Beschrijving van de functie AutoArchiveren in Outlook

Origineel KB-nummer: 830119

Meer informatie

Uw Outlook-postvak groeit naarmate items worden gemaakt op dezelfde manier als papier op uw bureau. In de wereld op papier kunt u af en toe uw documenten doorzoeken en documenten opslaan die belangrijk zijn, maar die zelden worden gebruikt. U kunt documenten die minder belangrijk zijn, zoals kranten en tijdschriften, verwijderen op basis van hun leeftijd.

U kunt hetzelfde proces snel voltooien in Outlook 2003 en latere versies. U kunt oude items handmatig overzetten naar een opslagbestand door Archiveren te selecteren in het menu Bestand . U kunt ook oude items automatisch laten overdragen met behulp van de functie AutoArchiveren. Items worden als oud beschouwd wanneer ze de leeftijd bereiken die u opgeeft. Met de functie AutoArchiveren kunt u oude items verwijderen of verplaatsen. Outlook kan allerlei soorten items archiveren, maar alleen bestanden vinden die zijn opgeslagen in een e-mailmap, zoals een Microsoft Excel-spreadsheet of een Microsoft Word-document, dat is gekoppeld aan een e-mailbericht. Een bestand dat niet is opgeslagen in een e-mailmap, kan niet worden gearchiveerd.

De functie AutoArchiveren heeft een proces in twee stappen. Eerst schakelt u de functie AutoArchiveren in. Ten tweede stelt u de eigenschappen in voor de functie AutoArchiveren voor elke map die u wilt archiveren.

Op mapniveau kunt u bepalen welke items moeten worden gearchiveerd en hoe vaak ze worden gearchiveerd. U kunt afzonderlijke mappen automatisch archiveren of u kunt een standaardinstelling voor AutoArchiveren configureren voor alle mappen. En configureer vervolgens AutoArchiveren-instellingen voor afzonderlijke mappen waarvoor u de standaardinstellingen voor AutoArchiveren niet wilt gebruiken. De functie AutoArchiveren wordt automatisch uitgevoerd wanneer u Outlook start. Outlook controleert de AutoArchiveren-eigenschappen van elke map op datum en verplaatst oude items naar uw archiefbestand. Items die zijn verplaatst naar de map Verwijderde items, worden verwijderd.

Outlook 2003 en Outlook 2007

Standaard zijn verschillende Outlook-mappen ingesteld met de functie AutoArchiveren ingeschakeld. De volgende lijst bevat de mappen waarvoor de functie AutoArchiveren is ingeschakeld en van de standaardverouderingsperiode van elke map:

• De map Agenda (zes maanden)
• De map Taken (zes maanden)
• De map Logboek (zes maanden)
• De map Verzonden items (twee maanden)
• De map Verwijderde items (twee maanden)

Voor de mappen Postvak IN, Notities, Contactpersonen en Concepten is de functie AutoArchiveren niet automatisch ingeschakeld. U kunt de functie AutoArchiveren niet gebruiken met de map Contactpersonen, omdat de map Contactpersonen geen archiefeigenschap heeft.

Outlook 2010 en latere versies

De functie AutoArchiveren is standaard uitgeschakeld in Outlook 2010 en latere versies. De functie AutoArchiveren is standaard ingeschakeld in Outlook 2003 en Outlook 2007. Als u de functie AutoArchiveren niet uitschakelt in Outlook 2003 of Outlook 2007 en een upgrade uitvoert naar Outlook 2010 of nieuwere versies, blijft de functie AutoArchiveren ingeschakeld.

Het verschil tussen het archiveren en exporteren van items

Wanneer u items archiveert, kunt u de items alleen archiveren in een bestand met persoonlijke mappen (.pst). Wanneer u items exporteert, kunt u de items exporteren naar veel verschillende bestandstypen, waaronder PST-bestanden en tekstbestanden met scheidingstekens. Uw bestaande mappenstructuur blijft behouden in uw nieuwe archiefbestand. Als er een bovenliggende map boven de map staat die u hebt gearchiveerd, wordt de bovenliggende map gemaakt in het archiefbestand. Maar de items die zich in de bovenliggende map bevinden, worden niet gearchiveerd. Op deze manier bestaat dezelfde mapstructuur tussen het archiefbestand en uw postvak. Mappen blijven behouden nadat ze zijn gearchiveerd, zelfs als ze leeg zijn. U kunt slechts één bestandstype archiveren, een PST-bestand.

Wanneer u items exporteert, worden de oorspronkelijke items gekopieerd naar het exportbestand, maar worden ze niet verwijderd uit de huidige map.

De functie AutoArchiveren inschakelen

Voor Outlook 2010 en latere versies:

1. Selecteer het tabblad Bestand en selecteer vervolgens het tabblad Opties in het menu Bestand .
2. Klik op het tabblad Geavanceerd.
3. Selecteer Instellingen voor AutoArchiveren.
4. Schakel het selectievakje AutoArchiveren elke in. Typ een getal in het vak Dagen om op te geven hoe vaak het AutoArchiveren-proces wordt uitgevoerd.
5. Als u een melding wilt ontvangen voordat de items worden gearchiveerd, schakelt u het selectievakje Vragen voor AutoArchiveren in.
6. Typ in het vak Standaardarchiefbestand een bestandsnaam voor de gearchiveerde items die u wilt overbrengen of selecteer Bladeren om een selectie uit een lijst te maken.
7. Selecteer tweemaal OK.

Voor Outlook 2007 en Outlook 2003:

1. Selecteer in het menu Extrade optie Opties en selecteer vervolgens het tabblad Overige .
2. Selecteer AutoArchiveren.
3. Schakel het selectievakje AutoArchiveren elke in en geef vervolgens op hoe vaak het AutoArchiveren-proces wordt uitgevoerd door een getal in het vak dagen te typen.
4. Als u een melding wilt ontvangen voordat de items worden gearchiveerd, schakelt u het selectievakje Vragen voor AutoArchiveren in.
5. Typ in het vak Standaardarchiefbestand een bestandsnaam voor de gearchiveerde items die u wilt overbrengen of selecteer Bladeren om een selectie uit een lijst te maken.
6. Selecteer tweemaal OK.

Nu u de functie AutoArchiveren hebt ingeschakeld, moet u de AutoArchiveren-eigenschappen voor elke map instellen.

AutoArchiveren-eigenschappen instellen voor een map

Voor Outlook 2010 en latere versies:

Methode 1:

1. Selecteer de map die u wilt autoarchiveren.
2. Selecteer het tabblad Map en selecteer vervolgens Instellingen voor AutoArchiveren.

Methode 2:

1. Klik met de rechtermuisknop op de map die u wilt autoarchiveren en selecteer vervolgens Eigenschappen.
2. Selecteer het tabblad AutoArchiveren .
3. Als u de AutoArchiveren-eigenschappen voor deze map wilt instellen, schakelt u het selectievakje Items opschonen die ouder zijn dan in.
4. Als u wilt opgeven wanneer de items automatisch naar uw archiefbestand moeten worden overgebracht, typt u een getal in het vak Maanden .
5. Als u een bestand wilt opgeven voor de gearchiveerde items die moeten worden overgebracht, selecteert u Oude items verplaatsen naar.
6. Typ in het vak Oude items verplaatsen naar een bestandsnaam voor de gearchiveerde items. Of selecteer Bladeren om een selectie uit een lijst te maken en selecteer vervolgens OK.

Voor Outlook 2007 en Outlook 2003:

1. Klik in de mappenlijst met de rechtermuisknop op de map die u wilt autoarchiveren en selecteer vervolgens Eigenschappen.
2. Selecteer het tabblad AutoArchiveren .
3. Als u de AutoArchiveren-eigenschappen voor deze map wilt instellen, selecteert u Items opschonen die ouder zijn dan.
4. Als u wilt opgeven wanneer de items automatisch naar uw archiefbestand moeten worden overgebracht, typt u een getal in het vak Maanden .
5. Als u een bestand wilt opgeven voor de gearchiveerde items die moeten worden overgebracht, selecteert u Oude items verplaatsen naar.
6. Typ in het vak Oude items verplaatsen naar een bestandsnaam voor de gearchiveerde items. Of selecteer Bladeren om een selectie uit een lijst te maken en selecteer vervolgens OK.