Artikkelin tunnus: 830119 - Näytä tuotteet, joita tämä artikkeli koskee.
Tämän artikkelin Microsoft Outlook 2000 -ohjelmaa käsittelevä versio on 239652 (tämä artikkeli saattaa olla englanninkielinen).
Tämän artikkelin Microsoft Outlook 2002 -ohjelmaa käsittelevä versio on 290847 (tämä artikkeli saattaa olla englanninkielinen).
Laajenna kaikki | Kutista kaikki

Tällä sivulla

Yhteenveto

Tässä artikkelissa on Microsoft Office Outlook 2007:n ja Microsoft Office Outlook 2003:n Automaattinen arkistointi -toiminnon kuvaus.

Enemmän tietoa

Microsoft Outlook -postilaatikkosi kasvaa viestien luomisen myötä samalla tavalla kuin työpöydällesi kertyy paperipinoja. Paperipohjaisessa maailmassa voit toisinaan käydä läpi asiakirjojasi ja säilyttää varastossa ne, jotka ovat tärkeitä mutta joita käytetään harvoin. Voit heittää pois iän perusteella asiakirjat, jotka eivät ole tärkeitä, kuten sanomalehdet ja aikakauslehdet.

Voit tehdä samat toimet nopeasti Outlook 2007:ssä ja Outlook 2003:ssa. Voit siirtää vanhat viestit manuaalisesti säilötiedostoon valitsemalla Tiedosto-valikosta Arkistoi, tai voit määrittää vanhat viestit siirrettäväksi automaattisesti Automaattinen arkistointi -toiminnon avulla. Viestejä pidetään vanhoina, kun ne saavuttavat määrittämäsi iän. Automaattinen arkistointi -toiminnon avulla voit poistaa tai siirtää vanhat viestit. Outlook 2007 tai Outlook 2003 voi arkistoida kaikenlaisia kohteita, mutta se voi paikantaa vain sähköpostikansiossa olevat tiedostot, kuten sähköpostiviestiin liitetyn Microsoft Excel -laskentataulukon tai Microsoft Word -asiakirjan. Tiedostoa ei voi arkistoida, jos se ei ole tallennettuna sähköpostikansioon.

Automaattinen arkistointi on kaksivaiheinen prosessi. Ensin Automaattinen arkistointi -toiminto otetaan käyttöön. Sen jälkeen Automaattinen arkistointi -toiminnon ominaisuudet määritetään kaikille arkistoitaville kansioille.

Kansiotasolla voit määrittää arkistoitavat kohteet ja niiden arkistointiaikavälin. Voit arkistoida yksittäiset kansiot automaattisesti, tai voit määrittää oletusarvon mukaisen Automaattinen arkistointi -asetuksen kaikille kansioille ja määrittää sitten Automaattinen arkistointi -asetukset yksittäisille kansioille, joille et halua käyttää oletusarvon mukaisia Automaattinen arkistointi -asetuksia. Automaattinen arkistointi -toiminto suoritetaan automaattisesti, kun käynnistät Outlookin. Outlook tarkistaa kunkin kansion Automaattinen arkistointi -asetukset päivämäärän mukaan ja siirtää vanhat viestit arkistotiedostoon. Poistetut-kansioon siirretyt viestit poistetaan.

Oletusarvon mukaan joillakin Outlook-kansioilla on Automaattinen arkistointi -toiminto käytössä. Seuraavassa on luettelo kansioista, joilla Automaattinen arkistointi -toiminto on käytössä, ja kunkin kansion oletusarvon mukainen vanhentumisaika:
  • Kalenteri-kansio (6 kuukautta)
  • Tehtävät-kansio (6 kuukautta)
  • Päivyri-kansio (6 kuukautta)
  • Lähetetyt-kansio (2 kuukautta)
  • Poistetut-kansio (2 kuukautta).
Automaattinen arkistointi -toiminto ei ole käytössä automaattisesti Saapuneet-, Huomautukset-, Yhteystiedot- ja Luonnokset-kansioilla. Automaattinen arkistointi -toimintoa ei voi käyttää Yhtyestiedot-kansiolle, eikä Yhteystiedot-kansiolla ole arkisto-ominaisuutta.

Viestien arkistoimisen ja viemisen ero

Kun arkistoit viestit, voit arkistoida ne vain omat kansiot -tiedostoon (.pst). Kun viet viestit, voit viedä ne moneen eri tiedostotyyppiin, kuten .pst-tiedostoihin ja erotinmerkein eroteltuihin tekstitiedostoihin. Käytössä olevat kansiorakenne säilytetään uudessa arkistotiedostossa. Jos arkistoitavan kansion yläpuolella on pääkansio, pääkansio luodaan arkistotiedostoon, mutta sen sisältämiä viestejä ei arkistoida. Tämä tarkoittaa sitä, että arkistotiedoston ja postilaatikon kansiorakenteet ovat samat. Kansiot jätetään niiden alkuperäiseen sijaintiin arkistoinnin jälkeen, vaikka ne olisivat tyhjiä. Voit arkistoida vain yhden tiedostotyypin eli .pst-tiedoston.

Kun viet viestit, alkuperäiset viestit kopioidaan vientitiedostoon, mutta niitä ei poisteta niiden nykyisestä kansiostar.

Automaattinen arkistointi -toiminnon ottaminen käyttöön

  1. Valitse Työkalut-valikosta Asetukset ja valitse sitten Muut-välilehti.
  2. Valitse Automaattinen arkistointi.
  3. Valitse Arkistoi automaattisesti joka -valintaruutu ja määritä sitten automaattisen arkistoinnin suoritustaajuus kirjoittamalla luku päivän kuluttua -ruutuun.
  4. Jos haluat saada ilmoituksen ennen viestien arkistoimista, valitse Anna kehote ennen automaattista arkistointia -valintaruutu.
  5. Kirjoita Oletusarkistotiedosto-ruutuun sen tiedoston nimi, johon arkistoidut viestit siirretään, tai valitse Selaa ja valitse tiedosto luettelosta.
  6. Valitse OK kahdesti.
Nyt, kun Automaattinen arkistointi -toiminto on käytössä, on määritettävä jokaisen kansion automaattisen arkistoinnin ominaisuudet.

Kansion automaattisen arkistoinnin ominaisuuksien määrittäminen

  1. Napsauta Kansioluettelossa kutakin automaattisesti arkistoitavaa kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Ominaisuudet.
  2. Valitse Automaattinen arkistointi -välilehti.
  3. Voit määrittää kyseisen kansion automaattisen arkistoinnin ominaisuudet valitsemalla Poista tätä vanhemmat kohteet.
  4. Voit määrittää, milloin viestit on siirrettävä arkistotiedostoon automaattisesti, kirjoittamalla luvun kuukautta-ruutuun.
  5. Voit määrittää tiedoston, johon arkistoidut kohteet siirretään, valitsemalla Siirrä vanhat kohteet kansioon.
  6. Kirjoita Siirrä vanhat kohteet kansioon -ruutuun arkistoitujen viestien tiedostonimi tai valitse Selaa ja valitse tiedosto luettelosta. Valitse sitten OK.

Ominaisuudet

Artikkelin tunnus: 830119 - Viimeisin tarkistus: 13. toukokuuta 2010 - Versio: 3.0
Artikkelin tiedot koskevat seuraavia tuotteita:
  • Microsoft Office Outlook 2007
  • Microsoft Office Outlook 2007 with Business Contact Manager
  • Microsoft Office Outlook 2003
  • Microsoft Office Outlook 2003 with Business Contact Manager
Hakusanat: 
kbconfig kbemail kbbackup kbinfo KB830119

Anna palautetta

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com