Domande frequenti sulla funzionalità di stampa unione in Word 2003 e in Word 2007

In questo articolo viene trattata la funzionalità di stampa unione di Microsoft Office Word 2007 e di Microsoft Office Word 2003.

La stampa unione è una procedura che consente di creare lettere tipo, etichette postali, buste, elenchi in linea ed elenchi di distribuzione di messaggi di posta elettronica e documenti fax. Nel processo di stampa unione sono coinvolti tre documenti: il documento principale, il documento di origine e il documento unito. Per completare il processo di base di stampa unione, è necessario effettuare le seguenti operazioni:

• Aprire o creare un documento principale.
  
  Documento principale: in un'operazione di stampa unione in Word è il documento che contiene il testo e le immagini che rimangono uguali per ciascuna versione del documento unito, ad esempio l'indirizzo del mittente o la formula di apertura di una lettera tipo.
• Aprire o creare un'origine dati contenente le informazioni relative ai singoli destinatari.
  
  Origine dati: si tratta del file che contiene le informazioni da unire in un documento, ad esempio l'elenco dei nomi e degli indirizzi che si desidera utilizzare in una stampa unione. È necessario collegarsi all'origine dati prima di poterne utilizzare le informazioni per il processo di stampa unione.
• Aggiungere o personalizzare i campi unione nel documento principale.
  
  Campo unione: è un segnaposto che viene inserito nel documento principale. Inserire, ad esempio, il campo unione Città per fare in modo che venga inserito il nome di una città, quale "Roma", memorizzato nel campo dati Città.
• Nel documento principale unire i dati provenienti dall'origine dati, in modo da creare un nuovo documento unito.
  
  Documento unito: si tratta del documento finale che si ottiene quando si unisce il documento principale di stampa unione con l'elenco degli indirizzi. Questo documento può essere un documento stampato o un nuovo documento di Word contenente i risultati dell'unione.

In Word l'operazione di stampa unione è resa più facile grazie a un'apposita procedura guidata. Se tuttavia si preferisce non utilizzare tale procedura guidata, è possibile utilizzare la barra degli strumenti Stampa unione. Qualunque sia il metodo scelto, ogni singola riga o record dell'origine dati darà origine a una lettera tipo, un'etichetta postale, una busta o una voce di elenco.

La stampa unione può essere utilizzata anche per creare qualunque tipo di documento che associ campi a dati, non solo indirizzi o elenchi. Se ad esempio si dispone di un foglio di calcolo contenente tutti i titoli della propria raccolta di videocassette, sarà possibile utilizzare l'opzione Etichette per creare delle etichette per le videocassette.

D1: È possibile eseguire un'operazione di stampa unione allo stesso modo delle versioni precedenti di Microsoft Word?

R1: La funzionalità Stampa unione è la medesima delle versioni precedenti di Word. Ricorrere a uno dei metodi seguenti per utilizzare la stampa unione in Word 2003 e in Word 2007:

• Utilizzare la barra degli strumenti Stampa unione.
  
  In Word 2003, per visualizzare la barra degli strumenti Stampa unione, scegliere Barre degli strumenti dal menu Visualizza, quindi scegliere Stampa unione.
  
  In Word 2007, la barra degli strumenti della stampa unione si trova nella scheda Lettere e include i gruppi Inizia stampa unione, Inserisci campi, Anteprima risultati e Fine.
  
  Nota Le opzioni disponibili nella barra degli strumenti Stampa unione offrono funzioni simili alle versioni precedenti di Word.
• Utilizzare la funzionalità Prepara stampa unione.
  
  Per facilitare l'utilizzo di questa funzionalità, aggiungere il comando Prepara stampa unione al sottomenu Lettere e indirizzi del menu Strumenti in Word 2003, attenendosi alla procedura seguente:
  1. Scegliere Personalizza dal menu Strumenti.
  2. Scegliere la scheda Comandi.
  3. Nell'elenco Categorie fare clic su Tutti i comandi.
  4. Nell'elenco Comandi fare clic su Prepara stampa unione.
  5. Trascinare il comando Prepara stampa unione nel sottomenu Lettere e indirizzi del menu Strumenti.
     
     Nota Quando si rilascia il puntatore in corrispondenza del sottomenu Lettere e indirizzi, viene visualizzata una barra nera orizzontale che indica la posizione in cui il comando sarà visualizzato nel menu Strumenti una volta rilasciato il pulsante del mouse.
  6. Nella finestra di dialogo Personalizza scegliere Chiudi.
  
  Per aggiungere il comando Prepara stampa unione alla barra di accesso rapido in Word 2007, attenersi alla procedura seguente:
  1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office, quindi scegliere Opzioni di Word.
  2. Scegliere Personalizza.
  3. Fare clic su Tutti i comandi in Scegli comandi da, quindi fare clic su Prepara stampa unione nell'elenco Scegli comandi da.
  4. Scegliere Aggiungi, quindi OK.

D2: È possibile spostare il punto di inserimento mentre si inseriscono i campi unione?

R2: Quando è aperta la finestra di dialogo Inserisci campo unione, non è possibile spostare il punto di inserimento nel documento principale della stampa unione. Se si preme INVIO oppure la barra spaziatrice per tentare di spostare il punto di inserimento, il campo unione selezionato verrà inserito nel documento. Per spostare il punto di inserimento, chiudere la finestra di dialogo Inserisci campo unione, quindi spostare il punto di inserimento. Per inserire un altro campo unione in una posizione diversa del documento principale della stampa unione, fare clic su Inserisci campi unione sulla barra degli strumenti Stampa unione. Per modificare questo comportamento e utilizzare una funzionalità simile a quella disponibile nelle versioni precedenti di Word, aggiungere il pulsante Inserisci campo unione alla barra degli strumenti Stampa unione.

Per ulteriori informazioni sullo spostamento del punto di inserimento, fare clic sul numero dell'articolo della Microsoft Knowledge Base riportato di seguito: D3: La finestra di dialogo Seleziona origine dati utilizza sempre la cartella Origini dati utente quando si fa clic su Sfoglia per aprire un'origine dati. È possibile modificare questo comportamento?

R3: Sfortunatamente non è possibile modificare il comportamento della finestra di dialogo Seleziona origine dati. Verrà sempre aperta la cartella Origini dati utente. Tuttavia, è possibile creare un collegamento oppure utilizzare altri metodi nella finestra di dialogo Origini dati utente per accedere rapidamente ai propri elenchi di indirizzi di stampa unione.

Per ulteriori informazioni su come accedere rapidamente agli elenchi di indirizzi di stampa unione, fare clic sul numero dell'articolo della Microsoft Knowledge Base riportato di seguito:

D4: Come è possibile creare e stampare lettere tipo?

R4: Utilizzare la funzionalità di stampa unione se si desidera inviare la stessa lettera a più destinatari.

Per ulteriori informazioni su come utilizzare la funzionalità di stampa unione per creare lettere tipo, fare clic sul numero dell'articolo della Microsoft Knowledge Base riportato di seguito:

D5: Come è possibile utilizzare la stampa unione per creare un messaggio di posta elettronica?

R5: È consigliabile utilizzare la funzionalità di stampa unione se si invia lo stesso messaggio di posta elettronica a più destinatari con un programma di posta elettronica.

Per ulteriori informazioni sull'utilizzo della stampa unione per la creazione di un messaggio di posta elettronica, fare clic sul numero dell'articolo della Microsoft Knowledge Base riportato di seguito:

D6: È possibile utilizzare un campo unione nella riga dell'oggetto di un messaggio di posta elettronica?

R6: No. Nella riga dell'oggetto di un messaggio di posta elettronica è possibile solo digitare del testo.

D7: Come è possibile utilizzare la stampa unione per creare delle buste?

R7: Si consiglia di utilizzare la funzionalità di stampa unione per inviare lo stesso messaggio a più destinatari personalizzando ogni busta.

Per ulteriori informazioni sull'utilizzo della stampa unione per la creazione di un messaggio da inviare a più indirizzi da stampare direttamente sulle buste, fare clic sul numero dell'articolo della Microsoft Knowledge Base riportato di seguito:

D8: Come è possibile utilizzare la stampa unione per creare delle etichette?

R8: Si consiglia di utilizzare la funzionalità di stampa unione per stampare informazioni sulle etichette, ad esempio indirizzi per lettere o cartoline postali.

Per ulteriori informazioni sulla stampa unione per stampare informazioni sulle etichette, fare clic sul numero dell'articolo della Microsoft Knowledge Base riportato di seguito:

D9: Come si fa ad aggiungere un'immagine o un logo alle etichette?

R9: Nel documento principale della stampa unione di etichette è possibile aggiungere l'elemento grafico o il logo nella prima etichetta ricorrendo ai metodi seguenti:

• In Word 2003, scegliere Immagine dal menu Inserisci, quindi scegliere Da file.
• In Word 2007, fare clic su Immagine nel gruppo Illustrazioni della scheda Inserisci.

Per inserire l'elemento grafico o il logo nell'etichetta, utilizzare uno dei metodi seguenti:

• Sulla barra degli strumenti Stampa unione, visualizzata scegliendo Barre degli strumenti dal menu Visualizza e quindi scegliendo Stampa unione, fare clic su Diffondi etichette.
• Nel riquadro attività Stampa unione, visualizzato scegliendo Lettere e indirizzi dal menu Strumenti e quindi Creazione guidata Stampa unione, fare clic su Aggiorna tutte le etichette.

Le informazioni verranno copiate dalla prima etichetta a tutte le altre etichette nel documento principale della stampa unione etichette.

Per ulteriori informazioni sull'aggiunta di un'immagine o di un logo alle etichette, fare clic sul numero dell'articolo della Microsoft Knowledge Base riportato di seguito:

D10: Perché sullo schermo viene visualizzata solo una pagina di etichette quando si visualizza l'anteprima di un documento unito?

R10: Per visualizzare l'anteprima delle etichette utilizzando il riquadro attività Stampa unione, scegliere Successivo: Visualizzazione in anteprima delle etichette. La funzionalità di Anteprima presente nella Creazione guidata Stampa unione è progettata in modo da visualizzare soltanto una pagina alla volta. Per visualizzare tutte le etichette e apportare eventuali modifiche prima di stampare il documento unito, scegliere Successivo: Completamento unione, quindi Modifica singole etichette. Tutti gli indirizzi verranno uniti in un nuovo documento contenente tutte le etichette.

D11: Come è possibile utilizzare la stampa unione per creare un elenco o un catalogo?

R11: Si consiglia di utilizzare la funzionalità di stampa unione quando si desidera stampare un elenco, ad esempio un elenco telefonico o un elenco di voci sulla stessa pagina.

Per ulteriori informazioni sull'utilizzo della funzionalità di stampa unione per unire informazioni sotto forma di elenco o catalogo, fare clic sui numeri degli articoli della Microsoft Knowledge Base riportati di seguito:

D12: Perché l'opzione Unisci a fax non è disponibile per una stampa unione?

R12: Nelle versioni precedenti di Word, l'opzione Unisci a fax utilizza Microsoft Fax, anche noto con il nome At Work Fax. Tuttavia, Microsoft Office Outlook 2002, il programma di messaggistica di Microsoft Office XP, e le versioni successive non supportano Microsoft Fax.

Per ulteriori informazioni su Unisci a fax, fare clic sui numeri degli articoli della Microsoft Knowledge Base riportati di seguito:

D13: Come è possibile creare un elenco di indirizzi per la stampa unione?

R13: Il formato di origine dati più facile da utilizzare è la tabella di Word. È tuttavia possibile utilizzare un formato qualsiasi di database, ad esempio un file di testo in cui i campi siano separati da virgole o da tabulazioni e i record siano separati da segni di paragrafo.

Per ulteriori informazioni sulla creazione di un elenco di indirizzi per la stampa unione in Word, fare clic sul numero dell'articolo della Microsoft Knowledge Base riportato di seguito: