Excel Daten-behalten ihre Formatierung in Seriendruckvorgängen in Word nicht bei

Wenn Sie einen Seriendruck in Microsoft Word ausführen und ein Microsoft Excel-Arbeitsblatt als Datenquelle für die Empfängerliste verwenden, behalten einige der numerischen Daten beim Zusammenführen möglicherweise ihre Formatierung nicht bei.

Dieses Verhalten betrifft formatierte Prozentsätze, Währungswerte und Postleitzahlen, wie in der folgenden Tabelle dargestellt:

Ursache

Dieses Verhalten tritt auf, weil die Daten in der Empfängerliste in Word in dem systemeigenen Format angezeigt werden, in welchem Excel sie speichert, und ohne die Formatierung, die auf die Arbeitsblattzellen angewendet wird, welche die Daten enthalten.

Lösung

Verwenden Sie eine der folgenden Methoden, um dieses Verhalten zu beheben:

Methode 1

Verwenden Sie Dynamic Data Exchange (DDE), um eine Verbindung mit dem Excel-Arbeitsblatt herzustellen, das die zu verwendenden Daten enthält.

1. Starten Sie Word, und öffnen Sie dann ein neues, leeres Dokument.
2. Wählen Sie Datei>Optionen aus.
3. Gehen Sie auf der Registerkarte Erweitert zum Abschnitt Allgemein.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen, und klicken Sie dann auf OK.
5. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen auf Seriendruck starten, und klicken Sie danach auf Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen.
6. Wählen Sie im Aufgabenbereich Seriendruck die Art des Dokuments, mit dem Sie arbeiten möchten, und klicken Sie dann auf Weiter.
7. Wählen Sie unter Startdokument auswählen das gewünschte Startdokument aus, und klicken Sie dann auf Weiter.
8. Wählen Sie unter Empfänger auswählen die Option Vorhandene Liste verwenden, und klicken Sie dann auf Durchsuchen.
9. Suchen Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen den Ordner, der die Excel-Arbeitsmappe enthält, die Sie als Datenquelle verwenden möchten, wählen Sie die Arbeitsmappe aus, und klicken Sie anschließend auf Öffnen.
10. Aktivieren Sie im Dialogfeld Datenquelle bestätigen das Kontrollkästchen Alle anzeigen. Wählen Sie MS Excel Worksheets via DDE (*.xls), und klicken Sie dann auf OK.
11. Wählen Sie im Dialogfeld Microsoft Excel unter Benannter oder Zellbereich den Zellbereich oder das Arbeitsblatt aus, das die zu verwendenden Daten enthält, und wählen Sie dann OK.

Methode 2

Formatieren Sie das Excel-Feld, das die Postleitzahl enthält, als Text.

1. Wählen Sie in Excel die Spalte aus, die das Feld „Postleitzahl“ enthält.
2. Wechseln Sie auf der Registerkarte Start zur Gruppe Zellen. Wählen Sie dann Format und anschließend Zellen formatieren.
3. Wählen Sie die Registerkarte Zahl aus.
4. Wählen Sie unter Kategorie die Option Text, und klicken Sie dann auf OK.
5. Speichern Sie die Datenquelle. Fahren Sie dann mit dem Seriendruckvorgang in Word fort.

References

Die Felder mit Datum, Telefonnummer und Währung werden nicht korrekt zusammengeführt, wenn Sie eine Access- oder Excel-Datenquelle in Word verwenden