在 Word 的合併列印作業中,Excel 資料不會保留原本的格式

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徵狀

如果您在 Microsoft Word 中執行合併列印,並使用 Microsoft Excel 工作表當做收件者清單的資料來源,則某些數值資料可能不會在合併時保留原本的格式。

這種情況會發生在格式化的百分比、貨幣值和郵遞區號中,如下列表格所示:
格式          在 Excel 資料中     在 Word 合併欄位中
   ----------------------------------------------------
百分比          50%                  .5
貨幣         $12.50                12.5
郵遞區號       07865                7895
				

發生的原因

發生這個問題的原因在於,收件者清單內的資料在 Word 中會以 Excel 儲存這些資料的原始格式顯示,而非像工作表儲存格儲存這些資料的方式一樣加以格式化。

解決方案

如果要解決這個行為,請使用下列其中一種方法。

方法 1

使用動態資料交換 (DDE) 來連接至包含所要使用之資料的 Excel 工作表。如果要執行這項操作,請依照下列步驟執行:
  1. 啟動 Word,然後開啟新的空白文件。
  2. [工具] 功能表上,按一下 [選項],然後按一下 [一般] 索引標籤。
  3. 按一下以選取 [開啟舊檔時確認轉換] 核取方塊,然後按一下 [確定]
  4. [工具] 功能表上,指向 [信件與郵件],然後按一下 [合併列印精靈]
  5. [合併列印] 工作窗格中,選取您要使用的文件類型,然後按 [下一步]
  6. [選取開始文件] 底下,選取要使用的開始文件,然後按 [下一步]
  7. 按一下 [選取收件者] 底下的 [使用現有清單],然後按一下 [瀏覽]
  8. [選取資料來源] 對話方塊中,找到您要用來當做資料來源的 Excel 工作表所在的資料夾,選取活頁簿,然後按一下 [開啟]
  9. [確認資料來源] 對話方塊中,按一下 [MS Excel 工作表透過 DDE (*.xls)],然後按一下 [確定]
  10. [Microsoft Excel] 對話方塊的 [命名或選擇儲存格範圍] 底下,選取包含所要資料的儲存格範圍或工作表,然後按一下 [確定]
    注意:您的資料現在會顯示在 [合併列印收件者] 對話方塊中,而且格式會與 Excel 工作表中的格式相同。

方法 2

將包含郵遞區號的 Excel 欄位格式化為文字。如果要執行這項操作,請依照下列步驟執行:
  1. 在 Excel 中,選取包含「郵遞區號」欄位的欄。
  2. [格式] 功能表上,按一下 [儲存格]
  3. 按一下 [數值] 索引標籤。
  4. 按一下 [類別] 底下的 [文字],然後按一下 [確定]
  5. 儲存資料來源。接著,繼續在 Word 中進行合併列印作業。

?考

如需詳細資訊,請按一下下面的文件編號,檢視「Microsoft 知識庫」中的文件:
304387 當您在 Word 2002 或 Word 2003 中使用 Access 或 Excel 資料來源時,日期、電話號碼和貨幣等欄位未正確合併

屬性

文章編號: 320473 - 上次校閱: 2007年11月20日 - 版次: 3.2
這篇文章中的資訊適用於:
  • Microsoft Office Excel 2003
  • Microsoft Office Word 2003
  • Microsoft Excel 2002 Standard Edition
  • Microsoft Word 2002 Standard Edition
關鍵字:?
kbformat kbprb KB320473
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