Beskrivelse av funksjonen for automatisk arkivering i Outlook 2007 og Outlook 2003

Artikkel-ID: 830119 - Vis produkter som denne artikkelen gjelder for.
Hvis du vil ha en Microsoft Outlook 2000-versjon av denne artikkelen, kan du se239652
(http://support.microsoft.com/kb/239652/ )
(denne artikkelen kan være på engelsk)
Hvis du vil ha en Microsoft Outlook 2002-versjon av denne artikkelen, kan du se290847
(http://support.microsoft.com/kb/290847/ )
(denne artikkelen kan være på engelsk)
Vis alt | Skjul alt

På denne siden

Sammendrag

Denne artikkelen beskriver funksjonen Automatisk arkivering i Microsoft Office Outlook 2007 og Microsoft Office Outlook 2003.
Tilbake til toppen | Gi tilbakemelding

Mer informasjon

Microsoft Outlook-postboksen vokser når det opprettes elementer, på samme måte som papirbunken vokser på skrivebordet ditt. I den papirbaserte verden kan du fra tid til annen se gjennom dokumentene og ta vare på de som er viktige, men sjelden brukes. Du kan kaste dokumenter som er mindre viktige, for eksempel aviser og blader, avhengig av hvor gamle de er.

Du kan raskt fullføre den samme prosessen i Outlook 2007 og Outlook 2003. Du kan overføre gamle elementer til en lagringsfil manuelt ved å klikke Arkiver på Fil-menyen, eller du kan angi at gamle elementer skal overføres automatisk ved hjelp av funksjonen Automatisk arkivering. Elementer vurderes som gamle når de når den angitte alderen. Ved hjelp av Automatisk arkivering kan du enten slette eller flytte gamle elementer. Du kan arkivere alle typer elementer i Outlook 2007 eller Outlook 2003, men du kan bare finne filer som er lagret i en e-postmappe, for eksempel et Microsoft Excel-regneark eller et Microsoft Word-dokument, som er lagt ved en e-postmelding. En fil som ikke er lagret i en e-postmappe, kan ikke arkiveres.

Funksjonen Automatisk arkivering har en totrinnsprosess. Først aktiverer du funksjonen Automatisk arkivering. Deretter angir du egenskapene for Automatisk arkivering for hver mappe du vil arkivere.

På mappenivå kan du bestemme elementene som skal arkiveres, og hvor ofte de skal arkiveres. Du kan arkivere enkeltmapper automatisk, eller du kan konfigurere en standardinnstilling for automatisk arkivering for alle mapper, og deretter konfigurere innstillinger for automatisk arkivering for enkeltmapper du ikke vil bruke standardinnstillingene for. Funksjonen Automatisk arkivering kjøres automatisk hver gang du starter Outlook. Outlook kontrollerer egenskapene for automatisk arkivering for hver mappe etter dato, og flytter gamle elementer til arkivfilen. Elementer som flyttes til mappen Slettede elementer, blir slettet.

Som standard er flere Outlook-mapper konfigurert med funksjonen Automatisk arkivering slått på. Nedenfor vises en liste over mappene som har funksjonen Automatisk arkivering slått på, og standard foreldelsestid for hver mappe:
  • Kalender-mappen (6 måneder)
  • Oppgaver-mappen (6 måneder)
  • Logg-mappen (6 måneder)
  • Mappen Sendte elementer (2 måneder)
  • Mappen Slettede elementer (2 måneder)
Mappene Innboks, Notater, Kontakter og Kladd har ikke funksjonen Automatisk arkivering slått på automatisk. Du kan ikke bruke Automatisk arkivering med Kontakter-mappen, og Kontakter-mappen har ikke en arkivegenskap.

Forskjellen mellom arkivering og eksportering av elementer

Når du arkiverer elementer, kan du bare arkivere elementene til en fil med personlige mapper (PST). Når du eksporterer elementer, kan du eksportere elementene til mange forskjellige filtyper, blant annet PST-filer og tekstfiler med skilletegn. Den eksisterende mappestrukturen beholdes i den nye arkivfilen. Hvis det finnes en overordnet mappe over mappen du har arkivert, opprettes den overordnede mappen i arkivfilen, men elementene i den overordnede mappen arkiveres ikke. Den samme mappestrukturen finnes derfor mellom arkivfilen og postboksen. Mapper beholdes på samme sted etter arkivering, selv om de er tomme. Du kan bare arkivere én filtype, en PST-fil.

Når du eksporterer elementer, kopieres de opprinnelige elementene til eksportfilen, men de fjernes ikke fra den gjeldende mappen.

Slå på funksjonen Automatisk arkivering

  1. Klikk Alternativer på Verktøy-menyen, og klikk deretter kategorien Annet.
  2. Klikk Automatisk arkivering.
  3. Klikk for å merke av for Arkiver automatisk hver, og angi deretter hvor ofte prosessen for automatisk arkivering skal kjøres, ved å skrive inn et tall i dager-boksen.
  4. Hvis du vil bli varslet før elementene arkiveres, klikker du for å merke av for Be om bekreftelse før automatisk arkivering.
  5. I boksen Standard arkivfil skriver du inn et filnavn som de arkiverte elementene skal overføres til, eller du klikker Bla gjennom for å velge fra en liste.
  6. Klikk OK to ganger.
Nå som du har slått på Automatisk arkivering, må du angi egenskapene for Automatisk arkivering for hver mappe.

Angi egenskapene for Automatisk arkivering for en mappe

  1. I mappelisten høyreklikker du mappen du vil arkivere automatisk, og deretter klikker du Egenskaper.
  2. Klikk kategorien Automatisk arkivering.
  3. Hvis du vil angi egenskapene for Automatisk arkivering for denne mappen, klikker du for å velge Fjern elementer eldre enn.
  4. Hvis du vil angi når elementene må overføres automatisk til arkivfilen, skriver du inn et tall i Måneder-boksen.
  5. Hvis du vil angi en fil som de arkiverte elementene skal overføres til, klikker du Flytt gamle elementer til.
  6. I boksen Flytt gamle elementer til skriver du inn et filnavn for de arkiverte elementene, eller du klikker Bla gjennom for å velge fra en liste, og klikker deretter OK.
Tilbake til toppen | Gi tilbakemelding

Egenskaper

Artikkel-ID: 830119 - Forrige gjennomgang: 13. mai 2010 - Gjennomgang: 3.0
Informasjonen i denne artikkelen gjelder:
  • Microsoft Office Outlook 2007
  • Microsoft Office Outlook 2007 with Business Contact Manager
  • Microsoft Office Outlook 2003
  • Microsoft Office Outlook 2003 med Business Contact Manager
Nøkkelord: 
kbconfig kbemail kbbackup kbinfo KB830119
Tilbake til toppen | Gi tilbakemelding

Gi tilbakemelding

 
Tilbake til toppenTilbake til toppen