Cómo crear un formulario en Word

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Este artículo se publicó anteriormente con el número E10349
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Resumen

En este artículo se describirán los pasos a seguir para crear un formulario en Word para Windows mediante el uso de campos de formulario. Los campos de formulario nos facilitan la tarea de crear formularios para que otros usuarios completen en pantalla la información necesaria, sin correr el riesgo de que modifiquen el documento original.

Más información

EJEMPLO SOBRE CÓMO CREAR FORMULARIOS

A continuación ,le indicamos una breve descripción de los diferentes tipos de campos de formulario:
  1. Campos de formulario con Texto:
    1. Texto normal: Se deberá usar un campo de formulario tipo texto normal cuando se pueda introducir cualquier tipo de entrada: texto, números e incluso símbolos.
    2. Número: Se utilizará este tipo de campo cuando la entrada de datos sean numéricas. Si utilizamos este tipo de campo numérico, estamos obligando al usuario a introducir sólo datos numéricos, si esto no es así, Word dará un error de que se necesita un número válido.
    3. Fecha: Se utilizará este campo cuando se necesite un formato de fecha.
    4. Fecha actual y Hora actual: Este dato lo suministrará el propio sistema. Este campo se actualizara cada vez que se haga la presentación preliminar del documento ó se imprima el documento con la opción de "Actualizar campos" activada.
    5. Cálculo: Utilizar este campo cuando se necesite efectuar algún cálculo de otros campos de formulario tipo numérico.
  2. Campos de formulario con casilla de selección:

    Este tipo de campos piden a los usuarios que especifiquen un SÍ o NO como respuesta.
  3. Campos de formulario con lista desplegable:

    Este tipo de campos ofrecen una serie de opciones para que el usuario seleccione una de ellas.


CÓMO INSERTAR UN CAMPO DE FORMULARIO

Existen dos formas de insertar campos de formulario en un documento:
  1. Seleccionando la opción Campo de formulario en el menú Insertar.
  2. A través de la barra de herramientas llamada Formulario. Para activar esta barra de herramientas , ir al menú Ver, elegir Barra de herramientas y activar Formulario.


DESCRIPCIÓN DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS FORMULARIO
  1. Abrir Word.
  2. En el menú Archivo, seleccionar Nuevo.
    1. Word 7: En el cuadro de diálogo Nuevo, seleccionar la ficha General, y seleccionar la plantilla "Documento vacío". En el área Crear nuevo, seleccionar "Plantilla" y hacer clic sobre el botón "Aceptar".
    2. Word 6: En el cuadro de diálogo Nuevo, seleccionar la plantilla Normal. En el área Nuevo, seleccionar "Plantilla" y hacer clic sobre el botón "Aceptar". Aparecerá un nuevo documento llamado Plantilla1.
Insertar una tabla siguiendo los siguientes pasos:
  1. Menú Tabla, Insertar Tabla. En Número de Columnas poner 2, y en el número de filas poner 3.
  2. Con el cursor dentro de la tabla, ir al menú Tabla, Seleccionar Tabla.
  3. Ir al menú Formato, elegir Bordes y sombreado. Seleccionar la ficha Bordes, y en el área Preestablecido seleccionar Cuadrícula.
  4. Colocar el cursor en la celda A1 (columna 1, fila 1). Escribir tal como aparece en la siguiente tabla:

        ----------------------------------------
        |                 |                     |
        | NOMBRE:         | APELLIDOS:          |
        |                 |                     |
        |-----------------|---------------------|
        |                 |                     |
        | FACTURA Nº:     | N.I.F:              |
        |                 |                     |
        |-----------------|---------------------|
        |                 |                     |
        | FECHA:          | FORMA DE PAGO:      |
        |                 |                     |
        ----------------------------------------


FORMA DE ENVÍO

Después de la tabla escribir el texto: "Tipo de Envío" para insertar después otro tipo de campos de formulario.

El paso siguiente es insertar los campos de formulario en la tabla. Poner el punto de inserción en la celda A1 después del texto escrito ("Nombre: "). Con la barra de herramientas Formulario en pantalla, hacer un clic en el botón Campo con texto.

Inmediatamente después hacer un clic en el botón Opciones de campo de formulario. En las opciones de campo de formulario con texto, podemos establecer las diferentes opciones del campo: Tipo de dato, Largo máximo, Texto predeterminado y Formato del texto.

Estas dos últimas opciones varían según sea el tipo de dato seleccionado (por ejemplo, si seleccionamos Número aparecerá Número predeterminado y Formato de número).

Vamos a cambiar las opciones del campo anteriormente insertado según la siguiente datos y hacer un clic en el botón "Aceptar":
  1. Campo Tipo: Texto normal.
  2. Largo máximo: 15.
  3. Formato del texto: Mayúsculas.
  4. Especificaciones:
    1. Marcador: Texto1.
    2. Permitir llenado: x -activarlo-.
Poner el punto de inserción en la celda B1 después del texto escrito ("Apellidos") y repetir el procedimiento anteriormente descrito en el punto (a). En este campo de formulario, las opciones serán las mismas, excepto para el Largo máximo que esta vez lo pondremos Ilimitado.

NOTA: Word da un nombre de marcador diferente va para cada campo de formulario.

Poner el punto de inserción en la celda A2 después del texto escrito ("Nº de Factura"). Seguir los pasos descritos en el paso (a), y especificar diferentes opciones de campo:
  1. Tipo: Número.
  2. Largo máximo: Ilimitado.
  3. Especificaciones:
    1. Marcador: Texto3.
    2. Permitir llenado: x -activado-.
Poner el punto de inserción en la celda B2 después del texto escrito ("N.I.F.:"). Insertar un campo formulario según el paso (c).

Poner el punto de inserción en la celda A3 después del texto escrito ("Fecha:"). El tipo especificado será Fecha.

Poner el punto de inserción en la celda B3 después del texto escrito ("Forma de pago:"). Hacer un clic en el botón Campo con lista desplegable, y después hacer clic en el botón Opciones de campo de formulario. En la cuadro que aparece , hay que escribir las opciones que queremos que aparezcan en nuestra lista desplegable. Estas opciones se escriben en el cuadro "Elementos de la lista" y se van a agregando al cuadro "Elementos en la lista" mediante el botón "Agregar".

Una vez insertados los tres elementos de la lista, hacer clic sobre el botón "Aceptar".



INSERCIÓN DE CAMPOS CON CASILLA DE SELECCIÓN

Situándose fuera e la tabla, después del texto escrito "Forma de envío", hacer un clic en el botón Campo con casilla de selección. En el lugar del cursor, aparecerá un cuadro y a continuación escribir la etiqueta para este cuadro. Repetir este proceso tres veces hasta obtener lo siguiente:
Correo Ordinario Correo Certificado Mensajería
Una vez terminado el formulario, clic sobre el botón Proteger formulario.

Y ahora se guardan la plantilla, seleccionando Archivo Guardar Como del menú Archivo. Por defecto el directorio seleccionado es el directorio PLANTILL (en Word 6.0) ó bien Plantillas (en Word 7.0).

Escribir como nombre de plantilla FORMU.DOT.

Cerrar la plantilla (Archivo Cerrar en el menú Archivo).

Para utilizar la plantilla recién creada, ir a Archivo Nuevo del menú Archivo y seleccionar la plantilla con el nombre anteriormente escrito. En el área Crear nuevo, seleccionar "Documento" y hacer clic sobre el botón "Aceptar".

Para rellenar el formulario, hacer clic en el campo de formulario que se desea rellenar. El usuario sólo podrá moverse por los campos de formulario y no podrá modificar el resto del documento. Imprimir formularios

Los formularios se imprimen del mismo modo que se imprime cualquier otro documento de Word. Cuando se elija Imprimir en el menú Archivo, Word imprimirá el formulario incluyendo las entradas creadas por el usuario. Si se están utilizando formularios preimpresos, es posible imprimir sólo las entradas introducidas por el usuario. Para ello seguir estos pasos:
  1. Seleccionar Imprimir en el menú Archivo. Seleccionar el botón Opciones.
  2. En el área "Opciones para el documento actual" marcar la casilla de selección Imprimir datos sólo para formularios.

Propiedades

Id. de artículo: 550348 - Última revisión: miércoles, 20 de abril de 2005 - Versión: 1.2
La información de este artículo se refiere a:
  • Microsoft Word 6.0 Standard Edition
  • Microsoft Word 6.0a
  • Microsoft Word 6.0c
  • Microsoft Word 95a
  • Microsoft Word 95a
Palabras clave: 
creación ejemplo formulario word KB550348
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