Word 2003 および Word 2007 の差し込み印刷に関してよく寄せられる質問 (FAQ)

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文書番号: 826838 - 対象製品
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概要

この資料では、Microsoft Office Word 2007 および Microsoft Office Word 2003 の差し込み印刷機能について説明します。

詳細

差し込み印刷は、定型書簡、宛名ラベル、封筒、名簿、および大量の電子メール メッセージやファックス文書を作成する際に使用されます。差し込み印刷の処理には、メイン文書、データ ファイル、差し込み印刷文書の 3 つの文書が必要です。差し込み印刷の基本的な処理を完了するには、以下の作業を実行する必要があります。
  • メイン文書を開くか、作成します。

    メイン文書 : これは、Word の差し込み印刷操作に使用する文書で、差し込み印刷に共通する文字列や図が入力されている文書です。たとえば、返信用の住所や定型書簡のあいさつ文などがあります。
  • 宛先の情報を含むデータ ファイルを開くか、作成します。

    データ ファイル : これは、文書に差し込む情報を含むファイルです。たとえば、差し込み印刷に使用する名前と住所のリストがあります。差し込み印刷の処理でこの情報を使用する前に、データ ファイルに接続する必要があります。
  • メイン文書で差し込みフィールドを追加するか、任意に設定します。

    差し込みフィールド : これは、メイン文書に挿入するプレースホルダです。たとえば、"都市" という差し込みフィールドを挿入し、Word で "東京" などの都市名を挿入します。これは "都市" というデータ フィールドに保存されます。
  • データ ファイルからメイン文書にデータを差し込み、差し込み印刷する新しい文書を作成します。

    差し込み印刷文書 : これは、差し込み印刷のメイン文書にアドレス帳を差し込んだ結果として作成される文書です。この文書は、印刷結果または差し込み結果を含む新しい Word 文書になります。
Word では、手順を案内するウィザードを使用することにより、簡単に差し込み印刷できるようになっています。ウィザードを使用せずに作業する場合は、[差し込み印刷] ツール バーを使用できます。どちらの方法でも、結果として、データ ファイルの各行 (レコード) から、定型書簡、宛名ラベル、封筒、または名簿の個別の項目が作成されます。

差し込み印刷を使用して、手紙や名簿だけでなく、フィールドをデータにマッピングする文書を作成することもできます。たとえば、ワークシートにビデオテープのコレクションが含まれている場合、ラベル オプションを使用してビデオテープのラベルを作成できます。

Q1 : 以前のバージョンの Microsoft Word と同じ方法で差し込み印刷を実行できますか。

A1 : 差し込み印刷には、以前のバージョンの Word と同じ機能があります。Word 2003 および Word 2007 では、以下のいずれかの方法を使用して差し込み印刷を実行します。
  • [差し込み印刷] ツール バーを使用します。

    Word 2003 で [差し込み印刷] ツール バーを表示するには、[表示] メニューの [ツールバー] をポイントし、[差し込み印刷] をクリックします。

    Word 2007 では、[差し込み印刷] ツール バーは [差し込み文書] タブにあり、[差し込み印刷の開始] グループ、[文章入力とフィールドの挿入] グループ、[結果のプレビュー] グループ、および [完了] グループなどがあります。

    : [差し込み印刷] ツール バーのオプション機能は、以前のバージョンの Word と同様です。
  • [差し込み印刷ヘルパー] を使用します。

    Word 2003 で差し込み印刷ヘルパーにアクセスしやすくするには、[ツール] メニューの [はがきと差し込み印刷] サブメニューに [差し込み印刷ヘルパー] コマンドを追加します。この操作を行うには、次の手順を実行します。
    1. [ツール] メニューの [ユーザー設定] をクリックします。
    2. [コマンド] タブをクリックします。
    3. [分類] ボックスの一覧で [すべてのコマンド] をクリックします。
    4. [コマンド] ボックスの一覧の [MailMergeHelper] をクリックします。
    5. [MailMergeHelper] コマンドを [ツール] メニューの [はがきと差し込み印刷] サブメニューにドラッグします。

      : [はがきと差し込み印刷] サブメニューにポインタを置くと、横向きの黒いバーが表示されます。このバーは、マウス ボタンを離したときに、コマンドが [ツール] メニューに表示される位置を示しています。
    6. [ユーザー設定] ダイアログ ボックスで、[閉じる] をクリックします。
    Word 2007 でクイック アクセス ツール バーに [差し込み印刷ヘルパー] コマンドを追加するには、次の手順を実行します。
    1. Microsoft Office ボタンをクリックし、[Word のオプション] をクリックします。
    2. [ユーザー設定] をクリックします。
    3. [コマンドの選択] で [すべてのコマンド] をクリックし、[コマンドの選択] ボックスの一覧で [差し込み印刷ヘルパー] をクリックします。
    4. [追加] をクリックして [OK] をクリックします。
Q2 : 差し込みフィールドを挿入する際にカーソルを移動できますか。

A2 : [差し込みフィールドの挿入] ダイアログ ボックスが開いているときは、差し込み印刷のメイン文書にカーソルを移動できません。Enter キーまたは Space キーを押してカーソルを移動しようとすると、選択された差し込みフィールドが文書に挿入されます。カーソルを移動するには、[差し込みフィールドの挿入] ダイアログ ボックスを閉じ、カーソルを移動します。他の差し込みフィールドを、差し込み印刷のメイン文書の異なる場所に挿入するには、[差し込み印刷] ツール バーの [差し込みフィールドの挿入] をクリックします。この現象を回避して、以前のバージョンの Word と同様の機能を使用するには、[差し込み印刷] ツール バーに [差し込みフィールドの挿入] ボタンを追加します。

カーソル位置を移動する方法の関連情報を参照するには、以下の「サポート技術情報」 (Microsoft Knowledge Base) をクリックしてください。
276005 [WD2002] 差し込みフィールドを挿入するときに、カーソル位置を移動できない
Q3 : [参照] をクリックしてデータ ファイルを開くと、[データ ファイルの選択] ダイアログ ボックスでは常に [My Data Sources] フォルダが開かれます。これは変更できるでしょうか。

A3 : [データ ファイルの選択] ダイアログ ボックスの動作は変更できません。必ず [My Data Sources] フォルダに戻ります。ただし、[My Data Sources] ダイアログ ボックスでショートカットを作成するか、他の方法を使用して、差し込み印刷のアドレス帳にすばやくアクセスすることができます。

差し込み印刷アドレス一覧に簡単にアクセスする方法の関連情報を参照するには、以下の「サポート技術情報」 (Microsoft Knowledge Base) をクリックしてください。
276004 Word 2002 以降のバージョンの Word で [データ ファイルの選択] ダイアログ ボックスの [ファイルの場所] ボックスに常に [My Data Sources] が表示される


Q4 : 定型書簡を作成して印刷する方法を教えてください。

A4 : 同じ書簡を複数の宛先に送信する場合は、差し込み印刷機能を使用します。

定型書簡を作成するために差し込み印刷を使用する方法の関連情報を参照するには、以下の「サポート技術情報」 (Microsoft Knowledge Base) をクリックしてください。
294683 Word 2002 以降のバージョンの Word で差し込み印刷を使用して定型書簡を作成する方法


Q5 : 電子メール メッセージに対して差し込み印刷を実行する方法を教えてください。

A5 : メール プログラムを使用して、同じ電子メール メッセージを複数の宛先に送信する場合は、差し込み印刷機能を使用できます。

定型書簡を作成するために差し込み印刷を使用する方法の関連情報を参照するには、以下の「サポート技術情報」 (Microsoft Knowledge Base) をクリックしてください。
294694 Word 2002 で差し込み印刷を使用して電子メール メッセージを作成する方法


Q6 : 電子メール メッセージの件名に差し込みフィールドを使用できますか。

A6 : いいえ。電子メール メッセージの [件名] ボックスに入力できるのは、文字列のみです。

Q7 : 封筒に差し込み印刷を実行する方法を教えてください。

A7 : 大量の郵便物を複数の宛先に送り、それぞれの封筒を個人別にする場合、差し込み印刷機能を使用できます。

差し込み印刷アドレスを使用して封筒に直接印刷する方法の関連情報を参照するには、以下の「サポート技術情報」 (Microsoft Knowledge Base) をクリックしてください。
294685 Word 2002 で差し込み印刷を使用して封筒を作成する方法


Q8 : ラベルに差し込み印刷を実行する方法を教えてください。

A8 : たとえば、レターやはがきの住所など、ラベルに関する情報を印刷する場合、差し込み印刷機能を使用できます。

ラベルを作成するために差し込み印刷を使用する方法の関連情報を参照するには、以下の「サポート技術情報」 (Microsoft Knowledge Base) をクリックしてください。
294684 [WD2002] 差し込み印刷機能を使って宛名ラベルを作成する方法


Q9 : ラベルに図やロゴを追加する方法を教えてください。

A9 : ラベル差し込み印刷のメイン文書で、最初のラベルに図やロゴを追加するには、次の手順を実行します。
  • Word 2003 では、[挿入] メニューの [図] をポイントし、[ファイルから] をクリックします。
  • Word 2007 では、[挿入] タブの [図] グループで [図] をクリックします。
ラベルに図やロゴを追加するには、次のいずれかの方法を実行します。
  • [差し込み印刷] ツール バー ([表示] メニューの [ツールバー] をポイントし、[差し込み印刷] をクリックします) の [複数ラベルに反映] をクリックします。
  • [差し込み印刷] 作業ウィンドウ ([ツール] メニューの [はがきと差し込み印刷] をポイントし、[差し込み印刷] をクリックします) の [すべてのラベルの更新] をクリックします。
これによって、最初のラベルからラベル差し込み印刷のメイン文書の各ラベルに情報がコピーされます。

ラベルにグラフィックやロゴを挿入する方法の関連情報を参照するには、以下の「サポート技術情報」 (Microsoft Knowledge Base) をクリックしてください。
285065 [WD2002] すべてのラベルに同じグラフィックやロゴを挿入する方法


Q10 : 差し込み文書をプレビュー表示する際に、画面にラベルが 1 ページしか表示されない理由を教えてください。

A10 : [差し込み印刷] 作業ウィンドウを使用して宛名ラベルをプレビュー表示するには、[次へ : ラベルのプレビュー表示] をクリックします。差し込み印刷ウィザードのプレビュー機能は、一度に 1 ページのみを表示するよう設計されています。すべてのラベルを表示し、必要に応じて変更した後に差し込み文書を印刷するには、[次へ : 差し込み印刷の完了] をクリックします。[各ラベルの編集] をクリックすると、差し込み印刷を行ったラベルの文書が開きます。

Q11 : 名簿やカタログに差し込み印刷を使用する方法を教えてください。

A11 : 電話帳や項目リストなど、リストを同じページに印刷する場合、差し込み印刷機能を使用できます。

名簿やカタログを作成するために差し込み印刷を使用する方法の関連情報を参照するには、以下の「サポート技術情報」 (Microsoft Knowledge Base) をクリックしてください。
294693 Word 2002 で差し込み印刷を使用して名簿を作成する方法
294686 [WD2002] 差し込み印刷機能を使ってカテゴリ順にソートされたリストを作成する方法


Q12 : 差し込み印刷で [ファックスへ差し込み] がなぜ使用可能にならないのですか?

A12 : 以前のバージョンの Word では、[ファックスへ差し込み] オプションで Microsoft Fax (At Work Fax とも呼ばれています) が使用されていましたが、Microsoft Office XP のメッセージング プログラムである Microsoft Outlook 2002 およびそれ以降のバージョンでは Microsoft Fax がサポートされていません。

ファックスへの差し込み印刷を使用する方法の関連情報を参照するには、以下の「サポート技術情報」 (Microsoft Knowledge Base) をクリックしてください。
294695 Word 2002 で差し込み印刷を使用してファックスを作成する方法
282550 [差し込み印刷] ツール バーで [ファックスへ差し込み] コマンドが利用できない


Q13 : 差し込み印刷用のアドレス帳を使用する方法を教えてください。

A13 : 最も簡単なデータ ファイルの形式は Word の表です。ただし、フィールドがコンマやタブで区切られたテキスト ファイルや、レコードが段落記号で区切られたテキスト ファイルなど、データベース形式も使用できます。

Word で差し込み印刷のためのアドレス帳を作成する方法の関連情報を参照するには、以下の「サポート技術情報」 (Microsoft Knowledge Base) をクリックしてください。
294688 Word 2002 で差し込み印刷のアドレス帳を設計および設定する方法

プロパティ

文書番号: 826838 - 最終更新日: 2011年5月11日 - リビジョン: 3.0
この資料は以下の製品について記述したものです。
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Office Outlook 2003
  • Microsoft Office Outlook 2007
  • Microsoft Word 2010
キーワード:?
kbexpertisebeginner kbfaq kbmerge kbhowto KB826838
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