Artigo: 830119 - Ver produtos para os quais este artigo se aplica.
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Este artigo descreve a funcionalidade de arquivo automático no Microsoft Outlook 2013, no Microsoft Outlook 2010, no Microsoft Office Outlook 2007 e no Microsoft Office Outlook 2003.

Mais Informação

A caixa de correio do Microsoft Outlook aumenta à medida que são criados itens da mesma forma que acumulando papéis na sua secretária. No mundo baseado no papel, pode ocasionalmente organizar os seus documentos e arquivar os que são importantes, mas raramente utilizados. Pode rejeitar documentos que são menos importantes, como jornais, revistas, com base na antiguidade.

Pode concluir rapidamente o mesmo processo no Outlook 2003 e versões posteriores. Pode transferir manualmente os itens antigos para um ficheiro de armazenamento, clicando emArquivar no menu ficheiro, ou pode fazer com que itens antigos sejam automaticamente transferidos utilizando a funcionalidade de arquivo automático. Os produtos são considerados antigos quando atingem a antiguidade que especificar. Com a funcionalidade de arquivo automático, pode eliminar ou mover itens antigos. O Outlook pode arquivar todos os tipos de itens, mas só pode localizar ficheiros armazenados na pasta de correio electrónico, tal como uma folha de cálculo do Microsoft Excel ou um documento do Microsoft Word, o que é anexado a uma mensagem de correio electrónico. Um ficheiro que não esteja armazenado na pasta de correio electrónico não pode ser arquivado.

A funcionalidade de arquivo automático tem um processo composto por dois passos. Em primeiro lugar, activar a funcionalidade Arquivar automaticamente. Em segundo lugar, defina as propriedades para a funcionalidade de arquivo automático para cada pasta que pretende arquivar.

Ao nível da pasta, pode determinar os itens que devem ser arquivados e a frequência com que são arquivados. Pode arquivar automaticamente pastas individuais, ou pode configurar uma predefinição de arquivo automático para todas as pastas e, em seguida, configurar definições de arquivo automático para pastas individuais que não pretende utilizar as predefinições do arquivo automático. A funcionalidade de arquivo automático é executado automaticamente sempre que iniciar o Outlook. O Outlook verifica as propriedades de arquivo automático de cada pasta por data e move os itens antigos para o ficheiro de arquivo. Itens que são movidos para a pasta Itens eliminados são eliminados.

Outlook 2003 e Outlook 2007
Por predefinição, várias pastas do Outlook são configuradas com a funcionalidade de arquivo automático activada. Segue-se uma lista de pastas que têm a funcionalidade de arquivo automático activada e do período de envelhecimento predefinido da pasta:

A pasta de calendário (6 meses)
A pasta de tarefas (6 meses)
A pasta de diário (6 meses)
A pasta Itens enviados (2 meses)
A pasta Itens eliminados (2 meses)

A pasta a receber, as notas, contactos e as pastas de rascunhos não tem a funcionalidade de arquivo automático activada automaticamente. Não é possível utilizar a funcionalidade Arquivar automaticamente com a pasta de contactos, tal como a pasta de contactos não tem nenhuma propriedade de arquivo.

Outlook 2010 e o Outlook 2013
Por predefinição, a funcionalidade de arquivo automático está desactivada no Outlook 2010 e o Outlook 2013. No entanto, por predefinição, a funcionalidade de arquivo automático está activada no Outlook 2003 e Outlook 2007. Por conseguinte, se não desactivar a funcionalidade Arquivar automaticamente no Outlook 2003 ou Outlook 2007 e actualizar para o Outlook 2010 ou o Outlook 2013, permanece activada a funcionalidade Arquivar automaticamente.

A diferença entre arquivar e exportar itens

Quando arquiva itens, pode arquivar apenas os itens para um ficheiro de pastas pessoais (. pst). Quando exporta itens, pode exportar os itens para vários tipos de ficheiro diferente, incluindo ficheiros. pst e ficheiros de texto delimitado. A estrutura de pastas existente é mantida no novo ficheiro de arquivo. Se existir uma pasta principal acima da pasta que arquivou, a pasta principal é criada no ficheiro de arquivo, mas os itens que estão na pasta principal não são arquivados. Desta forma, existe a mesma estrutura de pastas entre o ficheiro de arquivo e a caixa de correio. Pastas permanecem no local após terem sido arquivadas, mesmo se estiverem vazios. Só pode arquivar um tipo de ficheiro, um ficheiro. pst.

Quando exporta itens, os itens originais são copiados para o ficheiro de exportação, mas não são removidos da pasta actual.

Como activar a funcionalidade Arquivar automaticamente

Para o Outlook 2010 e o Outlook 2013:
  1. Faça clique sobre o ficheiro e, em seguida, clique o opções separador no menu ficheiro .
  2. Faça clique sobre o Avançadas separador.
  3. Clique em definições de arquivo automático.
  4. Clique para seleccionar a o arquivo automático a cada e, em seguida, escreva um número na caixa dias para especificar com que frequência o processo de arquivo automático é executado.
  5. Se pretender ser notificado antes dos itens serem arquivados, clique para seleccionar a arquivo automático de antes da linha de comandos caixa de verificação.
  6. No ficheiro de arquivo predefinido , escreva um nome de ficheiro para os itens arquivados ser transferido para, ou clique em Navegue para seleccionar a partir de uma lista.
  7. Clique em OK duas vezes.
No Outlook 2007 e Outlook 2003:
  1. No menu Ferramentas , clique emOpçõese, em seguida, clique no separador outras .
  2. Clique em Arquivar automaticamente.
  3. Clique para seleccionar a o arquivo automático a cadae, em seguida, especifique com que frequência o processo de arquivo automático será executado bytyping um número na caixa dias .
  4. Se pretender ser notificado antes dos itens serem arquivados, clique para seleccionar a caixa de verificação do Arquivo automático de antes da linha de comandos .
  5. Na caixa ficheiro de arquivo predefinido , escreva o nome de afile para os itens arquivados ser transferido para, ou clique emProcurar para seleccionar a partir de uma lista.
  6. Clique duas vezes em OK .
Agora que activou a funcionalidade de arquivo automático, tem de definir as propriedades de arquivo automático para cada pasta.

ImportanteO ficheiro de dados do Outlook (. pst) que escolher como o ficheiro de arquivo predefinido tem de estar localizado no computador local. A utilização de ficheiros. pst em rede só é suportada com o Outlook 2010 e sob condições muito específicas. Para mais informações sobre os limites à utilização de ficheiros. pst através da rede, clique no número de artigo seguinte para visualizar o artigo na Microsoft Knowledge Base.

297019 Limites à utilização de ficheiros de pastas pessoais (. pst) através de ligações LAN e WAN

Como definir as propriedades de arquivo automático para uma pasta

Para o Outlook 2010 e o Outlook 2013:

Método 1:
  1. Seleccione a pasta que pretende arquivar automaticamente.
  2. Faça clique sobre o pasta separador e, em seguida, clique emDefinições de arquivo automático.
Método 2:
  1. Clique na pasta que pretende arquivar automaticamente e, em seguida, clique em Propriedades.
  2. Faça clique sobre o ' Arquivar automaticamente ' separador.
  3. Para definir o ' Arquivar automaticamente ' propriedades para esta pasta, clique para seleccionar aEliminar itens com mais de caixa de verificação.
  4. Para especificar quando os itens devem ser transferidos automaticamente para o ficheiro de arquivo, escreva um número no meses caixa.
  5. Para especificar um ficheiro para os itens arquivados serão transferidos, clique em Mover itens antigos para.
  6. No Mover itens antigos para , escreva um nome de ficheiro para os itens arquivados ou, clique em Navegue para seleccionar a partir de uma lista e, em seguida, clique em OK.
No Outlook 2007 e Outlook 2003:
  1. Na Lista de pastas, faça duplo clique thefolder que pretende arquivar automaticamente e, em seguida, clique emPropriedades.
  2. Clique no separador Arquivar automaticamente .
  3. Para definir as propriedades de arquivo automático para esta pasta, clickto seleccione Limpar itens anteriores.
  4. Para especificar quando os produtos devem ser automaticallytransferred para o ficheiro de arquivo, escreva um número na caixa meses.
  5. Para especificar um ficheiro para os itens arquivados ser transferredto, clique em Mover itens antigos para.
  6. Na caixa de Mover itens antigos para , escreva um nome de ficheiro para os itens arquivados, ou clique em Procurar para seleccionar a partir de alist e, em seguida, clique em OK.

Propriedades

Artigo: 830119 - Última revisão: 16 de novembro de 2013 - Revisão: 2.0
A informação contida neste artigo aplica-se a:
  • Microsoft Outlook 2013
  • Microsoft Outlook 2010
  • Microsoft Outlook 2010 with Business Contact Manager
  • Microsoft Office Outlook 2007
  • Microsoft Office Outlook 2007 with Business Contact Manager
  • Microsoft Office Outlook 2003
  • Microsoft Office Outlook 2003 com Business Contact Manager
Palavras-chave: 
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Clique aqui para ver a versão em Inglês deste artigo: 830119

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