Datos de Excel no conserven su formato en las operaciones de combinación de correspondencia en Word

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Síntomas

Si realiza una combinación de correspondencia en Microsoft Word y utilizar una hoja de cálculo de Microsoft Excel como origen de datos para la lista de destinatario, algunos de los datos numéricos pueden no conservar el formato cuando se combinan.

Este comportamiento se aplica a porcentajes con formato, los valores de moneda y los códigos postales, tal como se muestra en la siguiente tabla:
   Format          In Excel data     In Word MergeField
   ----------------------------------------------------
   Percentage          50%                  .5
   Currency         $12.50                12.5
   Postal Code       07865                7895
				

Causa

Este comportamiento se produce porque los datos de la lista de destinatario en Word aparecen en el formato nativo en los almacenes que Excel, sin el formato aplicado a las hoja de cálculo celdas que contienen los datos.

Solución

Para resolver este comportamiento, utilice uno de los métodos siguientes.

Método 1

Utilizan intercambio dinámico de datos (DDE) para conectarse a la hoja de cálculo de Excel que contiene los datos que desea utilizar. Para ello, siga estos pasos.

Word 2002 y Word 2003

  1. Inicie Word y, a continuación, abra un nuevo documento en blanco.
  2. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en la ficha General.
  3. Haga clic en la casilla de verificación Confirmar conversiones al abrir y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  4. En el menú Herramientas, elija cartas y correspondencia y, a continuación, haga clic en El Asistente para combinar correspondencia.
  5. En el panel de tareas Combinar correspondencia, seleccione el tipo de documento que desea trabajar en y, a continuación, haga clic en siguiente.
  6. En Seleccione el documento inicial, seleccione el documento inicial que desea utilizar y, a continuación, haga clic en siguiente.
  7. En Seleccione los destinatarios, haga clic en usar una lista existente y, a continuación, haga clic en Examinar.
  8. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, busque la carpeta que contiene el libro de Excel que desea utilizar como origen de datos, seleccione el libro y, a continuación, haga clic en Abrir.
  9. En el cuadro de diálogo Confirmar origen de datos, haga clic en hojas de cálculo de MS Excel con DDE (*.xls) y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  10. En el cuadro de diálogo de Microsoft Excel, en nombre o intervalo de celdas, seleccione el rango de celdas o la hoja de cálculo que contiene los datos que desea utilizar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
    Nota: los datos de su ahora aparece en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia con el mismo formato que aparece en Excel la hoja de cálculo.

Word 2007 y Word 2010

  1. Inicie Word y, a continuación, abra un nuevo documento en blanco.
  2. Ir a opciones de Word
    • En Word 2007, haga clic en el Botón de Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Word.
    • En Word 2010, haga clic en archivo y, a continuación, haga clic en Opciones.
  3. En la ficha Opciones avanzadas, vaya a la sección General.
  4. Haga clic en la casilla de verificación Confirmar conversiones del formato de archivo al abrir y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  5. En la ficha correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia y, a continuación, seleccione Asistente para combinar correspondencia paso a paso.
  6. En el panel de tareas Combinar correspondencia, seleccione el tipo de documento que desea trabajar en y, a continuación, haga clic en siguiente.
  7. En Seleccione el documento inicial, seleccione el documento inicial que desea utilizar y, a continuación, haga clic en siguiente.
  8. En Seleccione los destinatarios, haga clic en usar una lista existente y, a continuación, haga clic en Examinar.
  9. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, busque la carpeta que contiene el libro de Excel que desea utilizar como origen de datos, seleccione el libro y, a continuación, haga clic en Abrir.
  10. En el cuadro de diálogo Confirmar origen de datos, haga clic para seleccionar la casilla de verificación Mostrar todos. Haga clic en Hojas de cálculo de MS Excel con DDE (*.xls) y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  11. En el cuadro de diálogo de Microsoft Excel, en nombre o intervalo de celdas, seleccione el rango de celdas o la hoja de cálculo que contiene los datos que desea utilizar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
    Nota: los datos de su ahora aparece en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia con el mismo formato que aparece en Excel la hoja de cálculo.

Método 2

Dar formato al campo de Excel que contiene el código ZIP/código postal como texto. Para ello, siga estos pasos.

Word 2002 y Word 2003

  1. En Excel, seleccione la columna que contiene el campo código ZIP o postal.
  2. En el menú formato, haga clic en celdas.
  3. Haga clic en la ficha número.
  4. Bajo categoría, haga clic en texto y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  5. Guarde el origen de datos. A continuación, proceda con la operación de combinación de correspondencia en Word.

Word 2007 y Word 2010

  1. En Excel, seleccione la columna que contiene el campo código ZIP o postal.
  2. En la ficha Inicio, vaya al grupo de celdas. A continuación, haga clic en formato y, a continuación, haga clic en Formato de celdas.
  3. Haga clic en la ficha número.
  4. Bajo categoría, haga clic en texto y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  5. Guarde el origen de datos. A continuación, proceda con la operación de combinación de correspondencia en Word.

Referencias

Para obtener más información, haga clic en el número de artículo siguiente para verlo en Microsoft Knowledge Base:
304387Fecha, número de teléfono y los campos moneda se combinan incorrectamente cuando se utiliza un origen de datos de Access o Excel en Word 2002 o Word 2003

Propiedades

Id. de artículo: 320473 - Última revisión: lunes, 03 de mayo de 2010 - Versión: 4.0
La información de este artículo se refiere a:
  • Microsoft Office Excel 2003
  • Microsoft Office Word 2003
  • Microsoft Excel 2002 Standard Edition
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
  • Microsoft Excel 2010
  • Microsoft Word 2010
  • Microsoft Office Excel 2007
  • Microsoft Office Word 2007
Palabras clave: 
kbmt kbformat kbprb KB320473 KbMtes
Traducción automática
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Haga clic aquí para ver el artículo original (en inglés): 320473

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