Descrição da funcionalidade Arquivo Automático no Outlook

Número original da BDC: 830119

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A sua caixa de correio do Outlook cresce à medida que os itens são criados da mesma forma que os papéis se acumulam na sua secretária. No mundo baseado em papel, pode ocasionalmente baralhar os seus documentos e armazenar os que são importantes, mas que raramente são utilizados. Pode eliminar documentos menos importantes, como jornais e revistas, com base na sua idade.

Pode concluir rapidamente o mesmo processo no Outlook 2003 e versões posteriores. Pode transferir manualmente itens antigos para um ficheiro de armazenamento ao selecionar Arquivar no menu Ficheiro . Em alternativa, pode transferir automaticamente itens antigos com a funcionalidade Arquivo Automático. Os itens são considerados antigos quando atingem a idade que especificar. Com a funcionalidade Arquivo Automático, pode eliminar ou mover itens antigos. O Outlook pode arquivar todos os tipos de itens, mas só pode localizar ficheiros armazenados numa pasta de e-mail, como uma folha de cálculo do Microsoft Excel ou um documento do Microsoft Word, anexado a uma mensagem de e-mail. Não é possível arquivar um ficheiro que não esteja armazenado numa pasta de e-mail.

A funcionalidade Arquivo Automático tem um processo de dois passos. Primeiro, ative a funcionalidade Arquivo Automático. Em segundo lugar, defina as propriedades da funcionalidade Arquivo Automático para cada pasta que pretende arquivar.

Ao nível da pasta, pode determinar os itens que devem ser arquivados e a frequência com que são arquivados. Pode arquivar automaticamente pastas individuais ou configurar uma predefinição de Arquivo Automático para todas as pastas. Em seguida, configure as definições do Arquivo Automático para pastas individuais que não quer utilizar as predefinições do Arquivo Automático. A funcionalidade Arquivo Automático é executada automaticamente sempre que iniciar o Outlook. O Outlook verifica as propriedades do Arquivo Automático de cada pasta por data e move itens antigos para o ficheiro de arquivo. Os itens que são movidos para a pasta Itens Eliminados são eliminados.

Outlook 2003 e Outlook 2007

Por predefinição, várias pastas do Outlook estão configuradas com a funcionalidade Arquivo Automático ativada. A lista seguinte é as pastas que têm a funcionalidade Arquivo Automático ativada e do período de expiração predefinido de cada pasta:

• A pasta Calendário (seis meses)
• A pasta Tarefas (seis meses)
• A pasta Diário (seis meses)
• A pasta Itens Enviados (dois meses)
• A pasta Itens Eliminados (dois meses)

As pastas Caixa de Entrada, Notas, Contactos e Rascunhos não têm a funcionalidade Arquivo Automático ativada automaticamente. Não pode utilizar a funcionalidade Arquivo Automático com a pasta Contactos, uma vez que a pasta Contactos não tem uma propriedade de arquivo.

No Outlook 2010 e versões posteriores

Por predefinição, a funcionalidade Arquivo Automático está desativada no Outlook 2010 e versões posteriores. A funcionalidade Arquivo Automático está ativada no Outlook 2003 e outlook 2007 por predefinição. Se não desativar a funcionalidade Arquivo Automático no Outlook 2003 ou Outlook 2007 e atualizar para o Outlook 2010 ou versões posteriores, a funcionalidade Arquivo Automático permanece ativada.

A Diferença entre Arquivar e Exportar Itens

Quando arquiva itens, só pode arquivar os itens num ficheiro de pastas pessoais (.pst). Ao exportar itens, pode exportar os itens para vários tipos de ficheiro diferentes, incluindo ficheiros .pst e ficheiros de texto delimitados. A sua estrutura de pastas existente é mantida no seu novo ficheiro de arquivo. Se existir uma pasta principal acima da pasta que arquivou, a pasta principal é criada no ficheiro de arquivo. No entanto, os itens que estão na pasta principal não são arquivados. Desta forma, existe a mesma estrutura de pastas entre o ficheiro de arquivo e a sua caixa de correio. As pastas são deixadas no local depois de serem arquivadas, mesmo que estejam vazias. Só pode arquivar um tipo de ficheiro, um ficheiro .pst.

Quando exporta itens, os itens originais são copiados para o ficheiro de exportação, mas não são removidos da pasta atual.

Como Ativar a Funcionalidade de Arquivo Automático

Para Outlook 2010 e versões posteriores:

1. Selecione o separador Ficheiro e, em seguida, selecione o separador Opções no menu Ficheiro .
2. Selecione o separador Avançadas.
3. Selecione Definições de Arquivo Automático.
4. Selecione a caixa de verificação Arquivar Automaticamente A Cada . Escreva um número na caixa Dias para especificar a frequência com que o processo de Arquivo Automático é executado.
5. Se quiser ser notificado antes de os itens serem arquivados, selecione para selecionar a caixa de verificação Pedir Antes do Arquivo Automático .
6. Na caixa Ficheiro de arquivo predefinido , escreva um nome de ficheiro para o qual os itens arquivados serão transferidos ou selecione Procurar para selecionar a partir de uma lista.
7. Selecione OK duas vezes.

Para o Outlook 2007 e Outlook 2003:

1. No menu Ferramentas , selecione Opções e, em seguida, selecione o separador Outro .
2. Selecione Arquivo Automático.
3. Selecione para selecionar a caixa de verificação Arquivar Automaticamente A Cada e, em seguida, especifique a frequência com que o processo de Arquivo Automático será executado ao escrever um número na caixa dias .
4. Se quiser ser notificado antes de os itens serem arquivados, selecione para selecionar a caixa de verificação Pedir Antes do Arquivo Automático .
5. Na caixa Ficheiro de arquivo predefinido , escreva um nome de ficheiro para o qual os itens arquivados serão transferidos ou selecione Procurar para selecionar a partir de uma lista.
6. Selecione OK duas vezes.

Agora que ative a funcionalidade Arquivo Automático, tem de definir as propriedades do Arquivo Automático para cada pasta.

Como Definir as Propriedades do Arquivo Automático para uma Pasta

Para Outlook 2010 e versões posteriores:

Método 1:

1. Selecione a pasta que pretende Arquivar Automaticamente.
2. Selecione o separador Pasta e, em seguida, selecione Definições de Arquivo Automático.

Método 2:

1. Clique com o botão direito do rato na pasta que pretende Arquivar Automaticamente e, em seguida, selecione Propriedades.
2. Selecione o separador Arquivo Automático.
3. Para definir as propriedades do Arquivo Automático para esta pasta, selecione a caixa de verificação Limpar itens mais antigos do que .
4. Para especificar quando os itens têm de ser transferidos automaticamente para o ficheiro de arquivo, escreva um número na caixa Meses .
5. Para especificar um ficheiro para os itens arquivados para os quais serão transferidos, selecione Mover itens antigos para.
6. Na caixa Mover itens antigos para , escreva um nome de ficheiro para os itens arquivados. Em alternativa, selecione Procurar para selecionar a partir de uma lista e, em seguida, selecione OK.

Para o Outlook 2007 e Outlook 2003:

1. Na Lista de Pastas, clique com o botão direito do rato na pasta que pretende Arquivar Automaticamente e, em seguida, selecione Propriedades.
2. Selecione o separador Arquivo Automático.
3. Para definir as propriedades do Arquivo Automático para esta pasta, selecione para selecionar Limpar itens mais antigos do que.
4. Para especificar quando os itens têm de ser transferidos automaticamente para o ficheiro de arquivo, escreva um número na caixa Meses .
5. Para especificar um ficheiro para os itens arquivados para os quais serão transferidos, selecione Mover itens antigos para.
6. Na caixa Mover itens antigos para , escreva um nome de ficheiro para os itens arquivados. Em alternativa, selecione Procurar para selecionar a partir de uma lista e, em seguida, selecione OK.