Excel-tiedot eivät säilytä muotoiluaan Wordin yhdistämistoiminnoissa

  • Artikkeli
  • Koskee seuraavia::
    Office Products, Microsoft Word, Excel 2016, Excel 2013

Jos suoritat yhdistämisen Microsoft Wordissa ja käytät Microsoft Excel-laskentataulukkoa vastaanottajaluettelon tietolähteenä, jotkin numeeriset tiedot eivät ehkä säilytä muotoiluaan, kun ne yhdistetään.

Tämä toiminta koskee muotoiltuja prosenttilukuja, valuutta-arvoja ja postinumeroita seuraavassa taulukossa esitetyllä tavalla:

Muotoilu Excel-tiedoissa Wordin yhdistämiskentässä
Prosenttiosuus 50% .5
Valuutta $12,50 12,5
Postinumero 07865 7895

Syy

Tämä ongelma ilmenee, koska Wordin vastaanottajaluettelon tiedot näkyvät Excelin tallentamassa alkuperäisessä muodossa ilman muotoilua, jota käytetään tietoja käyttävissä laskentataulukon soluissa.

Ratkaisu

Voit ratkaista ongelman käyttämällä jotain seuraavista menetelmistä:

Tapa 1:

Dynaamisen tiedonsiirron (DDE) avulla voit muodostaa yhteyden Excel-laskentataulukkoon, joka sisältää haluamasi tiedot.

  1. Käynnistä Word ja avaa sitten uusi asiakirja.
  2. Valitse Tiedosto>Asetukset.
  3. Lisäasetukset-välilehdellä, siirry Yleiset-osioon.
  4. Valitse Vahvista tiedostomuodon muuntaminen avattaessa -valintaruutu ja valitse sitten OK.
  5. Valitse Postitukset-välilehdeltä Aloita yhdistäminen ja valitse sitten Vaiheittainen yhdistäminen.
  6. Valitse Yhdistäminen-tehtäväruudussa käsiteltävän asiakirjan tyyppi ja valitse sitten Seuraava.
  7. Valitse Valitse aloitusasiakirja -kohdasta aloitusasiakirja, jota haluat käyttää, ja valitse sitten Seuraava.
  8. Valitse Valitse vastaanottajat -kohdassa Käytä aiemmin luotua luetteloa ja valitse sitten Selaa.
  9. Etsi Valitse tietolähde -valintaikkunasta kansio, joka sisältää tietolähteenä käytettävän Excel-työkirjan, valitse työkirja ja valitse sitten Avaa.
  10. Valitse Vahvista tietolähde -valintaikkunassa Näytä kaikki -valintaruutu. Valitse MS Excel Laskentataulukot DDE:n kautta (*.xls) ja valitse sitten OK.
  11. Valitse Microsoft Excel-valintaikkunan Nimetty tai solualue -kohdasta solualue tai laskentataulukko, joka sisältää haluamasi tiedot, ja valitse sitten OK.

Huomautus

Tiedot näkyvät nyt Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunassa samalla muotoilulla, kuin Excel-laskentataulukossa.

Tapa 2:

Muotoile postinumeron sisältävä Excel-kenttä tekstinä.

  1. Valitse Excel-sarake, joka sisältää postinumerokentän.
  2. Siirry Aloitus-välilehden Solut-ryhmään. Valitse sitten Muotoile ja valitse sitten Muotoile solut.
  3. Valitse Numero-välilehti.
  4. Valitse Luokka-kohdassa Teksti ja valitse sitten OK.
  5. Tallenna tietolähde. Jatka sitten yhdistämistoimintoa Wordissa.

Lisätietoja

Päivämäärä-, puhelinnumero- ja valuuttakentät yhdistetään virheellisesti, kun käytät Access- tai Excel-tietolähdettä Wordissa