Excel-data behåller inte formateringen i e-postsammanfogningsåtgärder i Word

  • Artikel
  • Gäller för:
    Office Products, Microsoft Word, Excel 2016, Excel 2013

Om du utför en e-postsammanfogning i Microsoft Word och använder ett Microsoft Excel-kalkylblad som datakälla för mottagarlistan kanske vissa numeriska data inte behåller sin formatering när de sammanfogas.

Det här beteendet gäller för formaterade procentsatser, valutavärden och postnummer, som du ser i följande tabell:

Format I Excel-data I Word MergeField
Procentsats 50 % .5
Valuta $12,50 12,5
Postnummer 07865 7895

Orsak

Det här beteendet beror på att data i mottagarlistan i Word visas i det interna format där Excel lagrar dem, utan den formatering som tillämpas på kalkylbladscellerna som innehåller data.

Lösning

Använd en av följande metoder för att lösa det här beteendet.

Metod 1

Använd DDE (Dynamic Data Exchange) för att ansluta till det Excel-kalkylblad som innehåller de data som du vill använda.

  1. Starta Word och öppna sedan ett nytt blankt dokument.
  2. Välj Fil>Tillval.
  3. På fliken Avancerat går du till avsnittet Allmänt.
  4. Markera kryssrutan Bekräfta filformatskonvertering vid öppning och välj sedan OK.
  5. På fliken Utskick väljer du Starta e-postsammanfogning och väljer sedan Steg-för-steg-guiden för e-postsammanfogning.
  6. I åtgärdsfönstret E-postsammanfogning väljer du den typ av dokument som du vill arbeta med och väljer sedan Nästa.
  7. Under Välj startdokument väljer du det startdokument som du vill använda och väljer sedan Nästa.
  8. Under Välj mottagare väljer du Använd en befintlig lista och väljer sedan Bläddra.
  9. I dialogrutan Välj datakälla letar du reda på mappen som innehåller den Excel-arbetsbok som du vill använda som datakälla, väljer arbetsbok och väljer sedan Öppna.
  10. I dialogrutan Bekräfta datakälla markerar du kryssrutan Visa alla. välj MS Excel-kalkylblad via DDE (*.xls) och välj sedan OK.
  11. I dialogrutan Microsoft Excel, under Namn eller cellområde, markerar du cellområdet eller kalkylbladet som innehåller de data som du vill använda och väljer sedan OK.

Obs!

Dina data visas nu i dialogrutan Mottagare för e-postsammanfogning med samma formatering som visas i Excel-kalkylbladet.

Metod 2

Formatera det Excel-fält som innehåller postnummer som text.

  1. I Excel väljer du den kolumn som innehåller postnummerfältet.
  2. På fliken Start klickar du på gruppen Celler. Välj sedan Formatera och sedan Formatera celler.
  3. Välj fliken Nummer.
  4. Under Kategori väljer du Text och väljer sedan OK.
  5. Spara datakällan. Fortsätt sedan med åtgärden för e-postsammanfogning i Word.

Referenser

Fälten Datum, Telefonnummer och Valuta sammanfogas felaktigt när du använder en Access- eller Excel-datakälla i Word