Αναγν. άρθρου: 830119 - Τελευταία αναθεώρηση: Πέμπτη, 13 Μαΐου 2010 - Αναθεώρηση: 3.0

Περιγραφή της δυνατότητας Αυτόματης Αρχειοθέτησης (AutoArchive) στα προγράμματα Outlook 2007 και Outlook 2003

Δείτε τα προϊόντα στα οποία αναφέρεται το συγκεκριμένο άρθρο.
Συμβουλή συστήματοςΑυτό το άρθρο ισχύει για διαφορετικό λειτουργικό σύστημα από αυτό που χρησιμοποιείτε. Το περιεχόμενο του άρθρου που ενδέχεται να μην σας αφορά έχει απενεργοποιηθεί.
Για την έκδοση αυτού του άρθρου που αφορά το Microsoft Outlook 2000, ανατρέξτε στο άρθρο 239652  (http://support.microsoft.com/kb/239652/EL/ ) .
Για την έκδοση αυτού του άρθρου που αφορά το Microsoft Outlook 2002 ανατρέξτε στο άρθρο 290847  (http://support.microsoft.com/kb/290847/EL/ ) .

Σε αυτήν τη σελίδα

Ανάπτυξη όλων | Σύμπτυξη όλων

Περίληψη

Αυτό το άρθρο περιγράφει τη δυνατότητα "Αυτόματη Αρχειοθέτηση" (AutoArchive) στα προγράμματα Microsoft Office Outlook 2007 και Microsoft Office Outlook 2003.
Επιστροφή στην αρχή

Περισσότερες πληροφορίες

Το γραμματοκιβώτιο του Microsoft Outlook που χρησιμοποιείτε μεγαλώνει καθώς δημιουργούνται στοιχεία, με τον ίδιο τρόπο που συσσωρεύονται χαρτιά επάνω στο γραφείο σας. Όσοι χρησιμοποιούν ακόμα χαρτί, μπορούν, κατά διαστήματα, να ελέγχουν τα έγγραφά τους και να αποθηκεύουν αυτά που θεωρούνται σημαντικά αλλά χρησιμοποιούνται σπάνια. Μπορούν επίσης να απορρίπτουν αυτά που θεωρούνται λιγότερο σημαντικά, όπως εφημερίδες και περιοδικά, ανάλογα με την παλαιότητά τους.

Μπορείτε να ολοκληρώσετε γρήγορα την ίδια διαδικασία στα προγράμματα Outlook 2007 και Outlook 2003. Μπορείτε να μεταφέρετε με μη αυτόματο τρόπο παλιά στοιχεία σε ένα αρχείο αποθήκευσης, κάνοντας κλικ στην επιλογή Αρχειοθέτηση (Archive) του μενού Αρχείο (File) ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα "Αυτόματη Αρχειοθέτηση" (AutoArchive) έτσι ώστε να γίνεται αυτόματη μεταφορά των παλιών στοιχείων. Τα στοιχεία θεωρούνται παλιά όταν φθάσουν στην ηλικία που έχετε καθορίσει. Με τη δυνατότητα "Αυτόματη Αρχειοθέτηση" (AutoArchive), μπορείτε να διαγράφετε ή να μεταφέρετε παλιά στοιχεία. Το Outlook 2007 ή το Outlook 2003 έχουν τη δυνατότητα αρχειοθέτησης στοιχείων κάθε είδους, αλλά είναι σε θέση να εντοπίζουν μόνο αρχεία που είναι αποθηκευμένα σε ένα φάκελο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως ένα υπολογιστικό φύλλο του Microsoft Excel ή ένα έγγραφο του Microsoft Word, τα οποία είναι συνημμένα σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ένα αρχείο που δεν είναι αποθηκευμένο σε φάκελο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι δυνατόν να αρχειοθετηθεί.

Η διαδικασία της δυνατότητας "Αυτόματη Αρχειοθέτηση" (AutoArchive) ολοκληρώνεται σε δύο βήματα. Πρώτα, ενεργοποιείτε τη δυνατότητα "Αυτόματη Αρχειοθέτηση" (AutoArchive). Στη συνέχεια, ορίζετε τις ιδιότητες της δυνατότητας "Αυτόματη Αρχειοθέτηση" (AutoArchive) σε κάθε φάκελο που θέλετε να αρχειοθετήσετε.

Σε επίπεδο φακέλου, μπορείτε να καθορίσετε τα στοιχεία που πρόκειται να αρχειοθετηθούν καθώς και τη συχνότητα αρχειοθέτησης. Μπορείτε να αρχειοθετείτε αυτόματα μεμονωμένους φακέλους ή μπορείτε να ορίζετε μια προεπιλεγμένη ρύθμιση αυτόματης αρχειοθέτησης (AutoArchive) για όλους τους φακέλους και, στη συνέχεια, να ρυθμίζετε τις παραμέτρους αυτόματης αρχειοθέτησης μεμονωμένων φακέλων, οι οποίοι δεν θέλετε να χρησιμοποιούν τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης (AutoArchive). Η δυνατότητα "Αυτόματη Αρχειοθέτηση" (AutoArchive) εκτελείται αυτόματα σε κάθε εκκίνηση του Outlook. Το Outlook ελέγχει τις ιδιότητες αυτόματης αρχειοθέτησης κάθε φακέλου κατά ημερομηνία και μετακινεί τα παλιά στοιχεία στο αρχείο αρχειοθέτησης. Τα στοιχεία που μεταφέρονται στο φάκελο "Διαγραμμένα" (Deleted Items) διαγράφονται.

Από προεπιλογή, πολλοί φάκελοι του Outlook ρυθμίζονται με ενεργοποιημένη τη δυνατότητα "Αυτόματη Αρχειοθέτηση" (AutoArchive). Ακολουθεί μια λίστα φακέλων που έχουν ενεργοποιημένη τη δυνατότητα "Αυτόματη Αρχειοθέτηση" (AutoArchive) καθώς και η προεπιλεγμένη περίοδος λήξης κάθε φακέλου:
  • Ο φάκελος "Ημερολόγιο" (Calendar) (6 μήνες)
  • Ο φάκελος "Εργασίες" (Tasks) (6 μήνες)
  • Ο φάκελος "Χρονικό" (Journal) (6 μήνες)
  • Ο φάκελος "Απεσταλμένα" (Sent Items) (2 μήνες)
  • Ο φάκελος "Διαγραμμένα" (Deleted Items) (2 μήνες)
Στους φακέλους "Εισερχόμενα" (Inbox), "Σημειώσεις" (Notes), "Επαφές" (Contacts) και "Πρόχειρα" (Drafts) η δυνατότητα "Αυτόματη αρχειοθέτηση" (AutoArchive) δεν ενεργοποιείται αυτόματα. Δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα "Αυτόματη αρχειοθέτηση" (AutoArchive) με το φάκελο "Επαφές" (Contacts), ο οποίος δεν διαθέτει ιδιότητα αρχειοθέτησης.
Επιστροφή στην αρχή

Η διαφορά μεταξύ αρχειοθέτησης και εξαγωγής στοιχείων

Κατά την αρχειοθέτηση στοιχείων, μπορείτε να αρχειοθετήσετε τα στοιχεία μόνο σε ένα αρχείο προσωπικών φακέλων (.pst). Κατά την εξαγωγή στοιχείων, μπορείτε να εξαγάγετε τα στοιχεία σε πολλούς διαφορετικούς τύπους αρχείων, συμπεριλαμβανομένων των αρχείων .pst και των οριοθετημένων αρχείων κειμένων. Η υπάρχουσα δομή φακέλου διατηρείται στο νέο αρχείο αρχειοθέτησης. Εάν υπάρχει γονικός φάκελος επάνω από το φάκελο που αρχειοθετήσατε, ο γονικός φάκελος δημιουργείται στο αρχείο αρχειοθέτησης αλλά τα στοιχεία που βρίσκονται στο γονικό φάκελο δεν αρχειοθετούνται. Με αυτόν τον τρόπο, διατηρείται η ίδια δομή φακέλου μεταξύ του αρχείου αρχειοθέτησης και του γραμματοκιβωτίου. Οι φάκελοι παραμένους στη θέση τους μετά την αρχειοθέτησή τους, ακόμα και όταν είναι κενοί. Μπορείτε να αρχειοθετήσετε μόνο έναν τύπο αρχείου, τα αρχεία .pst.

Όταν κάνετε εξαγωγή στοιχείων, τα πρωτότυπα στοιχεία αντιγράφονται στο αρχείο εξαγωγής, αλλά δεν είναι δυνατόν να καταργηθούν από τον τρέχοντα φάκελο.
Επιστροφή στην αρχή

Τρόπος ενεργοποίησης της δυνατότητας "Αυτόματη αρχειοθέτηση" (AutoArchive)

  1. Από το μενού Εργαλεία (Tools), κάντε κλικ στην εντολή Επιλογές (Options) και κατόπιν κάντε κλικ στην καρτέλα Άλλο (Other).
  2. Κάντε κλικ στην επιλογή Αυτόματη αρχειοθέτηση (AutoArchive).
  3. Κάντε κλικ για να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Αυτόματη Αρχειοθέτηση κάθε (AutoArchive Every) και, στη συνέχεια, καθορίστε τη συχνότητα εκτέλεσης της αυτόματης αρχειοθέτησης, πληκτρολογώντας έναν αριθμό στο πλαίσιο ημέρες (days).
  4. Εάν θέλετε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις πριν από την αρχειοθέτηση των στοιχείων, κάντε κλικ για να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Ειδοποίηση πριν από την εκτέλεση της Αυτόματης Αρχειοθέτησης (Prompt Before AutoArchive).
  5. Στο πλαίσιο Προεπιλεγμένο αρχείο αρχειοθέτησης (Default archive file), πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείου για τα αρχειοθετημένα στοιχεία που πρόκειται να μεταφερθούν σε αυτό ή κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση (Browse) για να επιλέξετε από μια λίστα.
  6. Κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ και στα δύο παράθυρα διαλόγου.
Τώρα που έχετε ενεργοποιήσει τη δυνατότητα "Αυτόματη αρχειοθέτηση" (AutoArchive), πρέπει να ορίσετε ιδιότητες αυτόματης αρχειοθέτησης για κάθε φάκελο.
Επιστροφή στην αρχή

Τρόπος ορισμού ιδιοτήτων αυτόματης αρχειοθέτησης για ένα φάκελο

  1. Στη Λίστα φακέλων (Folder List), κάντε δεξιό κλικ στο φάκελο που θέλετε να αρχειοθετείται αυτόματα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Ιδιότητες (Properties).
  2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αυτόματη αρχειοθέτηση (AutoArchive).
  3. Για να ορίσετε τις ιδιότητες αυτόματης αρχειοθέτησης για αυτόν το φάκελο, κάντε κλικ για να επιλέξετε το στοιχείο Εκκαθάριση στοιχείων παλιότερων από (Clean out items older than).
  4. Για να καθορίσετε το χρόνο αυτόματης μεταφοράς των στοιχείων στο αρχείο αρχειοθέτησης, πληκτρολογήστε έναν αριθμό στο πλαίσιο Μήνες (Months).
  5. Για να καθορίσετε ένα αρχείο όπου θα μεταφέρονται τα αρχειοθετημένα στοιχεία, κάντε κλικ στην επιλογή Μεταφορά των παλιών στοιχείων σε (Move old items to).
  6. Στο πλαίσιο Μεταφορά των παλιών στοιχείων σε (Move old items to), πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείου για τα αρχειοθετημένα στοιχεία ή κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση (Browse) για να επιλέξετε από μια λίστα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Επιστροφή στην αρχή
Οι πληροφορίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για:
  • Microsoft Office Outlook 2007
  • Microsoft Office Outlook 2007 with Business Contact Manager
  • Microsoft Office Outlook 2003
  • Microsoft Office Outlook 2003 με Business Contact Manager
Επιστροφή στην αρχή
Λέξεις-κλειδιά: 
kbconfig kbemail kbbackup kbinfo KB830119
Επιστροφή στην αρχή