级按国家/地区、下一级按城市、最低一级按办公室的顺序组织顶级列表。在计划地址列表时，必须考虑对组织中支持 Exchange 2003 的对象进行分组的最佳方法，以便用户更容易地查找要向其发送电子邮件的人员或通讯组。在计划地址列表时应考虑下列问题。

• 除全局地址列表之外，还有四个默认的地址列表：
  • 所有联系人
  • 所有组
  • 所有用户
  • 所有公用文件夹
  
  
  
• 您可以创建显示具有下列任意组合的用户的地址列表：Exchange 2003 邮箱、外部电子邮件地址、组、联系人和 Exchange 2003 公用文件夹。
• 您几乎可以基于任何 Active Directory 属性创建新的地址列表，如经理、办公室位置和部门。
• 您可以让地址列表特定于服务器或特定于邮箱存储。如果您承载多个虚拟组织，此配置可能会很有用。
• 地址列表的成员身份是动态的。如果 Active Directory 的某个对象的值发生了改变，并且该值是用于通讯簿搜索的属性的值，则该对象将从一个地址列表移到另一地址列表。
• Microsoft 建议您将值变化不大的字段作为地址列表搜索变量的目标。例如，对于较大的办公室而言，按照办公室编号组织员工的地址列表效果就不好。不过，按位置或部门组织员工的地址列表更为有效，因为员工经常向其本部门内的员工发送邮件。
• 要让地址列表更易于使用，请将地址列表的名称与其内容相匹配。

注意：地址列表仅显示在 Outlook 客户机上。要查看对通讯簿结构的更改，请注销并重新启动 Outlook。

如何配置地址列表

就本节中说明的示例而言，您创建了一个通讯簿，用于查找在公司总部就职的所有员工。要配置此通讯簿视图，请按照下列步骤操作：

1. 单击开始，依次指向程序和 Microsoft Exchange，然后单击系统管理器。
2. 展开收件人对象，右键单击所有地址列表对象，指向新建，然后单击地址列表。
3. 键入要创建列表的描述性名称，例如，键入部门。
4. 单击筛选规则。
5. 在常规选项卡上，单击显示在特定通讯簿视图中的 Exchange 2003 对象类型。
   
   例如，单击以清除“具有外部电子邮件地址的用户”复选框、组复选框、联系人复选框或公用文件夹复选框，以便这些组不包括在地址列表中。
6. 要配置 Exchange 2003 计算机所专用的地址列表，请单击存储选项卡，单击“此服务器上的邮箱”，单击浏览，单击要使用的服务器，然后单击确定。
   
   或者单击“此邮箱存储中的邮箱”，单击浏览，单击一个邮箱存储，然后单击确定。
7. 单击高级选项卡，单击字段，然后单击要用于通讯簿筛选按钮的下列属性之一：
   
   
   • 用户
   • 联系人
   • 组
   • 公用文件夹
   
   
   在本例中，单击用户，然后单击部门。
8. 在条件标签下，根据您要查找的信息单击下列设置之一：
   • 起始为
   • 结尾为
   • 为（完全一致）
   • 不为
   • 存在
   • 不存在
   
   
   
9. 如果单击起始为、结尾为、“为(完全一致)”或不为作为条件，请在值字段中键入一个值。
   
   例如，单击“为(完全一致)”，然后键入总部以查找就职于总部的所有员工。
10. 单击添加。
    
    注意：您可以添加更多条件，但请记住逻辑关系是“AND”。因此，只有在所有条件均为真时才会显示匹配的项。
11. 添加完条件后，请单击开始查找。
    
    符合搜索条件的项将显示在新列表中，该列表位于“查找用户、联系人和组”对话框的底部。
12. 确认列表显示了通讯簿视图中的相应用户，然后单击确定。
    
    新地址列表将显示在 Exchange 系统管理器中。

如何管理地址列表

嵌套地址列表

您可以在刚才创建的地址列表下创建嵌套的地址列表。不过，请注意，在次级地址列表中，必须指定用于创建父列表的条件，并添加某些额外条件以区别子列表与父列表。嵌套的地址列表并不从父地址列表继承其规则。

使用空地址列表

要创建空地址列表，请不要定义任何筛选规则。空地址列表对于组织嵌套的地址列表非常有用，因为空的父地址列表不含任何成员。例如，默认的“所有地址列表”列表就是一个空列表。

使用权限限制对地址列表的访问

默认情况下，所有用户都可以访问所有地址列表。不过，如果希望拒绝用户访问特定的地址列表，例如，如果您要让特定于部门的地址列表仅对于这些部门中的成员可用，则可以在个别地址列表上配置权限：

1. 单击开始，依次指向程序和 Microsoft Exchange，然后单击系统管理器。
2. 展开收件人对象，然后双击所有地址列表。
3. 右键单击要设置权限的地址列表，然后单击属性。
4. 单击安全选项卡，然后单击以清除“允许将来自父系的可继承权限传播给该对象”复选框。
   
   注意：地址列表权限在默认情况下可以继承。
5. 单击复制可从父对象复制当前的权限。
   
   不要单击删除。否则，将会影响系统权限。
6. 要授权收件人访问地址列表，请单击添加，在选择用户、计算机或组列表中单击收件人或组，然后单击以选中读取权限旁边的允许复选框。
7. 要拒绝收件人访问地址列表，请在“选择用户、计算机或组”列表中单击收件人，然后单击以清除读取权限旁边的允许复选框。
8. 单击确定。

注意：在使用显式拒绝权限时要始终小心，特别是对组使用这些权限时。拒绝权限将覆盖允许权限，这可能会导致在查看通讯簿时出现意外问题。

如何确认已正确配置地址列表

要确认是否正确配置了地址列表，请按照下列步骤操作：

1. 作为用户登录到工作站，然后启动 Outlook。
2. 单击新建，单击邮件，然后单击收件人。
3. 单击“显示姓名来源”框中的向下键头。
   
   新通讯簿将显示在“所有地址列表”下。

如果在某个通讯簿上限定了权限，请作为受限制组中的成员进行登录，然后确认您无法查看地址列表中的内容。作为有权查看地址列表的用户进行登录，然后确认您可以看到列表中的内容。

疑难解答

如果更改了地址列表，则在收件人更新服务运行之后才应用这些更改。默认情况下，收件人更新服务设置为不间断运行。添加地址列表或更改地址列表搜索所基于的属性值的时间与该更改反映到 Outlook 中的时间之间稍有延迟。不过，您应检查收件人更新服务配置。

有关如何检查收件人更新服务的其他信息，请单击下面的文章编号，以查看 Microsoft 知识库中相应的文章：

有关如何在 Exchange 2000 和 Exchange 2003 中配置地址列表的更多信息，请参考 Exchange 2000 Server Resource Kit、Exchange 2000 Server 帮助或 Exchange Server 2003 帮助。