Αναγν. άρθρου: 830119 - Δείτε τα προϊόντα στα οποία αναφέρεται το συγκεκριμένο άρθρο.
Για μια έκδοση του Microsoft Outlook 2000 αυτού του άρθρου, ανατρέξτε στην ενότητα 239652.
Για μια έκδοση του Microsoft Outlook 2002 αυτού του άρθρου, ανατρέξτε στην ενότητα 290847.
Ανάπτυξη όλων | Σύμπτυξη όλων

Σε αυτήν τη σελίδα

Περίληψη

Αυτό το άρθρο περιγράφει τη δυνατότητα αυτόματης αρχειοθέτησης στο Microsoft Outlook 2013, στο Microsoft Outlook 2010, στο Microsoft Office Outlook 2007 και του Microsoft Office Outlook 2003.

Περισσότερες πληροφορίες

Γραμματοκιβώτιο του Microsoft Outlook μεγαλώνει καθώς δημιουργούνται στοιχεία, με τον ίδιο τρόπο που συσσωρεύονται χαρτιά επάνω στο γραφείο σας. Στον κόσμο βασίζονται στο χαρτί, μπορείτε κατά καιρούς να ελέγχουν τα έγγραφά και να αποθηκεύουν αυτά που θεωρούνται σημαντικά αλλά χρησιμοποιούνται σπάνια. Μπορείτε να απορρίψετε έγγραφα που είναι λιγότερο σημαντικά, όπως εφημερίδες και περιοδικά, ανάλογα με την παλαιότητά τους.

Μπορείτε να ολοκληρώσετε γρήγορα την ίδια διαδικασία με το Outlook 2003 και νεότερες εκδόσεις. Μπορείτε να μεταφέρετε με μη αυτόματο τρόπο παλιά στοιχεία σε ένα αρχείο αποθήκευσης, κάνοντας κλικ στο κουμπί "Αρχειοθέτηση " από το μενού αρχείο, ή να έχετε παλιά στοιχεία μεταφέρονται αυτόματα με χρήση της δυνατότητας αυτόματης αρχειοθέτησης. Τα στοιχεία θεωρούνται παλιά όταν φθάσουν στην ηλικία που έχετε καθορίσει. Με τη δυνατότητα "Αυτόματη Αρχειοθέτηση", μπορείτε να διαγράψετε ή να μεταφορά των παλιών στοιχείων. Το Outlook μπορεί να αρχειοθετήσει όλα τα είδη των στοιχείων, αλλά εντοπίζει μόνο τα αρχεία που είναι αποθηκευμένα σε φάκελο ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, όπως ένα υπολογιστικό φύλλο του Microsoft Excel ή ένα έγγραφο του Microsoft Word που είναι συνημμένο σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τα αρχεία που δεν είναι αποθηκευμένα σε φάκελο ηλεκτρονικής αλληλογραφίας δεν είναι δυνατό να αρχειοθετηθούν.

Η δυνατότητα αυτόματης αρχειοθέτησης έχει μια διαδικασία δύο βημάτων. Πρώτον, ενεργοποιείτε τη δυνατότητα "Αυτόματη Αρχειοθέτηση". Δεύτερον, μπορείτε να ορίσετε τις ιδιότητες για τη δυνατότητα αυτόματης αρχειοθέτησης για κάθε φάκελο που θέλετε να αρχειοθετήσετε.

Σε επίπεδο φακέλου, μπορείτε να καθορίσετε τα στοιχεία που πρόκειται να αρχειοθετηθούν και πόσο συχνά θα γίνεται η αρχειοθέτηση. Μπορείτε να αρχειοθετείτε αυτόματα μεμονωμένους φακέλους ή μπορείτε να ρυθμίσετε μια προεπιλεγμένη ρύθμιση αυτόματης αρχειοθέτησης για όλους τους φακέλους και κατόπιν ρυθμίστε τις παραμέτρους ρυθμίσεων αυτόματης αρχειοθέτησης για μεμονωμένους φακέλους που δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης. Η δυνατότητα αυτόματης αρχειοθέτησης εκτελείται αυτόματα κάθε φορά που ξεκινάτε το Outlook. Το Outlook ελέγχει τις ιδιότητες Αυτόματης Αρχειοθέτησης κάθε φακέλου κατά ημερομηνία και μετακινεί τα παλιά στοιχεία στο αρχείο αρχειοθέτησης. Τα στοιχεία που μετακινούνται στο φάκελο "Διαγραμμένα" διαγράφονται.

Το Outlook 2003 και του Outlook 2007
Από προεπιλογή, πολλοί φάκελοι του Outlook ρυθμίζονται με ενεργοποιημένη τη δυνατότητα αυτόματης αρχειοθέτησης. Ακολουθεί μια λίστα των φακέλων που έχουν ενεργοποιημένη τη δυνατότητα αυτόματης αρχειοθέτησης και του φακέλου κάθε προεπιλεγμένη περίοδος λήξης:

Ο φάκελος "Ημερολόγιο" (6 μήνες)
Το φάκελο "εργασίες" (6 μήνες)
Ο φάκελος εγγραφής (6 μήνες)
Φάκελος "Απεσταλμένα" (2 μήνες)
Το φάκελο "Διαγραμμένα" (2 μήνες)

Το φάκελο "Εισερχόμενα", τις σημειώσεις, τις επαφές και τους φακέλους πρόχειρα δεν έχετε τη δυνατότητα Αυτόματη Αρχειοθέτηση ενεργοποιημένη αυτόματα. Δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα "Αυτόματη Αρχειοθέτηση" με το φάκελο "Επαφές", όπως το φάκελο "Επαφές" δεν διαθέτει ιδιότητα αρχειοθέτησης.

Outlook 2010 και Outlook 2013
Από προεπιλογή, η δυνατότητα αυτόματης αρχειοθέτησης είναι απενεργοποιημένη στο Outlook 2010 και Outlook 2013. Ωστόσο, από προεπιλογή, η δυνατότητα αυτόματης αρχειοθέτησης είναι ενεργοποιημένη στο Outlook 2003 και το Outlook 2007. Επομένως, εάν δεν απενεργοποιήσετε τη δυνατότητα αυτόματης αρχειοθέτησης στο Outlook 2003 ή το Outlook 2007 και κάνετε αναβάθμιση σε Outlook 2010 ή Outlook 2013, η δυνατότητα αυτόματης αρχειοθέτησης παραμένει ενεργοποιημένη.

Η διαφορά μεταξύ αρχειοθέτησης και εξαγωγής στοιχείων

Όταν κάνετε αρχειοθέτηση στοιχείων, μπορείτε να αρχειοθετήσετε μόνο τα στοιχεία σε ένα αρχείο προσωπικών φακέλων (.pst). Όταν κάνετε εξαγωγή στοιχείων, μπορείτε να εξαγάγετε τα στοιχεία σε πολλούς διαφορετικούς τύπους αρχείων, συμπεριλαμβανομένων των αρχείων .pst και οριοθετημένα αρχεία κειμένου. Η υπάρχουσα δομή φακέλου διατηρείται στο νέο σας αρχείο αρχειοθέτησης. Εάν υπάρχει γονικός φάκελος επάνω από το φάκελο που αρχειοθετήσατε, ο γονικός φάκελος δημιουργείται στο αρχείο αρχειοθέτησης, αλλά τα στοιχεία που βρίσκονται στο γονικό φάκελο δεν αρχειοθετούνται. Με αυτόν τον τρόπο, την ίδια δομή φακέλων που υπάρχει μεταξύ του αρχείου αρχειοθέτησης και του γραμματοκιβωτίου σας. Φάκελοι παραμένουν στη θέση τους μετά την αρχειοθέτησή τους, ακόμα και αν είναι κενοί. Μπορείτε να αρχειοθετήσετε μόνο έναν τύπο αρχείου, ένα αρχείο .pst.

Όταν κάνετε εξαγωγή στοιχείων, τα αρχικά στοιχεία αντιγράφονται στο αρχείο εξαγωγής, αλλά δεν καταργούνται από τον τρέχοντα φάκελο.

Πώς να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα "Αυτόματη Αρχειοθέτηση"

Για το Outlook 2010 και Outlook 2013:
  1. Κάντε κλικ στο κουμπί του αρχείου καρτέλα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί το Επιλογές καρτέλα στο μενού αρχείο .
  2. Κάντε κλικ στο κουμπί του για προχωρημένους καρτέλα.
  3. Κάντε κλικ στις Ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης.
  4. Κάντε κλικ για να επιλέξετε το Αυτόματης Αρχειοθέτησης κάθε πλαίσιο ελέγχου και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε έναν αριθμό στο πλαίσιο " ημέρες " για να καθορίσετε πόσο συχνά εκτελείται η διαδικασία της αυτόματης αρχειοθέτησης.
  5. Εάν θέλετε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις πριν από την αρχειοθέτηση των στοιχείων, κάντε κλικ για να επιλέξετε το Ερώτηση πριν την Αυτόματη Αρχειοθέτηση πλαίσιο ελέγχου.
  6. Με το προεπιλεγμένο αρχείο αρχειοθέτησης , πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείου για τα αρχειοθετημένα στοιχεία να μεταφερθούν ή κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση για να επιλέξετε από μια λίστα.
  7. Κάντε κλικ στο κουμπί OK δύο φορές.
Για το Outlook 2007 και το Outlook 2003:
  1. Στο μενού Εργαλεία , κάντε κλικ στο κουμπίΕπιλογέςκαι στη συνέχεια επιλέξτε την καρτέλα άλλες .
  2. Κάντε κλικ στο κουμπί Αυτόματη Αρχειοθέτηση.
  3. Κάντε κλικ για να επιλέξετε το Αυτόματης Αρχειοθέτησης κάθεπλαίσιο ελέγχου και, στη συνέχεια, καθορίστε τη συχνότητα της αυτόματης αρχειοθέτησης θα εκτελεστεί bytyping έναν αριθμό στο πλαίσιο ημέρες .
  4. Εάν θέλετε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις πριν από την αρχειοθέτηση των στοιχείων, κάντε κλικ για να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Ερώτηση πριν την αυτόματη αρχειοθέτηση .
  5. Στο πλαίσιο προεπιλεγμένο αρχείο αρχειοθέτησης , πληκτρολογήστε όνομα afile για τα αρχειοθετημένα στοιχεία να μεταφερθούν ή κάντε κλικ στο κουμπί "Αναζήτηση " για να επιλέξετε από μια λίστα.
  6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK δύο φορές.
Τώρα που έχετε ενεργοποιήσει τη δυνατότητα "Αυτόματη Αρχειοθέτηση", πρέπει να ορίζετε τις ιδιότητες αυτόματης αρχειοθέτησης για κάθε φάκελο.

ΣημαντικόΤο αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst) που έχετε επιλέξει ως το προεπιλεγμένο αρχείο αρχειοθέτησης πρέπει να βρίσκεται στον τοπικό υπολογιστή. Η χρήση των αρχείων .pst σε δίκτυο υποστηρίζεται μόνο με το Outlook 2010 και υπό πολύ συγκεκριμένες συνθήκες. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα όρια για τη χρήση των αρχείων .pst μέσω του δικτύου, κάντε κλικ στον αριθμό του άρθρου παρακάτω, για να προβάλετε το άρθρο της Γνωσιακής Βάσης της Microsoft.

297019 Όρια για τη χρήση των αρχείων προσωπικών φακέλων (.pst) μέσω συνδέσεων LAN και WAN

Πώς μπορείτε να ορίσετε τις ιδιότητες αυτόματης αρχειοθέτησης για ένα φάκελο

Για το Outlook 2010 και Outlook 2013:

Μέθοδος 1:
  1. Επιλέξτε το φάκελο που θέλετε να γίνει αυτόματη αρχειοθέτηση.
  2. Κάντε κλικ στο κουμπί του φακέλου καρτέλα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στιςΡυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης.
Μέθοδος 2:
  1. Κάντε δεξιό κλικ στο φάκελο που θέλετε να αρχειοθετείται αυτόματα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Ιδιότητες.
  2. Κάντε κλικ στο κουμπί του αυτόματης αρχειοθέτησης καρτέλα.
  3. Για να ορίσετε το αυτόματης αρχειοθέτησης ιδιότητες για αυτόν το φάκελο, κάντε κλικ για να επιλέξετε τοΕκκαθάριση στοιχείων παλιότερων από πλαίσιο ελέγχου.
  4. Για να καθορίσετε πότε τα είδη πρέπει να μεταφερθούν αυτόματα στο αρχείο αρχειοθέτησης, πληκτρολογήστε έναν αριθμό από το μηνών πλαίσιο.
  5. Για να καθορίσετε ένα αρχείο για τα αρχειοθετημένα στοιχεία να μεταφερθούν σε, κάντε κλικ στο κουμπί Μετακίνηση παλαιών στοιχείων σε.
  6. Με το Μετακίνηση παλαιών στοιχείων σε πλαίσιο, πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείου για τα αρχειοθετημένα στοιχεία ή κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση για να επιλέξετε από μια λίστα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Για το Outlook 2007 και το Outlook 2003:
  1. Στη Λίστα φακέλων, κάντε δεξιό κλικ στο thefolder που θέλετε να αρχειοθετείται αυτόματα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπίΙδιότητες.
  2. Κάντε κλικ στην καρτέλα " Αυτόματη Αρχειοθέτηση ".
  3. Για να ορίσετε τις ιδιότητες αυτόματης αρχειοθέτησης για αυτόν το φάκελο, clickto επιλέξτε Εκκαθάριση στοιχείων παλιότερων από.
  4. Για να καθορίσετε πότε τα είδη πρέπει να είναι automaticallytransferred στο αρχείο αρχειοθέτησης, πληκτρολογήστε έναν αριθμό στο πλαίσιο μήνες.
  5. Για να καθορίσετε ένα αρχείο για να transferredto τα αρχειοθετημένα στοιχεία, κάντε κλικ στο κουμπί Μετακίνηση παλαιών στοιχείων σε.
  6. Στο πλαίσιο μεταφορά των παλιών στοιχείων σε , πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείου για τα αρχειοθετημένα στοιχεία, κάντε κλικ στο κουμπί " Αναζήτηση " για να επιλέξετε από alist και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Ιδιότητες

Αναγν. άρθρου: 830119 - Τελευταία αναθεώρηση: Σάββατο, 16 Νοεμβρίου 2013 - Αναθεώρηση: 1.0
Οι πληροφορίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για:
  • Microsoft Outlook 2013
  • Microsoft Outlook 2010
  • Microsoft Outlook 2010 with Business Contact Manager
  • Microsoft Office Outlook 2007
  • Microsoft Office Outlook 2007 with Business Contact Manager
  • Microsoft Office Outlook 2003
  • Microsoft Office Outlook 2003 με Business Contact Manager
Λέξεις-κλειδιά: 
kbconfig kbemail kbbackup kbinfo kbmt KB830119 KbMtel
Μηχανικά μεταφρασμένο
ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί χρησιμοποιώντας λογισμικό μηχανικής μετάφρασης της Microsoft και μπορείτε να το διορθώσετε χρησιμοποιώντας την τεχνολογία Community Translation Framework (CTF) (Πλαίσιο μετάφρασης κοινότητας). Η Microsoft παρέχει μηχανική μετάφραση, επεξεργασία μετά τη μηχανική μετάφραση από την κοινότητα και άρθρα μεταφρασμένα από επαγγελματίες προκειμένου να έχετε πρόσβαση σε όλα τα άρθρα της Γνωσιακής βάσης σε πολλές γλώσσες. Τα άρθρα μηχανικής μετάφρασης και αυτά που επεξεργάζονται ύστερα από μηχανική μετάφραση ενδέχεται να περιέχουν σφάλματα στο λεξιλόγιο, στη σύνταξη ή/και στη γραμματική. Η Microsoft δεν φέρει καμία ευθύνη για τυχόν ανακρίβειες, σφάλματα ή ζημίες που προκύψουν λόγω τυχόν παρερμηνειών στη μετάφραση του περιεχομένου ή χρήσης του από τους πελάτες μας. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το CTF, μεταβείτε στην τοποθεσία http://support.microsoft.com/gp/machine-translation-corrections/el.
Η αγγλική έκδοση αυτού του άρθρου είναι η ακόλουθη: 830119

Αποστολή σχολίων

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com