Описание функции автоархивации в Outlook

  • Статья
  • Применяется к:
    Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook for Microsoft 365, Outlook 2010 with Business Contact Manager

Исходный номер базы знаний: 830119

Дополнительная информация

Ваш почтовый ящик Outlook увеличивается по мере создания элементов так же, как документы накапливаются на вашем столе. В мире, основанном на бумаге, вы можете иногда перетасовывая документы и хранить важные, но редко используемые. Вы можете отказаться от менее важных документов, таких как газеты и журналы, в зависимости от их возраста.

Этот же процесс можно быстро выполнить в Outlook 2003 и более поздних версиях. Вы можете вручную перенести старые элементы в файл хранилища, выбрав Архивировать в меню Файл . Или вы можете автоматически передавать старые элементы с помощью функции автоархивации. Элементы считаются старыми, когда они достигают указанного возраста. С помощью функции автоархивации можно удалять или перемещать старые элементы. Outlook может архивировать все виды элементов, но он может находить только файлы, хранящиеся в папке электронной почты, например электронная таблица Microsoft Excel или документ Microsoft Word, вложенный в сообщение электронной почты. Не удается архивировать файл, который не хранится в папке электронной почты.

Функция автоархивации состоит из двух этапов. Сначала включите функцию автоархивации. Во-вторых, необходимо задать свойства функции автоархивации для каждой папки, которую требуется заархивировать.

Примечание.

Если в одном профиле Outlook несколько учетных записей Exchange, параметр автоархивации по умолчанию будет применяться ко всем учетным записям. Чтобы избежать этого, примените параметр Автоархивации на уровне папки.

На уровне папок можно определить, какие элементы будут архивироваться, и как часто они архивируются. Вы можете автоматически архивировать отдельные папки или настроить параметр автоархивации по умолчанию для всех папок. Затем настройте параметры автоархивации для отдельных папок, которые не должны использовать параметры автоархивации по умолчанию. Функция автоархивации запускается автоматически при каждом запуске Outlook. Outlook проверяет свойства автоархивации каждой папки по дате и перемещает старые элементы в архивный файл. Элементы, перемещаемые в папку "Удаленные", удаляются.

Outlook 2003 и Outlook 2007

По умолчанию для нескольких папок Outlook включена функция автоархивации. Ниже приведен список папок, в которых включена функция автоархивации, а также период старения каждой папки по умолчанию.

  • Папка "Календарь" (шесть месяцев)
  • Папка Tasks (шесть месяцев)
  • Папка Журнал (шесть месяцев)
  • Папка "Отправленные" (два месяца)
  • Папка "Удаленные" (два месяца)

В папках "Входящие", "Заметки", "Контакты" и "Черновики" функция автоархивации не включена автоматически. Функцию автоархивации нельзя использовать с папкой "Контакты", так как папка "Контакты" не имеет свойства архива.

Outlook 2010 и более поздних версий

По умолчанию функция автоархивации отключена в Outlook 2010 и более поздних версиях. Функция автоархивации включена в Outlook 2003 и Outlook 2007 по умолчанию. Если функция автоархивации не отключена в Outlook 2003 или Outlook 2007 и не обновлена до Outlook 2010 или более поздних версий, функция автоархивации остается включенной.

Разница между архивацией и экспортом элементов

При архивации элементов их можно архивировать только в файл личных папок (PST). При экспорте элементов их можно экспортировать в файлы различных типов, включая PST-файлы и текстовые файлы с разделителями. Существующая структура папок сохраняется в новом архивном файле. Если над архивной папкой находится родительская папка, в архивном файле создается родительская папка. Но элементы, которые находятся в родительской папке, не архивируются. Таким образом, между архивным файлом и почтовым ящиком существует та же структура папок. Папки остаются на месте после архивации, даже если они пустые. Можно архивировать только один тип файла — PST-файл.

При экспорте исходные элементы копируются в файл экспорта, но не удаляются из текущей папки.

Включение функции автоархивации

Для Outlook 2010 и более поздних версий:

  1. Перейдите на вкладку Файл , а затем выберите вкладку Параметры в меню Файл .
  2. Выберите вкладку Дополнительно.
  3. Выберите Параметры автоархивации.
  4. Выберите поле Автоархиватив каждой проверка. Введите число в поле Дни , чтобы указать частоту выполнения процесса автоархивации.
  5. Если вы хотите получать уведомления перед архивированием элементов, установите флажок Запрашивать перед автоархивированием проверка.
  6. В поле Архивный файл по умолчанию введите имя файла архивных элементов, в которые необходимо перенести, или нажмите кнопку Обзор , чтобы выбрать из списка.
  7. Нажмите кнопку ОК два раза.

Для Outlook 2007 и Outlook 2003:

  1. В меню Сервис выберите Параметры, а затем перейдите на вкладку Другое .
  2. Выберите Автоархиватив.
  3. Установите флажок Автоархиватив каждый проверка, а затем укажите частоту запуска процесса автоархивации, введя число в поле дней.
  4. Если вы хотите получать уведомления перед архивированием элементов, установите флажок Запрашивать перед автоархивированием проверка.
  5. В поле Архивный файл по умолчанию введите имя файла архивных элементов, в которые необходимо перенести, или нажмите кнопку Обзор , чтобы выбрать из списка.
  6. Нажмите кнопку ОК два раза.

Теперь, когда вы включили функцию автоархивации, необходимо задать свойства автоархивации для каждой папки.

Важно!

Файл данных Outlook (PST), выбранный в качестве архивного файла по умолчанию, должен находиться на локальном компьютере. Использование сетевых PST-файлов поддерживается только в Outlook 2010 и при очень определенных условиях. Дополнительные сведения об ограничениях на использование PST-файлов по сети см. в разделе Ограничения на использование файлов личных папок (PST) по локальной сети и глобальной сети.

Настройка свойств автоархивации для папки

Для Outlook 2010 и более поздних версий:

Метод 1:

  1. Выберите папку, в которой вы хотите выполнить автоархивную настройку.
  2. Перейдите на вкладку Папка и выберите Параметры автоархивации.

Метод 2:

  1. Щелкните правой кнопкой мыши папку, в которой требуется автоархивировать, и выберите пункт Свойства.
  2. Перейдите на вкладку Автоархивация .
  3. Чтобы задать свойства автоархивации для этой папки, установите флажок Очистить элементы старше проверка.
  4. Чтобы указать, когда элементы должны быть автоматически перенесены в архивный файл, введите число в поле Месяцы .
  5. Чтобы указать файл для архивных элементов для передачи, выберите Переместить старые элементы в.
  6. В поле Перемещение старых элементов введите имя файла для архивных элементов. Или нажмите кнопку Обзор , чтобы выбрать из списка, а затем нажмите кнопку ОК.

Для Outlook 2007 и Outlook 2003:

  1. В списке папок щелкните правой кнопкой мыши папку, в которой требуется автоархивировать, а затем выберите Свойства.
  2. Перейдите на вкладку Автоархивация .
  3. Чтобы задать свойства автоархивации для этой папки, выберите Очистить элементы старше.
  4. Чтобы указать, когда элементы должны быть автоматически перенесены в архивный файл, введите число в поле Месяцы .
  5. Чтобы указать файл для архивных элементов для передачи, выберите Переместить старые элементы в.
  6. В поле Перемещение старых элементов введите имя файла для архивных элементов. Или нажмите кнопку Обзор , чтобы выбрать из списка, а затем нажмите кнопку ОК.