Os dados Excel não retêm a formatação nas operações de impressão em série no Word

Se efetuar uma impressão em série no Microsoft Word e utilizar uma folha de cálculo do Microsoft Excel como a origem de dados para a lista de destinatários, alguns dos dados numéricos podem não manter a sua formatação quando são intercalados.

Este comportamento aplica-se a percentagens formatadas, valores de moeda e códigos postais, conforme apresentado na seguinte tabela:

Causa

Este comportamento ocorre porque os dados na lista de destinatários no Word aparecem no formato nativo no qual o Excel o armazena, sem a formatação aplicada às células da folha de cálculo que armazenam os dados.

Resolução

Para contornar este comportamento, utilize um dos métodos seguintes.

Método 1:

Utilize o Dynamic Data Exchange (DDE) para ligar à folha de cálculo do Excel que contém os dados que pretende utilizar.

1. Inicie o Word e, em seguida, abra o documento novo.
2. Selecione Opções> de Ficheiro.
3. No separador Avançadas, aceda à seção Geral.
4. Selecione a caixa de verificação Confirmar a conversão do formato de ficheiro ao abrir e, em seguida, selecione OK.
5. No separador Correio, selecione Iniciar impressão em série e, em seguida, selecione Assistente Passo-a-Passo de Impressão em Série.
6. No painel de tarefas Impressão em série, selecione o tipo de documento em que pretende trabalhar e, em seguida, selecione Seguinte.
7. Em Selecionar documento inicial, selecione o documento inicial que pretende utilizar e, em seguida, selecione Seguinte.
8. Em Selecionar destinatários, selecione Utilizar uma lista existente e, em seguida, selecione Procurar.
9. Na caixa de diálogo Selecionar Origem de Dados, localize a pasta que contém o livro do Excel que pretende utilizar como origem de dados, selecione o livro e, em seguida, selecione Abrir.
10. Na caixa de diálogo Confirmar Origem de Dados, selecione para selecionar a caixa de verificação Mostrar tudo. selecione MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) e, em seguida, selecione OK.
11. Na caixa de diálogo do Microsoft Excel, em Nome ou intervalo de células, selecione o intervalo de células ou a folha de cálculo que contém os dados que pretende utilizar e, em seguida, selecione OK.

Método 2:

Formate o campo do Excel que contém o Código Postal como texto.

1. No Excel, selecione a coluna que contém o campo Código Postal.
2. No separador Início, aceda ao grupo Células. Em seguida, selecione Formatar e, em seguida, selecione Formatar células.
3. Selecione o separador Número.
4. Em Categoria, selecione Texto e, em seguida, selecione OK.
5. Guarde a origem de dados. Em seguida, continue com a impressão em série no Word.

Referências

Os campos Data, Número de telefone e Moeda estão unidos incorretamente quando utiliza uma origem de dados do Access ou Excel no Word