Vanliga frågor om funktionen för koppling av dokument i Word 2003

Artikelöversättning Artikelöversättning
Artikel-id: 826838 - Visa produkter som artikeln gäller.
Visa alla | Dölj alla

Sammanfattning

Den här artikeln handlar om kopplade dokument i Word 2003.

Mer Information

Kopplade dokument används för att skapa standardbrev, adressetiketter, kuvert, kataloger samt massutskick av e-post och fax. I kopplingen ingår tre dokument: huvuddokumentet, datakällan och det kopplade dokumentet. Så här utför du grundprocessen:
  • Öppna eller skapa ett huvuddokument.

    Huvuddokument: Dokumentet som innehåller text och grafik som är gemensamma för alla versioner av det kopplade Word-dokumentet, t.ex. avsändaradressen eller hälsningsfrasen i ett standardbrev.
  • Öppna eller skapa en datakälla med individuell mottagarinformation.

    Datakälla: Filen med informationen som ska kopplas till ett dokument. Ett exempel är listan över namn och adresser som ska användas i en dokumentkoppling. Du måste ansluta till datakällan innan du kan använda informationen i den för dokumentkopplingen.
  • Lägg till eller anpassa kopplingsinstruktioner i huvuddokumentet.

    Kopplingsinstruktion: En platshållare som infogas i huvuddokumentet. Infoga exempelvis kopplingsinstruktionen Stad om du vill infoga namnet på en stad, t.ex. "Paris", som är lagrat i datafältet Stad.
  • Koppla data från datakällan till huvuddokumentet för att skapa ett nytt, kopplat dokument.

    Kopplat dokument: Dokumentet som är resultatet av kopplingen mellan huvuddokumentet och adresslistan. Detta kan vara en utskrift eller ett nytt Word 2003-dokument med resultaten av kopplingen.
Du kan enkelt koppla dokument i Word 2003 med hjälp av en guide som leder dig genom alla steg. Om du föredrar att arbeta utan hjälp av guiden kan du använda verktygsfältet Koppla dokument. Vilket du än väljer blir resultatet att varje rad (eller post) i datakällan ger ett standardbrev, en adressetikett, ett kuvert eller en katalogpost.

Du kan också använda kopplade dokument för att skapa valfri typ av dokument där fält matchas till data, inte bara utskick eller kataloger. Om du t.ex. har en lista över dina videoband i ett kalkylblad kan du använda alternativet Etiketter för att skapa etiketter till banden.

F1: Kan koppling av dokument genomföras på samma sätt som i tidigare versioner av Microsoft Word?

S1: Kopplade dokument fungerar på samma sätt som i tidigare versioner av Word. Följande metoder kan användas för koppling av dokument i Word 2003:
  • Använd verktygsfältet Koppla dokument.

    Visa verktygsfältet Koppla genom att peka på VerktygsfältVisa-menyn och sedan klicka på Koppla.

    Obs! Alternativen i verktygsfältet Koppla fungerar ungefär likadant som i tidigare versioner av Word.

    eller
  • Använd Koppla dokument.

    För att kommandot Koppla dokument ska vara lätt åtkomligt kan du lägga till det på undermenyn Brev och utskickVerktyg-menyn Gör så här:
    1. Klicka på AnpassaVerktyg-menyn.
    2. Klicka på fliken Kommandon.
    3. Klicka på Alla kommandon i listan Kategorier.
    4. Klicka på Koppla dokument i listan Kommandon.
    5. Dra kommandot Koppla dokument till undermenyn Brev och utskick på Verktyg-menyn.

      Obs! När du placerar pekaren över undermenyn Brev och utskick visas ett vågrätt svart fält. Fältet anger platsen där kommandot kommer att visas på menyn Verktyg när du släpper musknappen.
    6. Klicka på Stäng i dialogrutan Anpassa.
F2: Kan jag flytta insättningspunkten medan jag infogar kopplingsinstruktioner?

S2: När dialogrutan Infoga kopplingsinstruktion är öppen kan du inte flytta insättningspunkten i huvuddokumentet. Om du trycker på RETUR eller BLANKSTEG för att flytta insättningspunkten, infogas den valda kopplingsinstruktionen i dokumentet. Om du vill flytta insättningspunkten måste du första stänga dialogrutan Infoga kopplingsinstruktion. Om du vill infoga en ny kopplingsinstruktion på en annan plats i huvuddokumentet klickar du på Infoga kopplingsinstruktioner i verktygsfältet Koppla dokument. Om du vill att det ska fungera ungefär som i tidigare versioner av Word kan du lägga till knappen Infoga kopplingsinstruktion i verktygsfältet Koppla dokument.

Om du vill veta mer om hur du flyttar insättningspunkten klickar du på artikelnumret nedan och läser artikeln i Microsoft Knowledge Base:
276005 WD2002: Det går inte att flytta insättningspunkten när du infogar en kopplingsinstruktion


F3: I dialogrutan Välj datakälla visas alltid mappen Mina datakällor när jag klickar på Bläddra för att öppna en datakälla. Kan detta ändras?

S3: Tyvärr går det inte att ändra funktionen hos dialogrutan Välj datakälla. Den visar alltid mappen Mina datakällor som standard. Du kan emellertid skapa en genväg eller använda andra metoder i dialogrutan Mina datakällor för att snabbt få tillgång till dina adresslistor för koppling.

Om du vill veta mer om hur du snabbt får tillgång till adresslistor för koppling klickar du på artikelnumret nedan och läser artikeln i Microsoft Knowledge Base:
276004 "Mina datakällor" visas alltid i listan Välj datakälla (Länken kan leda till en webbplats som är helt eller delvis på engelska)


F4: Hur skapar jag och skriver ut standardbrev?

S4: Använd kopplade dokument för att skicka samma brev till flera mottagare. Om du vill veta mer om hur du använder kopplade dokument för att skapa standardbrev klickar du på artikelnumret nedan och läser artikeln i Microsoft Knowledge Base:
294683 Använda kopplade dokument för att skapa standardbrev i Word 2002


F5: Hur skapar jag e-postmeddelanden med kopplade dokument?

S5: Du kan använda kopplade dokument om du skickar samma e-postmeddelanden till flera mottagare med hjälp av ett e-postprogram.

Om du vill veta mer om hur du använder kopplade dokument för att skicka e-post till flera mottagare klickar du på artikelnumret nedan och läser artikeln i Microsoft Knowledge Base:
294694 Använda kopplade dokument för att skapa e-postmeddelanden i Word 2002 (Länken kan leda till en webbplats som är helt eller delvis på engelska)


F6: Kan jag använda en kopplingsinstruktion i rutan Ämne i ett e-postmeddelande?

S6: Nej. Du kan bara skriva in text i rutan Ämne i ett e-postmeddelande.

F7: Hur använder jag kopplade dokument för kuvert?

S7: Du kan använda kopplade dokument om du gör ett massutskick till flera mottagare och vill att varje kuvert ska vara personligt utformat.

Om du vill veta mer om hur du använder kopplade dokument för att skriva ut direkt på kuvert klickar du på artikelnumret nedan och läser artikeln i Microsoft Knowledge Base:
294685 Använda kopplade dokument för att skapa en kuvert i Word 2002 (Länken kan leda till en webbplats som är helt eller delvis på engelska)


F8: Hur använder jag kopplade dokument för etiketter?

S8: Du kan använda kopplade dokument för att skriva ut information på etiketter, t.ex. postadresser för brev eller vykort.

Om du vill veta mer om hur du använder kopplade dokument för att skapa etiketter klickar du på artikelnumret nedan och läser artikeln i Microsoft Knowledge Base:
294684 WD2002: Så här använder du Koppla dokument för att skapa adressetiketter


F9: Hur lägger jag till grafik eller en logotyp i mina etiketter?

S9: Lägg till önskad bild eller logotyp på den första etiketten i huvuddokumentet. (Så här infogar du en bild: peka på BildInfoga-menyn och klicka på Från fil.) Infoga sedan grafiken eller logotypen med någon av följande metoder:
  • Klicka på Massproducerade etiketter i verktygsfältet Koppla dokument. (Peka på VerktygsfältVisa-menyn och klicka på Koppla dokument), .
  • Klicka på Uppdatera alla etiketter i åtgärdsfönstret Koppla dokument. (Peka på Brev och utskickVerktyg-menyn och klicka sedan på Guiden Koppla dokument.)
Därmed kopieras informationen från den första etiketten till samtliga andra etiketter i huvuddokumentet.

Om du vill veta mer om hur du lägger till grafik eller en logotyp på etiketter klickar du på artikelnumret nedan och läser artikeln i Microsoft Knowledge Base:
285065 WD2002: Så lägger du till grafik eller en logotyp till varje etikett


F10: Varför finns det bara en sida med etiketter på skärmen vid förhandsgranskning av ett kopplat dokument?

S10: Om du vill förhandsgranska adressetiketter med hjälp av åtgärdsfönstret Koppla dokument klickar du på Nästa: Förhandsgranska etiketterna. Det visas endast en sida i taget i funktionen Förhandsgranskning i guiden Koppla dokument. Om du vill se alla etiketter och göra eventuella ändringar som krävs innan du skriver ut det kopplade dokumentet klickar du på Nästa: Slutför koppling av dokument. Klicka på Redigera enskilda etiketter. När du gör det öppnas ett nytt dokument med de kopplade etiketterna.

F11: Hur använder jag kopplade dokument för att skapa en katalog?

S11: Du kan använda kopplade dokument för att skriva ut en lista, t.ex. en telefonlista eller en lista över objekt på samma sida.

Om du vill veta mer om hur du använder kopplade dokument för att skapa en katalog klickar du på artikelnumren nedan och läser artiklarna i Microsoft Knowledge Base:
294693 Använda kopplade dokument för att skapa en katalog i Word 2002 (Länken kan leda till en webbplats som är helt eller delvis på engelska)
294686 Använda kopplade dokument för att skapa en lista som sorteras efter kategori i Word 2002 (Länken kan leda till en webbplats som är helt eller delvis på engelska)


F12: Varför är alternativet Koppla till fax inte tillgängligt för kopplade dokument?

S12: I tidigare versioner av Word användes Microsoft Fax (även kallat At Work Fax) vid kommandot Koppla till fax. Microsoft Outlook 2002, programmet för att skicka och ta emot meddelanden i Microsoft Office XP, stöder emellertid inte Microsoft Fax.

Om du vill veta mer om Koppla till fax klickar du på artikelnumren nedan och läser artiklarna i Microsoft Knowledge Base:
294695 Använda kopplade dokument för att skapa fax i Word 2002 (Länken kan leda till en webbplats som är helt eller delvis på engelska)
282550 Kommandot Koppla till fax är inte tillgängligt i verktygsfältet Koppla dokument (Länken kan leda till en webbplats som är helt eller delvis på engelska)


F13: Hur skapar jag en adresslista för kopplade dokument?

S13: Det enklaste formatet för en datakälla att arbeta med är en Word-tabell. Du kan emellertid använda vilken databastyp som helst, t.ex. en textfil med fält som skiljs åt av kommatecken eller tabbar, och poster som skiljs åt av stycketecken.

Om du vill veta mer om hur du skapar en adresslista för kopplade dokument i Word klickar du på artikelnumret nedan och läser artikeln i Microsoft Knowledge Base:
294688 Utforma och skapa en adresslista för kopplade dokument i Word 2002 (Länken kan leda till en webbplats som är helt eller delvis på engelska)
Innehållsunderhåll: 12834

Egenskaper

Artikel-id: 826838 - Senaste granskning: den 16 juni 2006 - Revision: 4.0
Informationen i denna artikel gäller:
  • Microsoft Office Word 2003
  • Microsoft Office Outlook 2003
Nyckelord: 
kbfaq kbmerge kbhowto KB826838

Ge feedback

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com