Descrizione della funzionalità di archiviazione automatica in Outlook

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Ulteriori informazioni

La cassetta postale di Outlook aumenta man mano che gli elementi vengono creati nello stesso modo in cui i documenti si accumulano sulla scrivania. Nel mondo basato su carta, è possibile occasionalmente mischiare i documenti e archiviare quelli che sono importanti, ma che vengono usati raramente. È possibile eliminare documenti meno importanti, ad esempio giornali e riviste, in base alla loro età.

È possibile completare rapidamente lo stesso processo in Outlook 2003 e versioni successive. È possibile trasferire manualmente elementi obsoleti in un file di archiviazione selezionando Archivia dal menu File . In alternativa, è possibile trasferire automaticamente gli elementi precedenti usando la funzionalità di archiviazione automatica. Gli elementi vengono considerati obsoleti quando raggiungono l'età specificata. Con la funzionalità archiviazione automatica è possibile eliminare o spostare elementi obsoleti. Outlook può archiviare tutti i tipi di elementi, ma può solo individuare i file archiviati in una cartella di posta elettronica, ad esempio un foglio di calcolo di Microsoft Excel o un documento di Microsoft Word, allegato a un messaggio di posta elettronica. Un file non archiviato in una cartella di posta elettronica non può essere archiviato.

La funzionalità di archiviazione automatica include un processo in due passaggi. Per prima cosa, si attiva la funzionalità archiviazione automatica. In secondo luogo, si impostano le proprietà per la funzionalità di archiviazione automatica per ogni cartella da archiviare.

A livello di cartella, è possibile determinare gli elementi da archiviare e la frequenza con cui vengono archiviati. È possibile archiviare automaticamente singole cartelle oppure configurare un'impostazione predefinita di archiviazione automatica per tutte le cartelle. Configurare quindi le impostazioni di archiviazione automatica per le singole cartelle che non si desidera usare le impostazioni di archiviazione automatica predefinite. La funzionalità Archiviazione automatica viene eseguita automaticamente ogni volta che si avvia Outlook. Outlook controlla le proprietà di archiviazione automatica di ogni cartella in base alla data e sposta gli elementi precedenti nel file di archivio. Gli elementi spostati nella cartella Posta eliminata vengono eliminati.

Outlook 2003 e Outlook 2007

Per impostazione predefinita, diverse cartelle di Outlook vengono configurate con la funzionalità di archiviazione automatica attivata. L'elenco seguente è costituito dalle cartelle in cui è attivata la funzionalità di archiviazione automatica e del periodo di invecchiamento predefinito di ogni cartella:

• Cartella Calendario (sei mesi)
• Cartella Attività (sei mesi)
• Cartella Journal (sei mesi)
• Cartella Posta inviata (due mesi)
• Cartella Posta eliminata (due mesi)

Le cartelle Posta in arrivo, Note, Contatti e Bozze non hanno la funzionalità archiviazione automatica attivata automaticamente. Non è possibile usare la funzionalità archiviazione automatica con la cartella Contatti, perché la cartella Contatti non dispone di una proprietà di archivio.

Outlook 2010 e versioni successive

Per impostazione predefinita, la funzionalità Archiviazione automatica è disattivata in Outlook 2010 e versioni successive. La funzionalità Archiviazione automatica è abilitata in Outlook 2003 e Outlook 2007 per impostazione predefinita. Se non si disabilita la funzionalità di archiviazione automatica in Outlook 2003 o Outlook 2007 e si esegue l'aggiornamento a Outlook 2010 o versioni successive, la funzionalità archiviazione automatica rimane abilitata.

La differenza tra l'archiviazione e l'esportazione di elementi

Quando si archivia gli elementi, è possibile archiviare gli elementi solo in un file di cartelle personali (con estensione pst). Quando si esportano elementi, è possibile esportare gli elementi in molti tipi di file diversi, inclusi i file pst e i file di testo delimitati. La struttura di cartelle esistente viene mantenuta nel nuovo file di archivio. Se è presente una cartella padre sopra la cartella archiviata, la cartella padre viene creata nel file di archivio. Ma gli elementi presenti nella cartella padre non vengono archiviati. In questo modo, esiste la stessa struttura di cartelle tra il file di archivio e la cassetta postale. Le cartelle vengono lasciate in posizione dopo essere state archiviate, anche se sono vuote. È possibile archiviare solo un tipo di file, un file pst.

Quando si esportano elementi, gli elementi originali vengono copiati nel file di esportazione, ma non vengono rimossi dalla cartella corrente.

Come attivare la funzionalità di archiviazione automatica

Per Outlook 2010 e versioni successive:

1. Selezionare la scheda File e quindi selezionare la scheda Opzioni dal menu File .
2. Scegliere la scheda Avanzate.
3. Selezionare Impostazioni di archiviazione automatica.
4. Selezionare la casella di controllo Ogni archiviazione automatica . Digitare un numero nella casella Giorni per specificare la frequenza di esecuzione del processo di archiviazione automatica.
5. Se si vuole ricevere una notifica prima dell'archiviazione degli elementi, selezionare la casella di controllo Prompt Before AutoArchive (Richiedi prima dell'archiviazione automatica ).
6. Nella casella File di archivio predefinito digitare un nome file per gli elementi archiviati in cui trasferire o selezionare Sfoglia per selezionare da un elenco.
7. Selezionare due volte OK.

Per Outlook 2007 e Outlook 2003:

1. Nel menu Strumenti selezionare Opzioni e quindi selezionare la scheda Altro .
2. Selezionare Archiviazione automatica.
3. Selezionare la casella di controllo Ogni archiviazione automatica e quindi specificare la frequenza di esecuzione del processo di archiviazione automatica digitando un numero nella casella giorni .
4. Se si vuole ricevere una notifica prima dell'archiviazione degli elementi, selezionare la casella di controllo Prompt Before AutoArchive (Richiedi prima dell'archiviazione automatica ).
5. Nella casella File di archivio predefinito digitare un nome file per gli elementi archiviati in cui trasferire o selezionare Sfoglia per selezionare da un elenco.
6. Selezionare due volte OK.

Dopo aver attivato la funzionalità Di archiviazione automatica, è necessario impostare le proprietà di archiviazione automatica per ogni cartella.

Come impostare le proprietà di archiviazione automatica per una cartella

Per Outlook 2010 e versioni successive:

Metodo 1:

1. Selezionare la cartella che si vuole archiviare automaticamente.
2. Selezionare la scheda Cartella e quindi selezionare Impostazioni di archiviazione automatica.

Metodo 2:

1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella che si vuole archiviare automaticamente e quindi scegliere Proprietà.
2. Selezionare la scheda Archiviazione automatica .
3. Per impostare le proprietà di archiviazione automatica per questa cartella, selezionare la casella di controllo Pulisci elementi precedenti a .
4. Per specificare quando gli elementi devono essere trasferiti automaticamente nel file di archivio, digitare un numero nella casella Mesi .
5. Per specificare un file in cui trasferire gli elementi archiviati, selezionare Sposta elementi precedenti in .
6. Nella casella Sposta elementi precedenti in digitare un nome file per gli elementi archiviati. In alternativa, selezionare Sfoglia per selezionare da un elenco e quindi selezionare OK.

Per Outlook 2007 e Outlook 2003:

1. Nell'elenco cartelle fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella che si vuole archiviare automaticamente e quindi scegliere Proprietà.
2. Selezionare la scheda Archiviazione automatica .
3. Per impostare le proprietà di archiviazione automatica per questa cartella, selezionare Pulisci elementi meno recenti.
4. Per specificare quando gli elementi devono essere trasferiti automaticamente nel file di archivio, digitare un numero nella casella Mesi .
5. Per specificare un file in cui trasferire gli elementi archiviati, selezionare Sposta elementi precedenti in .
6. Nella casella Sposta elementi precedenti in digitare un nome file per gli elementi archiviati. In alternativa, selezionare Sfoglia per selezionare da un elenco e quindi selezionare OK.