Data aplikace Excel nezachovávají svoje formátování v operacích hromadné korespondence ve Wordu

  • Článek
  • Platí pro:
    Office Products, Microsoft Word, Excel 2016, Excel 2013

Pokud provádíte hromadnou korespondenci v aplikaci Microsoft Word a jako zdroj dat pro seznam příjemců použijete list aplikace Microsoft Excel, některá číselná data nemusí při sloučení zachovat formátování.

Jak je znázorněno v následující tabulce, toto chování se vztahuje na formátovaná procenta, hodnoty měny a PSČ:

Formát V datech aplikace Excel V poli MergeField aplikace Word
Procento 50% .5
Měna 12,50$ 12,5
PSČ 07865 7895

Příčina

K tomuto chování dochází, protože data v seznamu příjemců v aplikaci Wordu se zobrazí v nativním formátu, ve kterém je Excel ukládá, bez formátování použitého na buňky listu, ve kterých jsou uložená data.

Řešení

Pro vyřešení tohoto chování použijte jednu z následujících metod:

Metoda 1

Pomocí dynamické výměny dat (DDE) se připojte k listu aplikace Excel, který obsahuje data, která chcete použít.

  1. Spusťte aplikaci Word a otevřete nový prázdný dokument.
  2. Vyberte Soubor>Možnosti.
  3. Na kartě Upřesnit přejděte dolů do části Obecné.
  4. Zaškrtněte políčko Potvrdit převod formátu souboru při otevření a pak vyberte OK.
  5. Na kartě Korespondence vyberte Spustit hromadnou korespondenci a pak vyberte Podrobný průvodce hromadnou korespondencí.
  6. V podokně úloh Hromadná korespondence vyberte typ dokumentu, se kterým chcete pracovat, a pak vyberte Další.
  7. V části Vybrat počáteční dokument vyberte počáteční dokument, který chcete použít, a pak vyberte Další.
  8. V části Vybrat příjemce vyberte Použít existující seznam a pak vyberte Procházet.
  9. V dialogovém okně Vybrat zdroj dat vyhledejte složku obsahující sešit aplikace Excel, který chcete použít jako zdroj dat, vyberte sešit a pak vyberte Otevřít.
  10. V dialogovém okně Potvrdit zdroj dat zaškrtněte políčko Zobrazit vše. vyberte Sešity aplikace MS Excel prostřednictvím DDE (*.xls) a pak vyberte OK.
  11. V dialogovém okně Microsoft Excel v části Pojmenovaná oblast nebo oblast buněk vyberte oblast buněk nebo list obsahující data, která chcete použít, a pak vyberte OK.

Poznámka

Data se teď zobrazí v dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence se stejným formátováním, které se zobrazí v sešitu aplikace Excel.

Metoda 2

Naformátujte pole aplikace Excel, které obsahuje PSČ jako text.

  1. V aplikaci Excel vyberte sloupec, který obsahuje pole PSČ.
  2. Na kartě Domů přejděte do skupiny Buňky. Poté vyberte Formát a následně vyberte Formát buněk.
  3. Vyberte kartu Číslo.
  4. V části Kategorie vyberte možnost Text a poté vyberte OK.
  5. Uložte zdroj dat. Potom pokračujte v operaci hromadné korespondence v aplikaci Word.

Odkazy

Pole Datum, Telefonní číslo a Měna se při použití zdroje dat aplikace Access nebo Excel v aplikaci Word nesprávně sloučí