Descrição do recurso AutoArquivar do Outlook 2007 e no Outlook 2003

Este artigo descreve o recurso AutoArquivar no Microsoft Outlook 2010, no Microsoft Office Outlook 2007 e no Microsoft Office Outlook 2003.

Da caixa de correio o Microsoft Outlook cresce à medida que os itens são criadas da mesma forma que os papéis empilhadas em sua mesa. No mundo baseado em papel, você pode ocasionalmente embaralhada por meio de seu documento e armazenar aquelas que são importantes, mas que raramente são usadas. Você pode descartar a documentos que são menos importantes, tais como jornais e revistas, com base no tempo de existência.

Você pode completar rapidamente o mesmo processo no Outlook 2007 e no Outlook 2003. Você pode transferir manualmente itens antigos para um arquivo de armazenamento, clicando emArquivo mortosobre oArquivomenu , ou você pode ter itens antigos automaticamente transferidos usando o recurso AutoArquivar. Itens são considerados antigos quando eles chegam a idade que você especificar. Com o recurso AutoArquivar, excluir ou mover itens antigos. O Outlook 2007 ou o Outlook 2003 pode arquivar todos os tipos de itens, mas ela somente pode localizar os arquivos que são armazenados em uma pasta de email, como, por exemplo, um Microsoft Excel planilha ou um documento do Word, que é anexado a uma mensagem de email. Um arquivo que não esteja armazenado em uma pasta de email não pode ser arquivado.

AutoArquivar o recurso possui um processo em duas etapas. Em primeiro lugar, você ativar o recurso AutoArquivar. Em segundo lugar, você deve definir as propriedades de AutoArquivar arquivado do recurso para cada pasta que você deseja.

No nível da pasta, você pode determinar os itens que deverão ser arquivados e com que freqüência são arquivadas. Você pode arquivar automaticamente pastas individuais, ou você pode configurar um padrão de AutoArquivar para todas as pastas e, em seguida, configure as configurações de AutoArquivar para pastas individuais que deseja usar as configurações padrão de AutoArquivar. O recurso AutoArquivar será executado automaticamente sempre que iniciar o Outlook. O Outlook verifica as propriedades de AutoArquivar de cada pasta, data e a move itens antigos para o arquivo morto. Os itens são movidos para a pasta Itens excluídos serão excluídos.

Por padrão, o Outlook várias pastas são configuradas com o recurso de AutoArquivar ativado. A seguir está uma lista das pastas que tenham o recurso de AutoArquivar ativado e do período de duração padrão de cada pasta:

• O calendário de pasta (6 meses)
• As tarefas de pasta (6 meses)
• Pasta de diário a (6 meses)
• Os itens enviados pasta (2 meses)
• Os itens excluídos pasta (2 meses)

Na caixa de entrada, as notas, os contatos e as pastas de rascunhos não tem o recurso de AutoArquivar ativado automaticamente. Não é possível usar o recurso AutoArquivar com a pasta de contatos e a pasta de contatos não tem uma propriedade de arquivo morto.

A diferença entre os itens de arquivamento e exportação

Quando você arquiva itens, você só pode arquivar itens em um arquivo de pastas particulares (. pst). Quando você exportar itens, você pode exportar os itens para muitos tipos de arquivo diferentes, incluindo arquivos de texto delimitados e arquivos. pst. Estrutura de pastas existente é mantida no seu novo arquivo morto. Se houver uma pasta pai acima da pasta que você arquivou, ela é criada no arquivo morto, mas os itens que estão na pasta pai não são arquivados. Dessa forma, a mesma estrutura de pasta existe entre o arquivo morto e na sua caixa de correio. Pastas são deixadas no local após serem arquivados, mesmo que estejam vazias. Você só pode arquivar um tipo de arquivo, um arquivo. pst.

Quando você exportar itens, os itens originais são copiados para o arquivo de exportação, mas eles não são removidos da pasta atual.

Como activar o recurso AutoArquivar

Para Outlook 2010:

1. Clique oArquivoguia e, em seguida, clique noOpçõesguia nosArquivomenu.
2. Clique oAvançadoguia.
3. Clique emConfigurações para AutoArquivar.
4. Clique para selecionar oAutoArquivar cadacaixa de seleção e, em seguida, digite um número deDiascaixa para especificar a freqüência com que o processo de AutoArquivar é executado.
5. Se desejar ser notificado antes que os itens serão arquivados, clique para selecionar oAvisar antes de AutoArquivarcaixa de seleção .
6. NoArquivo morto padrãocaixa, digite um nome de arquivo para os itens arquivados ser transferido para, ou clique emProcurarpara selecionar em uma lista.
7. Clique emOKduas vezes.

Para o Outlook 2007 e Outlook 2003:

1. Sobre oFerramentasmenu, clique emOpçõese, em seguida, clique noOutrosguia .
2. Clique emAutoArquivar.
3. Clique para selecionar oAutoArquivar cadacaixa de seleção e, em seguida, especifique a freqüência com a qual o processo de AutoArquivar será executado, digitando um número nodiascaixa.
4. Se desejar ser notificado antes que os itens serão arquivados, clique para selecionar oAvisar antes de AutoArquivarcaixa de seleção .
5. NoArquivo morto padrãocaixa, digite um nome de arquivo para os itens arquivados ser transferido para, ou clique emProcurarpara selecionar da lista.
6. Clique emOKduas vezes.

Agora que você tiver ativado o recurso AutoArquivar, você deve definir as propriedades de AutoArquivar para cada pasta.

Como definir as propriedades de AutoArquivar para uma pasta

Para Outlook 2010:

o método 1:

1. Selecione a pasta que você deseja AutoArquivar.
2. Clique oPastaguia e então clique emConfigurações para AutoArquivar.

Método 2:

1. Clique com o botão direito na pasta que você deseja para o recurso AutoArquivar e, em seguida, clique emPropriedades.
2. Clique oAutoArquivarguia.
3. Para definir oAutoArquivarPropriedades para esta pasta, clique para selecionar oEliminar itens anteriorescaixa de seleção .
4. Para especificar quando os itens devem ser transferidos automaticamente para seu arquivo morto, digite um número deMesescaixa .
5. Para especificar um arquivo para os itens arquivados serão transferidos, clique em <a0></a0>.Mover itens antigos para.
6. NoMover itens antigos paracaixa, digite um nome de arquivo para os itens arquivados, ou clique emProcurarpara selecionar em uma lista e, em seguida, clique emOK.

Para o Outlook 2007 e Outlook 2003:

1. NoLista de pastas, right-click the folder that you want to AutoArchive, and then click Properties.
2. Click the AutoArchive tab.
3. To set the AutoArchive properties for this folder, click to select Clean out items older than.
4. To specify when the items must be automatically transferred to your archive file, type a number in the Months box.
5. To specify a file for the archived items to be transferred to, click Move old items to.
6. In the Move old items to box, type a file name for the archived items, or click Browse to select from a list, and then click OK.