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文書番号: 417920 - 最終更新日: 2001年8月21日 - リビジョン: 1.0

[WD2000]オートフィルタで抽出したExcelデータで差込印刷すると空レコード挿入

対象製品
この記事は、以前は次の ID で公開されていました: JP417920
上記製品を総称する場合は、Word とします。

目次

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概要

この資料は、Excel のオートフィルタ機能により抽出したデータを Word の差し込み印刷のデータとして使用した場合の現象について説明しています。
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現象

Excel のオートフィルタ機能により抽出したレコードを、Word の差し込み印刷のデータとして使用した場合に、抽出したレコード以外のレコードが空白のレコードとして挿入さ れます。
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原因

この現象は、Word の仕様に基づく動作です。
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対処方法

方法 1.

Excel でオートフィルタを解除し、Word の差し込み印刷オプションのクエリを使用しま す。
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方法 2.

Excel においてオートフィルタで抽出したデータを、別ブック、または別シートにコピー して、新たにデータを保存します。そのデータを使用して差し込み印刷を実行します。
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方法 3.

Word の差し込み印刷オプションでクエリを追加します。
  1. [差し込み印刷ヘルパー] ダイアログ ボックスで [クエリ オプション] をクリック し、[レコードの比較] タブをクリックします。
  2. [フィールド] ボックスで挿入した差し込みフィールドを選択し、[比較] ボックスか ら [空白でない] を選択します。
  3. [OK] をクリックして、[クエリ オプション] ダイアログ ボックスを閉じます。
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詳細

再現手順

  1. 以下のデータを Excel で作成します。 
             | A      | B
     ----+--------+--------
       1 | 名前   | 県名
       2 | みかん | 愛媛
       3 | いちご | 佐賀
       4 | りんご | 青森
       5 | りんご | 長野
       6 | いちご | 栃木
       7 | みかん | 和歌山
       8 | りんご | 岩手
       9 | ぶどう | 山梨
      10 | みかん | 静岡
      11 | ぶどう | 岡山
  2. "名前" と入力した A1 のセルにカーソルを移動して、[データ] メニューの [フィルタ] をポイントし、[オートフィルタ] をクリックします。
  3. 表示されたオートフィルタをクリックして、[みかん] を選択します。
  4. 1 行目、2 行目、7 行目、10 行目のみが表示されていることを確認し、[ファイル] メニューの [名前を付けて保存] をクリックします。
  5. [名前を付けて保存] ダイアログ ボックスの [ファイル名] に "Test.xls" と入力 し、[保存] をクリックします。
  6. Excel を終了し、Word を起動します。
  7. [ツール] メニューの [差し込み印刷ヘルパー] をクリックします。
  8. [差し込み印刷ヘルパー] ダイアログ ボックスで [作成] ボタンをクリックし、 [定型書簡] をクリックします。
  9. [作業中のウィンドウ] をクリックします。
  10. [データ ファイル指定] をクリックし、[データ ファイルを開く] をクリックしま す。
  11. [データ ファイルを開く] ダイアログ ボックスの [ファイルの種類] ボックスで [Microsoft Excel ワークシート (*.xls)] を選択し、手順 5 で保存した "Test.xls" を選択して、[開く] をクリックします。
  12. [範囲名またはセル範囲] ボックスで [ワークシート全体] を選択し、[OK] をクリッ クします。
  13. [メイン文書の設定] をクリックします。
  14. [差し込み印刷] ツール バーの [差し込みフィールド挿入] をクリックし、[県名] をクリックします。
  15. メイン文書上に "<<県名>>" と表示されたことを確認し、[差し込み印刷] ツール バーの [差し込んだデータの表示] をクリックします。
  16. 1 レコード目の "愛媛" が表示されることを確認し、[差し込み印刷] ツール バーの [次のレコード] を順次クリックします。
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結果

1 レコード目の "愛媛"、6 レコード目の "和歌山"、9 レコード目の "静岡" のみデータ が表示され、他のレコードは空白で表示されます。
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補足

  • 手順 11. で [形式の確認] または [取り込む形式を選択する] チェック ボックスを オン にし、[Microsoft Excel ワークシートコンバータ (*.xls;*.xlw)] を指定した場 合は、抽出外のデータを含め全てのデータが表示されます。 なお、「再現手順」では [Microsoft ワークシート DDE (*.xls)] を使用しています。
  • 手順 12. で [_FilterDatabase] を選択した場合も発生します。
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この資料は以下の製品について記述したものです。
  • Microsoft Word 2000
  • Microsoft Word 98 for Windows (以下 Word 98)
  • Microsoft Word 97 Standard Edition
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キーワード:?
autofilter converter dde excel kbinfo mail mailmerge merge query record wd20 wd97 wd98 word2000 word97 word98 worksheet xl オートフィルタ クエリ フィルタ レコード ワークシート 差込 差込印刷 抽出 KB417920
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