Trucos y pistas para Excel 2000 (XII)

Este artículo contiene algunos trucos y soluciones para realizar diferentes tareas o configuraciones en Excel 2000. Esta información no viene documentada ni en la ayuda en línea ni en el manual de Excel 2000.

• ¿Cómo crear avisos rápidos mediante la adición de comentarios a las celdas?
• ¿Cómo obtener celdas de cualquier tamaño mediante su combinación?
• ¿Cómo mostrar rápidamente tablas de datos en gráficos?
• ¿Cómo ocultar información?
• ¿Cómo usar la herramienta para seleccionar celdas visibles?

TRUCO 1: ¿Cómo crear avisos rápidos mediante la adición de comentarios a las celdas?.

Si alguna vez ha necesitado recordarse a sí mismo la función de una fórmula o documentar algún valor de interés, existe una manera rápida de agregar avisos a las celdas. Puede comenzar por seleccionar la celda que contiene el valor al que desea adjuntar un comentario. A continuación, elija Insertar, Comentario en la barra de menús. Aparecerá un cuadro de texto con su nombre. Ahora puede escribir el comentario en el cuadro de texto. Puede mover el cuadro de texto a cualquier lugar con sólo arrastrarlo y colocarlo. Para buscar una celda que contiene un comentario, busque un triángulo rojo en la esquina superior derecha de la celda. Para ver el comentario, basta con resaltar la celda.

TRUCO 2: ¿Cómo obtener celdas de cualquier tamaño mediante su combinación?.

Si alguna vez ha necesitado crear celdas con diferentes tamaños, es posible que probara a cambiar el ancho de columna, pero así sólo cambia las celdas horizontalmente. Si desea cambiar el tamaño de muchas celdas diferentes tanto vertical como horizontalmente, pruebe a combinarlas.

Para combinar celdas, comience por seleccionar las celdas que desea combinar. A continuación, elija Formato, Celdas en la barra de menús, haga clic en la ficha Alineación, active la casilla de verificación para combinar celdas y haga clic en Aceptar. Si intenta combinar dos celdas y ambas contienen valores, recibirá un mensaje de advertencia en el que se indica que si combina las dos celdas, sólo se mantendrán los datos de la celda superior izquierda.

TRUCO 3: ¿Cómo mostrar rápidamente tablas de datos en gráficos?.

Excel 2000 le permite ahora mostrar tablas de datos en gráficos. Primero, utilice un gráfico existente o cree uno mediante el Asistente para gráficos. Una vez creado, con el botón secundario del mouse (ratón), haga clic en el gráfico y seleccione Opciones de gráfico. Cuando se muestre el cuadro de diálogo Opciones de gráfico, haga clic en la ficha Tabla de datos. Finalmente, active la casilla de verificación Mostrar tabla de datos y haga clic en Aceptar. Ahora la tabla de datos aparecerá debajo del gráfico.

TRUCO 4: ¿Cómo ocultar información?.

Ocultar una columna o fila de la hoja de cálculo para prevenir que otras personas vean los datos que contiene es una tarea sencilla en Excel 2000:

1. Ubique su celda activa en cualquier celda de la columna o fila que desee ocultar.
2. Seleccione el comando Formato, Columna, Ocultar, ó Formato, Fila, Ocultar.

Para cancelar la característica de ocultamiento deberá seleccionar las celdas adyacentes y emplear el comando Mostrar del mismo menú. El ocultar los datos no afecta de forma alguna a las fórmulas y referencias de la hoja.

TRUCO 5: ¿Cómo usar la herramienta para seleccionar celdas visibles?.

Si frecuentemente copia rangos con celdas ocultas que desea mantener en ese estado, deberá considerar el añadir la herramienta SELECCIONAR CELDAS VISIBLES a una barra, ya que simplifica el proceso. Funciona simplemente seleccionando una rango de celdas y haciendo clic en ella; con esto, Excel 2000 seleccionará únicamente el rango comprendido por las celdas visibles, y excluyendo las celdas con formato oculto. Para añadir esta herramienta a una barra:

1. Seleccione el comando Herramientas, Personalizar.
2. En la ficha Comandos, elija la categoría Edición, y el comando Seleccionar celdas visibles.
3. Arrastre el comando hasta cualquier barra de herramientas, y déjelo en el lugar que prefiera. Excel 2000 le mostrará una indicación visual en el proceso.

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