Descrição da funcionalidade de arquivo automático no Outlook 2007 e no Outlook 2003

Este artigo descreve a funcionalidade de arquivo automático no Microsoft Outlook 2010, no Microsoft Office Outlook 2007 e no Microsoft Office Outlook 2003.

Caixa de correio do Microsoft Outlook do cresce à medida que são criados itens da mesma forma que papéis veludos na sua secretária. No mundo baseado no papel, pode ocasionalmente ordenar aleatoriamente os seus documentos e arquivar os que são importantes, mas que são raramente utilizados. Pode rejeitar documentos que são menos importantes, como jornais e revistas, com base na sua idade.

Pode concluir rapidamente o mesmo processo no Outlook 2007 e no Outlook 2003. Pode transferir manualmente os itens antigos para um ficheiro de armazenamento clicandoArquivosobre oFicheiromenu, ou pode ter itens antigos sejam automaticamente transferidos utilizando a funcionalidade de arquivo automático. Os itens são considerados antigos quando atingem a idade que especificar. Com a funcionalidade de arquivo automático, pode eliminar ou mover os itens antigos. O Outlook 2007 ou o Outlook 2003 pode arquivar todos os tipos de itens, mas pode localizar apenas ficheiros armazenados numa pasta de correio electrónico, tal como um Microsoft Excel num documento do Microsoft Word, que é anexado a uma mensagem de correio electrónico ou de folha de cálculo. Um ficheiro que não esteja armazenado numa pasta de correio electrónico não poderá ser arquivado.

Funcionalidade de o arquivo automático é um processo composto por dois passos. Em primeiro lugar, activar a funcionalidade de arquivo automático. Em segundo lugar, defina as propriedades para o arquivo automático funcionalidade para cada pasta que pretende arquivar.

Ao nível da pasta, pode determinar os itens que estão a ser arquivados e com que frequência são arquivados. Pode arquivar automaticamente pastas individuais, ou pode configurar uma predefinição de arquivo automático para todas as pastas e, em seguida, configurar as definições de arquivo automático para pastas individuais que não pretende utilizar as predefinições do arquivo automático. A funcionalidade de arquivo automático é executado automaticamente sempre que iniciar o Outlook. O Outlook verifica as propriedades de arquivo automático de cada pasta por data e move os itens antigos para o ficheiro de arquivo. Itens que são movidos para a pasta itens eliminados são eliminados.

Por predefinição, o Outlook várias pastas estão configuradas com a funcionalidade de arquivo automático activada. Segue-se uma lista das pastas que têm a funcionalidade de arquivo automático activada e do período de envelhecimento predefinido de cada pasta:

• O calendário de pasta (6 meses)
• Pasta de tarefas a (6 meses)
• O diário de pasta (6 meses)
• Pasta Itens enviados do (2 meses)
• Pasta de itens eliminados do (2 meses)

Na pasta a receber, as notas, os contactos e as pastas de rascunhos não tem a funcionalidade de arquivo automático activada automaticamente. Não é possível utilizar a funcionalidade de arquivo automático com a pasta Contactos e a pasta Contactos não tem uma propriedade de arquivo.

A diferença entre itens de arquivo e exportação

Quando arquiva itens, só é possível arquivar os itens para um ficheiro de pastas pessoais (. pst). Quando exporta itens, pode exportar os itens para muitos tipos de ficheiros diferentes, incluindo ficheiros. pst e ficheiros de texto delimitado. A estrutura de pastas existente é mantida no novo ficheiro de arquivo. Se existir uma pasta principal acima da pasta que é arquivado, a pasta principal será criada no ficheiro de arquivo, mas os itens que estão na pasta principal não são arquivados. Desta forma, existe a mesma estrutura de pastas entre o ficheiro de arquivo e a caixa de correio. Pastas permanecem no local após a ser arquivadas, mesmo que estejam vazias. Só é possível arquivar um tipo de ficheiro, um ficheiro. pst.

Quando exporta itens, os itens originais são copiados para o ficheiro de exportação, mas não são removidos da pasta actual.

Como activar a funcionalidade ' Arquivar automaticamente '

Para Outlook 2010:

1. Clique oFicheiroe, em seguida, clique noOpçõesseparador noFicheiromenu.
2. Clique oAvançadasseparador.
3. Clique emDefinições de arquivo automático.
4. Clique para seleccionar oArquivar automaticamente cadacaixa de verificação e, em seguida, escreva um número noDiascaixa para especificar com que frequência o processo de arquivo automático é executado.
5. Se pretender ser notificado antes dos itens serem arquivados, clique para seleccionar oPerguntar antes de arquivar automaticamentecaixa de verificação .
6. NoFicheiro de arquivo predefinidocaixa, escreva um nome de ficheiro para os itens arquivados ser transferido para, ou clique emProcurarpara seleccionar de uma lista.
7. Clique emOKduas vezes.

No Outlook 2007 e Outlook 2003:

1. Sobre oFerramentasmenu, clique emOpçõese, em seguida, clique noOutrosseparador .
2. Clique emArquivar automaticamente.
3. Clique para seleccionar oArquivar automaticamente cadacaixa de verificação e, em seguida, especifique com que frequência será executado o processo de arquivo automático, escrevendo um número nodiascaixa.
4. Se pretender ser notificado antes dos itens serem arquivados, clique para seleccionar oPerguntar antes de arquivar automaticamentecaixa de verificação .
5. NoFicheiro de arquivo predefinidocaixa, escreva um nome de ficheiro para os itens arquivados ser transferido para, ou clique emProcurarpara seleccionar de uma lista.
6. Clique emOKduas vezes.

Agora que tiver activado a funcionalidade de arquivo automático, tem de definir as propriedades de arquivo automático para cada pasta.

Como definir as propriedades de arquivo automático para uma pasta

Para Outlook 2010:

Método 1:

1. Seleccione a pasta que pretende arquivar automaticamente.
2. Clique oPastaseparador e em seguida, clique emDefinições de arquivo automático.

Método 2:

1. Faça duplo clique na pasta que pretende arquivar automaticamente e, em seguida, clique emPropriedades.
2. Clique oArquivar automaticamenteseparador.
3. Para definir oArquivar automaticamentePropriedades para esta pasta, clique para seleccionar oLimpar itens anteriorescaixa de verificação .
4. Para especificar quando os produtos devem ser automaticamente transferidos para o ficheiro de arquivo, digite um número noMesescaixa .
5. Para especificar um ficheiro para os itens arquivados serão transferidos, clique emMover itens antigos para.
6. NoMover itens antigos paracaixa, escreva um nome de ficheiro para os itens arquivados, ou clique emProcurarpara seleccionar de uma lista e, em seguida, clique emOK.

No Outlook 2007 e Outlook 2003:

1. NoLista de pastasfaça duplo clique na pasta que pretende arquivar automaticamente e, em seguida, clique emPropriedades.
2. Clique oArquivar automaticamenteseparador.
3. Para definir as propriedades de arquivo automático para esta pasta, clique para seleccionarLimpar itens anteriores.
4. Para especificar quando os produtos devem ser automaticamente transferidos para o ficheiro de arquivo, digite um número noMesescaixa.
5. Para especificar um ficheiro para os itens arquivados serão transferidos, clique emMover itens antigos para.
6. NoMover itens antigos paracaixa, escreva um nome de ficheiro para os itens arquivados, ou clique emProcurarpara seleccionar de uma lista e, em seguida, clique emOK.