Outlook'taki Otomatik Arşivleme özelliğinin açıklaması

  • Makale
  • Şunlara uygulanır:
    Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook for Microsoft 365, Outlook 2010 with Business Contact Manager

Özgün KB numarası: 830119

Daha fazla bilgi

Öğeler, kağıtların masanıza yığılma şekliyle oluşturuldukça Outlook posta kutunuz büyür. Kağıt tabanlı dünyada, bazen belgelerinizde karıştırma yapabilir ve önemli ancak nadiren kullanılan belgeleri depolayabilirsiniz. Yaşı temelinde gazete ve dergi gibi daha az önemli olan belgeleri atabilirsiniz.

Outlook 2003 ve sonraki sürümlerde aynı işlemi hızla tamamlayabilirsiniz. Dosya menüsünde Arşiv'i seçerek eski öğeleri bir depolama dosyasına el ile aktarabilirsiniz. Ya da Otomatik Arşivleme özelliğini kullanarak eski öğelerin otomatik olarak aktarılmasını sağlayabilirsiniz. Öğeler, belirttiğiniz yaşa ulaştıklarında eski olarak kabul edilir. Otomatik Arşivleme özelliğiyle, eski öğeleri silebilir veya taşıyabilirsiniz. Outlook her tür öğeyi arşivleyebilir, ancak yalnızca e-posta iletisine eklenmiş bir Microsoft Excel elektronik tablosu veya Microsoft Word belgesi gibi bir e-posta klasöründe depolanan dosyaları bulabilir. E-posta klasöründe depolanmayan bir dosya arşivlenemez.

Otomatik Arşivleme özelliğinin iki aşamalı bir işlemi vardır. İlk olarak, Otomatik Arşivleme özelliğini açarsınız. İkinci olarak, arşivlemesini istediğiniz her klasör için Otomatik Arşivleme özelliğinin özelliklerini ayarlarsınız.

Not

Aynı Outlook profilinde birden çok Exchange hesabınız varsa, varsayılan Otomatik Arşivleme ayarı tüm hesaplar için geçerli olur. Bunu önlemek için Klasör düzeyinde Otomatik Arşivleme ayarını uygulayın.

Klasör düzeyinde, arşivlenecek öğeleri ve ne sıklıkta arşivlendiklerini belirleyebilirsiniz. Tek tek klasörleri otomatik olarak arşivleyebilir veya tüm klasörler için varsayılan bir Otomatik Arşivleme ayarı yapılandırabilirsiniz. Ardından, varsayılan Otomatik Arşivleme ayarlarını kullanmak istemediğiniz tek tek klasörler için Otomatik Arşiv ayarlarını yapılandırın. Otomatik Arşivleme özelliği, Outlook'u her başlattığınızda otomatik olarak çalışır. Outlook her klasörün Otomatik Arşiv özelliklerini tarihe göre denetler ve eski öğeleri arşiv dosyanıza taşır. Silinmiş Öğeler klasörüne taşınan öğeler silinir.

Outlook 2003 ve Outlook 2007

Varsayılan olarak, Otomatik Arşivleme özelliği açık olarak birkaç Outlook klasörü ayarlanır. Aşağıdaki liste, Otomatik Arşivleme özelliğinin açık olduğu ve her klasörün varsayılan eskime döneminin klasörleridir:

  • Takvim klasörü (altı ay)
  • Görevler klasörü (altı ay)
  • Journal klasörü (altı ay)
  • Gönderilmiş Öğeler klasörü (iki ay)
  • Silinmiş Öğeler klasörü (iki ay)

Gelen Kutusu, Notlar, Kişiler ve Taslaklar klasörlerinde Otomatik Arşivleme özelliği otomatik olarak açık değildir. Kişiler klasörünün arşiv özelliği olmadığından, Otomatik Arşivleme özelliğini Kişiler klasörüyle kullanamazsınız.

Outlook 2010 ve sonraki sürümler

Varsayılan olarak, Otomatik Arşiv özelliği Outlook 2010 ve sonraki sürümlerde kapalıdır. Otomatik Arşiv özelliği Outlook 2003 ve Outlook 2007'de varsayılan olarak etkindir. Outlook 2003 veya Outlook 2007'de Otomatik Arşiv özelliğini devre dışı bırakmaz ve Outlook 2010 veya sonraki sürümlerine yükseltmezseniz, Otomatik Arşivleme özelliği etkin kalır.

Öğeleri Arşivleme ve Dışarı Aktarma Arasındaki Fark

Öğeleri arşivlerken, öğeleri yalnızca kişisel klasörler (.pst) dosyasına arşivleyebilirsiniz. Öğeleri dışarı aktardığınızda, öğeleri .pst dosyaları ve sınırlandırılmış metin dosyaları gibi birçok farklı dosya türüne aktarabilirsiniz. Mevcut klasör yapınız yeni arşiv dosyanızda korunur. Arşivlediğiniz klasörün üzerinde bir üst klasör varsa, arşiv dosyasında üst klasör oluşturulur. Ancak üst klasördeki öğeler arşivlenmez. Bu şekilde, arşiv dosyası ile posta kutunuz arasında aynı klasör yapısı vardır. Klasörler, boş olsalar bile arşivledikten sonra yerinde bırakılır. Yalnızca bir dosya türünü, bir .pst dosyasını arşivleyebilirsiniz.

Öğeleri dışarı aktardığınızda, özgün öğeler dışarı aktarma dosyasına kopyalanır, ancak geçerli klasörden kaldırılmaz.

Otomatik Arşiv özelliğini açma

Outlook 2010 ve sonraki sürümlerinde:

  1. Dosya sekmesini ve ardından Dosyamenüsündeki Seçenekler sekmesini seçin.
  2. Gelişmiş sekmesine tıklayın.
  3. Otomatik Arşiv Ayarları'nı seçin.
  4. Her Birini Otomatik Arşivle onay kutusunu seçin. Otomatik Arşivleme işleminin ne sıklıkta çalıştırılacağını belirtmek için Günler kutusuna bir sayı yazın.
  5. Öğeler arşivlenmeden önce bildirim almak istiyorsanız, Otomatik Arşivlemeden Önce sor onay kutusunu seçmek için seçin.
  6. Varsayılan arşiv dosyası kutusuna, aktarılacak arşivlenen öğeler için bir dosya adı yazın veya listeden seçim yapmak için Gözat'ı seçin.
  7. İki kez Tamam'ı seçin.

Outlook 2007 ve Outlook 2003 için:

  1. Araçlar menüsünde Seçenekler'i ve ardından Diğer sekmesini seçin.
  2. Otomatik Arşivle'yi seçin.
  3. Her Otomatik Arşiv onay kutusunu seçip otomatik arşivleme işleminin ne sıklıkta çalışacağını belirtmek için gün kutusuna bir sayı yazın.
  4. Öğeler arşivlenmeden önce bildirim almak istiyorsanız, Otomatik Arşivlemeden Önce sor onay kutusunu seçmek için seçin.
  5. Varsayılan arşiv dosyası kutusuna, aktarılacak arşivlenen öğeler için bir dosya adı yazın veya listeden seçim yapmak için Gözat'ı seçin.
  6. İki kez Tamam'ı seçin.

Otomatik Arşiv özelliğini açtığınıza göre, her klasör için Otomatik Arşivleme özelliklerini ayarlamanız gerekir.

Önemli

Varsayılan arşiv dosyası olarak seçtiğiniz Outlook Verileri (.pst) dosyası yerel bilgisayarda bulunmalıdır. Ağa bağlı .pst dosyalarının kullanımı yalnızca Outlook 2010 ile ve çok özel koşullar altında desteklenir. Ağ üzerinden .pst dosyalarını kullanma sınırları hakkında daha fazla bilgi için bkz. LAN ve WAN bağlantıları üzerinden kişisel klasörler (.pst) dosyalarını kullanma sınırları.

Bir Klasör için Otomatik Arşiv Özelliklerini Ayarlama

Outlook 2010 ve sonraki sürümlerinde:

Yöntem 1:

  1. Otomatik Arşivleme'ye eklemek istediğiniz klasörü seçin.
  2. Klasör sekmesini ve ardından Otomatik Arşiv Ayarları'nı seçin.

Yöntem 2:

  1. Otomatik Arşivleme'yi kullanmak istediğiniz klasöre sağ tıklayın ve özellikler'i seçin.
  2. Otomatik Arşivleme sekmesini seçin.
  3. Bu klasörün Otomatik Arşiv özelliklerini ayarlamak için Eski öğeleri temizle onay kutusunu seçin.
  4. Öğelerin arşiv dosyanıza otomatik olarak ne zaman aktarılacağını belirtmek için , Aylar kutusuna bir sayı yazın.
  5. Aktarılacak arşivlenen öğeler için bir dosya belirtmek için Eski öğeleri şuraya taşı'yı seçin.
  6. Eski öğeleri şuraya taşı kutusuna arşivlenen öğeler için bir dosya adı yazın. İsterseniz Gözat'ı seçerek listeden seçim yapın ve ardından Tamam'ı seçin.

Outlook 2007 ve Outlook 2003 için:

  1. Klasör Listesi'nde, Otomatik Arşivleme'ye eklemek istediğiniz klasöre sağ tıklayın ve özellikler'i seçin.
  2. Otomatik Arşivleme sekmesini seçin.
  3. Bu klasörün Otomatik Arşiv özelliklerini ayarlamak için, Daha eski öğeleri temizle'yi seçin.
  4. Öğelerin arşiv dosyanıza otomatik olarak ne zaman aktarılacağını belirtmek için , Aylar kutusuna bir sayı yazın.
  5. Aktarılacak arşivlenen öğeler için bir dosya belirtmek için Eski öğeleri şuraya taşı'yı seçin.
  6. Eski öğeleri şuraya taşı kutusuna arşivlenen öğeler için bir dosya adı yazın. İsterseniz Gözat'ı seçerek listeden seçim yapın ve ardından Tamam'ı seçin.