Az Archiválás funkció leírása az Outlookban

  • Cikk
  • A következőre érvényes::
    Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook for Microsoft 365, Outlook 2010 with Business Contact Manager

Eredeti tudásbáziscikk száma: 830119

További információ

Az Outlook-postaláda úgy nő, ahogy az elemek ugyanúgy jönnek létre, ahogyan a papírok az asztalon halmozódnak fel. A papíralapú világban időnként átküldheti dokumentumait, és tárolhatja azokat, amelyek fontosak, de ritkán használják őket. Koruk alapján elvetheti a kevésbé fontos dokumentumokat, például az újságokat és a magazinokat.

Ugyanezt a folyamatot gyorsan végrehajthatja az Outlook 2003-ban és az újabb verziókban. A régi elemeket manuálisan is átviheti egy tárolófájlba, ha a Fájl menü Archívum elemét választja. Vagy az Archiválás funkcióval automatikusan átadhatja a régi elemeket. Az elemek akkor tekinthetők réginek, ha elérik az Ön által megadott kort. Az Archiválás funkcióval törölheti vagy áthelyezheti a régi elemeket. Az Outlook mindenféle elemet képes archiválni, de csak az e-mail mappában tárolt fájlokat, például egy Microsoft Excel-számolótáblát vagy egy e-mailhez csatolt Microsoft Word-dokumentumot talál. Az e-mail mappában nem tárolt fájlok nem archiválhatók.

Az Archiválás funkció kétlépéses folyamattal rendelkezik. Először kapcsolja be az Archiválás funkciót. Másodszor meg kell adnia az Archiválás funkció tulajdonságait minden archiválni kívánt mappához.

Megjegyzés:

Ha több Exchange-fiókja van ugyanabban az Outlook-profilban, az alapértelmezett Archiválás beállítás az összes fiókra érvényes lesz. Ennek elkerülése érdekében alkalmazza az Archiválás beállítást a mappa szintjén.

A mappa szintjén meghatározhatja az archiválni kívánt elemeket, valamint az archiválás gyakoriságát. Automatikusan archiválhatja az egyes mappákat, vagy konfigurálhat egy alapértelmezett archiválási beállítást az összes mappához. Ezután konfigurálja az archiválási beállításokat az olyan mappákhoz, amelyeket nem szeretne az alapértelmezett archiválási beállításokat használni. Az Archiválás funkció automatikusan fut az Outlook indításakor. Az Outlook dátum szerint ellenőrzi az egyes mappák archiválási tulajdonságait, és áthelyezi a régi elemeket az archív fájlba. A Törölt elemek mappába áthelyezett elemek törlődnek.

Outlook 2003 és Outlook 2007 esetén

Alapértelmezés szerint több Outlook-mappa is be van állítva, ha az Archiválás funkció be van kapcsolva. Az alábbi lista azokat a mappákat tartalmazza, amelyeken be van kapcsolva az Archiválás funkció, valamint az egyes mappák alapértelmezett korosítási időszaka:

  • A Naptár mappa (hat hónap)
  • A Feladatok mappa (hat hónap)
  • A Napló mappa (hat hónap)
  • Az Elküldött elemek mappa (két hónap)
  • A Törölt elemek mappa (két hónap)

A Beérkezett üzenetek, a Jegyzetek, a Névjegyek és a Piszkozatok mappában nincs automatikusan bekapcsolva az Archiválás funkció. Az Archiválás funkciót nem használhatja a Névjegyek mappával, mivel a Névjegyek mappának nincs archív tulajdonsága.

Outlook 2010 és újabb verziók

Alapértelmezés szerint az Archiválás funkció ki van kapcsolva az Outlook 2010 és újabb verziókban. Az Archiválás funkció alapértelmezés szerint engedélyezve van az Outlook 2003-ban és az Outlook 2007-ben. Ha nem tiltja le az Archiválás funkciót az Outlook 2003-ban vagy az Outlook 2007-ben, és nem frissít az Outlook 2010 vagy újabb verziókra, az Archiválás funkció továbbra is engedélyezve marad.

Az elemek archiválása és exportálása közötti különbség

Az elemek archiválásakor csak személyes mappafájlba (.pst) archiválhatja az elemeket. Elemek exportálásakor számos különböző fájltípusba exportálhatja az elemeket, beleértve a .pst fájlokat és a tagolt szövegfájlokat. A meglévő mappaszerkezet megmarad az új archív fájlban. Ha az archivált mappa fölött egy szülőmappa található, a szülőmappa az archív fájlban jön létre. A szülőmappában lévő elemek azonban nem lesznek archiválva. Ily módon ugyanaz a mappastruktúra létezik az archív fájl és a postaláda között. A mappák az archiválás után is a helyükön maradnak, még akkor is, ha üresek. Csak egy fájltípus, egy .pst fájl archiválható.

Az elemek exportálásakor a program az eredeti elemeket az exportálási fájlba másolja, de nem távolítja el őket az aktuális mappából.

Az archiválási funkció bekapcsolása

Outlook 2010 és újabb verziókra:

  1. Kattintson a Fájl fülre, majd a Fájl menü Beállítások lapjára.
  2. Válassza a Speciális lapfület.
  3. Válassza az Archiválási beállítások lehetőséget.
  4. Jelölje be az Archiválás minden jelölőnégyzetet. Írjon be egy számot a Napok mezőbe az archiválási folyamat futási gyakoriságának megadásához.
  5. Ha az elemek archiválása előtt szeretne értesítést kapni, jelölje be a Rákérdezés az archiválás előtt jelölőnégyzetet.
  6. Az Alapértelmezett archív fájl mezőbe írja be az átvitt archivált elemek fájlnevét, vagy válassza a Tallózás lehetőséget a listából való kiválasztáshoz.
  7. Válassza egymás után kétszer az OK gombot.

Outlook 2007 és Outlook 2003 esetén:

  1. Az Eszközök menüben válassza a Beállítások, majd az Egyéb fület.
  2. Válassza az Archiválás lehetőséget.
  3. Jelölje be az Archiválás minden jelölőnégyzetet, majd adja meg, hogy milyen gyakran fusson az archiválási folyamat, ha beír egy számot a napok mezőbe.
  4. Ha az elemek archiválása előtt szeretne értesítést kapni, jelölje be a Rákérdezés az archiválás előtt jelölőnégyzetet.
  5. Az Alapértelmezett archív fájl mezőbe írja be az átvitt archivált elemek fájlnevét, vagy válassza a Tallózás lehetőséget a listából való kiválasztáshoz.
  6. Válassza egymás után kétszer az OK gombot.

Most, hogy bekapcsolta az Archiválás funkciót, minden mappához be kell állítania az archiválási tulajdonságokat.

Fontos

Az alapértelmezett archív fájlként választott Outlook-adatfájlnak (.pst) a helyi számítógépen kell lennie. A hálózati .pst fájlok használata csak az Outlook 2010-ben és nagyon specifikus feltételek mellett támogatott. A .pst fájlok hálózaton keresztüli használatára vonatkozó korlátozásokkal kapcsolatos további információkért lásd: A személyes mappák (.pst) fájljainak LAN- és WAN-kapcsolatokon keresztüli használatára vonatkozó korlátozások.

Mappa archiválási tulajdonságainak beállítása

Outlook 2010 és újabb verziókra:

1. módszer:

  1. Jelölje ki az archiválni kívánt mappát.
  2. Válassza a Mappa lapot, majd az Archiválási beállítások lehetőséget.

2. módszer:

  1. Kattintson a jobb gombbal az archiválni kívánt mappára, majd válassza a Tulajdonságok parancsot.
  2. Válassza az Archiválás lapot.
  3. A mappa archiválási tulajdonságainak beállításához jelölje be a Korábbi elemek törlése jelölőnégyzetet.
  4. Ha meg szeretné adni, hogy az elemeket mikor kell automatikusan átvinünk az archív fájlba, írjon be egy számot a Hónapok mezőbe.
  5. Ha meg szeretne adni egy fájlt az átvitt archivált elemekhez, válassza a Régi elemek áthelyezése ide lehetőséget.
  6. A Régi elemek áthelyezése mezőbe írja be az archivált elemek fájlnevét. Vagy válassza a Tallózás lehetőséget a listából való kiválasztáshoz, majd kattintson az OK gombra.

Outlook 2007 és Outlook 2003 esetén:

  1. A Mappalistában kattintson a jobb gombbal az archiválni kívánt mappára, majd válassza a Tulajdonságok parancsot.
  2. Válassza az Archiválás lapot.
  3. A mappa archiválási tulajdonságainak beállításához válassza a Korábbi elemek törlése lehetőséget.
  4. Ha meg szeretné adni, hogy az elemeket mikor kell automatikusan átvinünk az archív fájlba, írjon be egy számot a Hónapok mezőbe.
  5. Ha meg szeretne adni egy fájlt az átvitt archivált elemekhez, válassza a Régi elemek áthelyezése ide lehetőséget.
  6. A Régi elemek áthelyezése mezőbe írja be az archivált elemek fájlnevét. Vagy válassza a Tallózás lehetőséget a listából való kiválasztáshoz, majd kattintson az OK gombra.