Excel 数据不会保留在 Word 中的邮件合并操作中的格式

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症状

如果在 Microsoft Word 中执行邮件合并,并且您使用 Microsoft Excel 工作表作为数据源的收件人列表中的某些数字数据可能不保留其格式设置的合并时。

此行为将应用于已格式化的百分比、 货币值和邮政编码的代码,如下表所示:
   Format          In Excel data     In Word MergeField
   ----------------------------------------------------
   Percentage          50%                  .5
   Currency         $12.50                12.5
   Postal Code       07865                7895
				

原因

出现此现象的原因以本机格式显示在 Word 中的收件人列表中数据的 Excel 存储区中它,无需设置格式即应用于容纳的数据与工作表单元格。

解决方案

若要解决此问题,使用下列方法之一。

方法 1

使用动态数据交换 (DDE) 连接到包含您要使用的数据的 Excel 工作表。 若要这样做,请按照下列步骤。

Word 2002 和 Word 2003

  1. 启动 Word,然后打开一个新的空白文档。
  2. 工具 菜单上单击 选项,然后单击 常规 选项卡。
  3. 单击以选中 打开时确认转换 复选框,然后单击 确定
  4. 工具 菜单上指向 信函与邮件,然后单击 邮件合并向导
  5. 邮件合并 任务窗格中选择您想要使用的的文档的类型,然后单击 下一步
  6. 选择开始文档,下选择所需的起始文档,然后单击 下一步
  7. 选择收件人,下单击 使用现有列表,然后单击 浏览
  8. 选择数据源 对话框中找到您要用作数据源选择了的工作簿,然后单击 打开 Excel 工作簿所在的文件夹。
  9. 确认数据源 对话框中单击 通过 DDE MS Excel 工作表 (*.xls),然后单击 确定
  10. Microsoft Excel 对话框中,在 名称或单元格区域,下选择单元格区域或所需的数据所在的工作表,然后单击 确定
    : 您的数据现在出现在 邮件合并收件人 对话框具有相同格式出现在 Excel 中的工作表。

Word 2007 和 Word 2010

  1. 启动 Word,然后打开一个新的空白文档。
  2. 转到 Word 选项
    • 在 Word 2007 中单击 Office 按钮,然后单击 Word 选项
    • 在 Word 2010 中单击 文件,然后单击 选项
  3. 高级 选项卡上的转到 常规 部分。
  4. 单击以选中 打开时确认文件格式转换 选框,然后单击 确定
  5. 邮件 选项卡上单击 开始邮件合并,然后选择 邮件合并向导步骤按步骤
  6. 在邮件合并任务窗格中选择您想要使用的的文档的类型,然后单击 下一步
  7. 选择开始文档,下选择所需的起始文档,然后单击 下一步
  8. 选择收件人,下单击 使用现有列表,然后单击 浏览
  9. 选择数据源 对话框中找到您要用作数据源选择了的工作簿,然后单击 打开 Excel 工作簿所在的文件夹。
  10. 确认数据源 对话框中单击以选中 全部显示 复选框。单击 MS Excel 工作表通过 DDE (*.xls),然后单击 确定
  11. Microsoft Excel 对话框中,在 名称或单元格区域,下选择单元格区域或所需的数据所在的工作表,然后单击 确定
    : 您的数据现在出现在 邮件合并收件人 对话框具有相同格式出现在 Excel 中的工作表。

方法 2

设置包含以文本形式邮政编码/邮政编码的 Excel 域的格式。若要这样做,请按照下列步骤。

Word 2002 和 Word 2003

  1. 在 Excel 中,选择包含邮政编码 / 等字段的列。
  2. 格式 菜单上单击 单元格
  3. 单击 数字 选项卡。
  4. 类别 框中,单击 文本,然后单击 确定
  5. 保存数据源。然后,继续在 Word 中邮件合并操作。

Word 2007 和 Word 2010

  1. 在 Excel 中,选择包含邮政编码 / 等字段的列。
  2. 开始 选项卡上转到 单元格 组。然后,单击 格式,然后单击 设置单元格格式
  3. 单击 数字 选项卡。
  4. 类别 框中,单击 文本,然后单击 确定
  5. 保存数据源。然后,继续在 Word 中邮件合并操作。

参考

有关详细的信息请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
304387日期、 电话号码和货币字段是不正确时,合并您使用 Word 2002 或 Word 2003 中的访问或 Excel 数据源

属性

文章编号: 320473 - 最后修改: 2010年5月3日 - 修订: 4.0
这篇文章中的信息适用于:
  • Microsoft Office Excel 2003
  • Microsoft Office Word 2003
  • Microsoft Excel 2002 标准版
  • Microsoft Word 2002 标准版
  • Microsoft Excel 2010
  • Microsoft Word 2010
  • Microsoft Office Excel 2007
  • Microsoft Office Word 2007
关键字:?
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