Beschreibung des Features "AutoArchivierung" in Outlook

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Ihr Outlook-Postfach wächst, wenn Elemente auf die gleiche Weise erstellt werden wie Papiere auf Ihrem Schreibtisch. In der papierbasierten Welt können Sie gelegentlich ihre Dokumente durchblättern und diejenigen speichern, die wichtig sind, aber selten verwendet werden. Sie können dokumente, die weniger wichtig sind, wie z. B. Zeitungen und Zeitschriften, basierend auf ihrem Alter verwerfen.

Sie können den gleichen Prozess in Outlook 2003 und höheren Versionen schnell abschließen. Sie können alte Elemente manuell in eine Speicherdatei übertragen, indem Sie im Menü Datei die Option Archiv auswählen. Alternativ können Alte Elemente mithilfe der AutoArchivierungsfunktion automatisch übertragen werden. Elemente gelten als alt, wenn sie das von Ihnen angegebene Alter erreichen. Mit der AutoArchivierungsfunktion können Sie alte Elemente entweder löschen oder verschieben. Outlook kann alle Arten von Elementen archivieren, aber es kann nur Dateien finden, die in einem E-Mail-Ordner wie einer Microsoft Excel-Tabelle oder einem Microsoft Word-Dokument gespeichert sind, das an eine E-Mail-Nachricht angefügt ist. Eine Datei, die nicht in einem E-Mail-Ordner gespeichert ist, kann nicht archiviert werden.

Das AutoArchivierungsfeature verfügt über einen zweistufigen Prozess. Zuerst aktivieren Sie das Feature AutoArchivierung. Zweitens legen Sie die Eigenschaften für die AutoArchivierungsfunktion für jeden Ordner fest, den Sie archivieren möchten.

Hinweis

Wenn Sie über mehrere Exchange-Konten im selben Outlook-Profil verfügen, gilt die Standardeinstellung für die automatische Archivierung für alle Konten. Um dies zu vermeiden, wenden Sie die Einstellung AutoArchivierung auf Ordnerebene an.

Auf Ordnerebene können Sie bestimmen, welche Elemente archiviert werden sollen und wie häufig sie archiviert werden. Sie können einzelne Ordner automatisch archivieren oder eine Standardeinstellung für die Automatische Archivierung für alle Ordner konfigurieren. Konfigurieren Sie dann die AutoArchivierungseinstellungen für einzelne Ordner, die sie nicht mit den Standardeinstellungen für die AutoArchivierung verwenden möchten. Das Feature AutoArchivierung wird automatisch ausgeführt, wenn Sie Outlook starten. Outlook überprüft die AutoArchivierungseigenschaften jedes Ordners nach Datum und verschiebt alte Elemente in Ihre Archivdatei. Elemente, die in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben werden, werden gelöscht.

Outlook 2003 und Outlook 2007

Standardmäßig sind mehrere Outlook-Ordner mit aktivierter AutoArchivierung eingerichtet. Die folgende Liste enthält die Ordner, in denen das Feature AutoArchivierung aktiviert ist, und der Standardalterungszeitraum jedes Ordners:

  • Der Ordner "Kalender" (sechs Monate)
  • Ordner "Aufgaben" (sechs Monate)
  • Ordner Journal (sechs Monate)
  • Ordner "Gesendete Elemente" (zwei Monate)
  • Ordner "Gelöschte Elemente" (zwei Monate)

In den Ordnern Posteingang, Notizen, Kontakte und Entwürfe ist das Feature AutoArchivierung nicht automatisch aktiviert. Sie können die AutoArchivierungsfunktion nicht mit dem Ordner Kontakte verwenden, da der Ordner Kontakte keine Archiveigenschaft aufweist.

Outlook 2010 und neuere Versionen

Standardmäßig ist die AutoArchivierungsfunktion in Outlook 2010 und höheren Versionen deaktiviert. Das Feature AutoArchivierung ist in Outlook 2003 und Outlook 2007 standardmäßig aktiviert. Wenn Sie die AutoArchivierungsfunktion in Outlook 2003 oder Outlook 2007 nicht deaktivieren und ein Upgrade auf Outlook 2010 oder höhere Versionen durchführen, bleibt die Funktion AutoArchivierung aktiviert.

Der Unterschied zwischen Archivierung und Export von Elementen

Wenn Sie Elemente archivieren, können Sie die Elemente nur in einer persönlichen Ordnerdatei (PST)-Datei archivieren. Wenn Sie Elemente exportieren, können Sie die Elemente in viele verschiedene Dateitypen exportieren, einschließlich PST-Dateien und Textdateien mit Trennzeichen. Ihre vorhandene Ordnerstruktur wird in Ihrer neuen Archivdatei beibehalten. Wenn sich über dem von Ihnen archivierten Ordner ein übergeordneter Ordner befindet, wird der übergeordnete Ordner in der Archivdatei erstellt. Die Elemente, die sich im übergeordneten Ordner befinden, werden jedoch nicht archiviert. Auf diese Weise ist die gleiche Ordnerstruktur zwischen der Archivdatei und Ihrem Postfach vorhanden. Ordner werden nach der Archivierung beibehalten, auch wenn sie leer sind. Sie können nur einen Dateityp archivieren, eine PST-Datei.

Wenn Sie Elemente exportieren, werden die ursprünglichen Elemente in die Exportdatei kopiert, aber sie werden nicht aus dem aktuellen Ordner entfernt.

Aktivieren des Features "AutoArchivierung"

Für Outlook 2010 und neuere Versionen:

  1. Wählen Sie die Registerkarte Datei und dann im Menü Datei die Registerkarte Optionen aus.
  2. Wählen Sie die Registerkarte Erweitert aus.
  3. Wählen Sie AutoArchivierungseinstellungen aus.
  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen AutoArchivierung Alle . Geben Sie eine Zahl in das Feld Tage ein, um anzugeben, wie häufig der AutoArchivierungsprozess ausgeführt wird.
  5. Wenn Sie vor der Archivierung der Elemente benachrichtigt werden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Vor autoArchivierung eingabeaufforderung .
  6. Geben Sie im Feld Standardarchivdatei einen Dateinamen für die archivierten Elemente ein, in die übertragen werden soll, oder wählen Sie Durchsuchen aus, um aus einer Liste auszuwählen.
  7. Klicken Sie zweimal auf OK.

Für Outlook 2007 und Outlook 2003:

  1. Wählen Sie im Menü Extrasdie Option Optionen und dann die Registerkarte Andere aus.
  2. Wählen Sie AutoArchivierung aus.
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen AutoArchivierung Alle , und geben Sie dann an, wie häufig der AutoArchivierungsprozess ausgeführt wird, indem Sie eine Zahl in das Feld Tage eingeben.
  4. Wenn Sie vor der Archivierung der Elemente benachrichtigt werden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Vor autoArchivierung eingabeaufforderung .
  5. Geben Sie im Feld Standardarchivdatei einen Dateinamen für die archivierten Elemente ein, in die übertragen werden soll, oder wählen Sie Durchsuchen aus, um aus einer Liste auszuwählen.
  6. Klicken Sie zweimal auf OK.

Nachdem Sie die Funktion AutoArchivierung aktiviert haben, müssen Sie die AutoArchivierungseigenschaften für jeden Ordner festlegen.

Wichtig

Die Outlook-Datendatei (PST), die Sie als Standardarchivdatei auswählen, muss sich auf dem lokalen Computer befinden. Die Verwendung vernetzter PST-Dateien wird nur mit Outlook 2010 und unter sehr spezifischen Bedingungen unterstützt. Weitere Informationen zu den Grenzwerten für die Verwendung von PST-Dateien über das Netzwerk finden Sie unter Grenzwerte für die Verwendung persönlicher Ordnerdateien (PST)-Dateien über LAN- und WAN-Verbindungen.

Festlegen der AutoArchivierungseigenschaften für einen Ordner

Für Outlook 2010 und neuere Versionen:

Methode 1:

  1. Wählen Sie den Ordner aus, den Sie autoArchivieren möchten.
  2. Wählen Sie die Registerkarte Ordner und dann AutoArchivierungseinstellungen aus.

Methode 2:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie automatisch archivieren möchten, und wählen Sie dann Eigenschaften aus.
  2. Wählen Sie die Registerkarte AutoArchivierung aus.
  3. Um die Eigenschaften der AutoArchivierung für diesen Ordner festzulegen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Elemente bereinigen, die älter als sind.
  4. Um anzugeben, wann die Elemente automatisch in Ihre Archivdatei übertragen werden müssen, geben Sie eine Zahl in das Feld Monate ein.
  5. Um eine Datei für die archivierten Elemente anzugeben, in die übertragen werden soll, wählen Sie Alte Elemente verschieben in aus.
  6. Geben Sie im Feld Alte Elemente verschieben in einen Dateinamen für die archivierten Elemente ein. Oder wählen Sie Durchsuchen aus, um aus einer Liste auszuwählen, und klicken Sie dann auf OK.

Für Outlook 2007 und Outlook 2003:

  1. Klicken Sie in der Ordnerliste mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie autoArchivieren möchten, und wählen Sie dann Eigenschaften aus.
  2. Wählen Sie die Registerkarte AutoArchivierung aus.
  3. Wählen Sie zum Festlegen der AutoArchivierungseigenschaften für diesen Ordner die Option Elemente bereinigen aus, die älter als sind.
  4. Um anzugeben, wann die Elemente automatisch in Ihre Archivdatei übertragen werden müssen, geben Sie eine Zahl in das Feld Monate ein.
  5. Um eine Datei für die archivierten Elemente anzugeben, in die übertragen werden soll, wählen Sie Alte Elemente verschieben in aus.
  6. Geben Sie im Feld Alte Elemente verschieben in einen Dateinamen für die archivierten Elemente ein. Oder wählen Sie Durchsuchen aus, um aus einer Liste auszuwählen, und klicken Sie dann auf OK.