Descripción de la característica Autoarchivar de Outlook 2007 y Outlook 2003

En este artículo se describe la característica Autoarchivar de Microsoft Outlook 2010, en Microsoft Office Outlook 2007 y en Microsoft Office Outlook 2003.

Outlook de Microsoft de su buzón crece a medida que se crean los elementos de la misma forma que los papeles se apilan en su escritorio. En el mundo basado en papel, en ocasiones, puede ordenar de forma aleatoria a través de los documentos y almacenar aquéllos que son importantes pero que rara vez se utilizan. Puede descartar los documentos menos importantes, como periódicos y revistas, según su antigüedad.

Puede completar rápidamente el mismo proceso en Outlook 2007 y Outlook 2003. Puede transferir manualmente elementos antiguos a un archivo de almacenamiento, haga clic enArchivo de almacenamientoen elArchivomenú , o bien puede tener los elementos antiguos que se transfieren automáticamente a través de la característica Autoarchivar. Los elementos se consideran antiguos cuando alcanzan la antigüedad que especifique. Con la característica Autoarchivar, puede eliminar o mover elementos antiguos. Outlook 2007 o Outlook 2003 puede archivar todos los tipos de elementos, pero sólo pueden encontrar los archivos que se almacenan en una carpeta de correo electrónico, como, por ejemplo, Microsoft Excel hoja de cálculo o un documento de Microsoft Word, que está asociado a un mensaje de correo electrónico. No se pueden almacenar un archivo que no se almacena en una carpeta de correo electrónico.

Autoarchivar de la función tiene un proceso en dos pasos. En primer lugar, se activa la característica Autoarchivar. En segundo lugar, establece las propiedades de la función de cada carpeta que desee archiva de Autoarchivar.

En el nivel de carpeta, puede determinar los elementos que se van a archivar y la frecuencia con se archivan. Puede archivar automáticamente carpetas individuales, o puede establecer una configuración de Autoarchivar de la predeterminada para todas las carpetas y, a continuación, configurar la configuración de Autoarchivar para carpetas individuales que desea utilizar la configuración predeterminada de Autoarchivar. La característica Autoarchivar se ejecuta automáticamente cada vez que inicie Outlook. Outlook comprueba las propiedades de Autoarchivar de cada carpeta por fecha y mueve los elementos antiguos al archivo de almacenamiento. Los elementos que se mueven a la carpeta Elementos eliminados se eliminan.

De forma predeterminada, Outlook de varias carpetas están configuradas con la característica Autoarchivar activada. El siguiente es una lista de las carpetas que tienen activada la característica Autoarchivar y del período de caducidad predeterminado de cada carpeta:

• El calendario de carpeta (6 meses)
• Tareas de la carpeta (6 meses)
• Diario de la carpeta (6 meses)
• Carpeta de los elementos enviados (2 meses)
• Elementos eliminados de la carpeta (2 meses)

La Bandeja de entrada, las notas, los contactos y las carpetas Borrador no tienen la característica Autoarchivar activada automáticamente. No puede utilizar la característica Autoarchivar con la carpeta de contactos, y la carpeta de contactos no tiene una propiedad de archivo.

Las diferencias entre los elementos de archivado y la exportación

Cuando archiva elementos, sólo puede archivar los elementos en un archivo de carpetas personales (.pst). Cuando exporta elementos, puede exportar los datos que para muchos tipos de archivo diferente, incluidos los archivos .pst y archivos de texto delimitado. La estructura de carpetas existente se mantiene en el nuevo archivo de almacenamiento. Si no hay una carpeta principal encima de la carpeta que ha archivado, se crea la carpeta principal en el archivo de almacenamiento, pero no se archivan los elementos que están en la carpeta principal. De esta forma, la misma estructura de la carpeta existe entre el archivo de almacenamiento y el buzón. Las carpetas permanecen en su lugar después de archivarlas, incluso aunque estén vacías. Sólo puede archivar un tipo de archivo, un archivo PST.

Cuando exporta elementos, los elementos originales se copian en el archivo de exportación, pero no se quitan de la carpeta actual.

Cómo activar la característica Autoarchivar

Para Outlook 2010:

1. Haga clic en elArchivoy, a continuación, haga clic en elOpcionesen la ficha delArchivomenú.
2. Haga clic en elAvanzadaficha.
3. Haga clic enConfiguración de Autoarchivar.
4. Haga clic para seleccionar elAutoarchivar caday, a continuación, escriba un número en elDíascuadro para especificar con qué frecuencia se ejecuta el proceso de Autoarchivar.
5. Si desea recibir una notificación antes de que se archiven los elementos, haga clic para activar laPreguntar antes de Autoarchivarcasilla de verificación .
6. En elArchivo de almacenamiento de forma predeterminada.cuadro, escriba un nombre de archivo para los elementos archivados se transfieran a, o haga clic enExaminarpara seleccionar de una lista.
7. Haga clic enAceptardos veces.

Para Outlook 2007 y Outlook 2003:

1. En elHerramientasmenú, haga clic enOpcionesy, a continuación, haga clic en elOtrosficha .
2. Haga clic enAutoarchivar.
3. Haga clic para seleccionar elAutoarchivar caday, a continuación, especifique con qué frecuencia se ejecutará el proceso de Autoarchivar escribiendo un número en eldíascuadro.
4. Si desea recibir una notificación antes de que se archiven los elementos, haga clic para activar laPreguntar antes de Autoarchivarcasilla de verificación .
5. En elArchivo de almacenamiento de forma predeterminada.cuadro, escriba un nombre de archivo para los elementos archivados se transfieran a, o haga clic enExaminarpara seleccionar de una lista.
6. Haga clic enAceptardos veces.

Ahora que ha activado la característica Autoarchivar, debe establecer las propiedades de Autoarchivar para cada carpeta.

Cómo establecer las propiedades de Autoarchivar para una carpeta

Para Outlook 2010:

Método 1:

1. Seleccione la carpeta que desee Autoarchivar.
2. Haga clic en elCarpetaficha y haga clic enConfiguración de Autoarchivar.

Método 2:

1. Haga clic en la carpeta que desee Autoarchivar y, a continuación, haga clic enPropiedades.
2. Haga clic en elAutoarchivarficha.
3. Para establecer elAutoarchivarlas propiedades de esta carpeta, haga clic para activar laEliminar elementos anteriores acasilla de verificación .
4. Para especificar cuándo los elementos deben transferirse automáticamente al archivo de almacenamiento, escriba un número en elMesescuadro .
5. Para especificar un archivo para los elementos archivados se transfieran a, haga clic enMover elementos antiguos a.
6. En elMover elementos antiguos acuadro, escriba un nombre de archivo para los elementos archivados, o haga clic enExaminarpara seleccionar de una lista y, a continuación, haga clic enAceptar.

Para Outlook 2007 y Outlook 2003:

1. En elLista de carpetashaga clic en la carpeta que desee Autoarchivar y, a continuación, haga clic enPropiedades.
2. Haga clic en elAutoarchivarficha.
3. Para establecer las propiedades de Autoarchivar para esta carpeta, haga clic para seleccionarEliminar elementos anteriores a.
4. Para especificar cuándo los elementos deben transferirse automáticamente al archivo de almacenamiento, escriba un número en elMesescuadro.
5. Para especificar un archivo para los elementos archivados se transfieran a, haga clic enMover elementos antiguos a.
6. En elMover elementos antiguos acuadro, escriba un nombre de archivo para los elementos archivados, o haga clic enExaminarpara seleccionar de una lista y, a continuación, haga clic enAceptar.