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本文内容

概要

本文介绍了在 Microsoft Outlook 2013、 Microsoft Outlook 2010 中,Microsoft Office Outlook 2007年中,Microsoft Office Outlook 2003年中的自动存档功能。

更多信息

同样在办公桌堆积的论文中项的创建将随着 Microsoft Outlook 邮箱。在基于纸面的环境下,可以偶尔无序播放您的文档,并保留那些重要但很少使用。如报纸和杂志,根据其年龄不太重要的文档,可以放弃。

您可以快速完成 Outlook 2003 及更高版本中相同的过程。可以手动存储文件传输旧项目,通过在文件菜单上,单击存档,或者您可以通过使用自动存档功能自动传送旧项目。项目被视为旧在达到指定的时间时。通过使用自动存档功能,可以删除或移动旧项目。Outlook 可以归档所有类型的项目,但它可以只定位在电子邮件文件夹中例如 Microsoft Excel 电子表格中存储的文件或 Microsoft Word 文档中时,附加到电子邮件。无法对未在电子邮件文件夹中存储的文件进行存档。

自动存档功能包含一个两步过程。首先,打开自动存档功能。其次,为要存档的每个文件夹设置自动存档功能的属性。

在文件夹级别上,您可以确定要存档的项目以及存档频率。您可以自动存档单个文件夹,也可以配置默认自动存档设置的所有文件夹,然后配置您不想使用默认自动存档设置的单独文件夹的自动存档设置。每次启动 Outlook 时,自动运行自动存档功能。Outlook 按日期检查每个文件夹的自动存档属性,并将旧项目移动到存档文件。被移动到已删除邮件文件夹中的项将被删除。

Outlook 2003 和 Outlook 2007
默认情况下,多个 Outlook 文件夹设置打开自动存档功能。以下是具有自动存档功能处于打开状态的文件夹和每个文件夹的默认保留期的列表:

日历文件夹 (6 月)
任务文件夹 (6 月)
日记文件夹 (6 月)
已发送邮件文件夹 (2 月)
已删除邮件文件夹 (2 月)

收件箱、 备注、 联系人和草稿文件夹没有自动打开自动存档功能。不能与联系人文件夹中,使用自动存档功能,如联系人文件夹不具有存档属性。

Outlook 2010 和 Outlook 2013
默认情况下,Outlook 2010 和 Outlook 2013 自动存档功能已关闭。但是,默认情况下,自动存档功能启用 Outlook 2003 和 Outlook 2007 中。因此,如果不禁用 Outlook 2003 或 Outlook 2007 中的自动存档功能,并且升级到 Outlook 2010 或 Outlook 2013,则自动存档功能将保持启用状态。

存档项目与导出项目之间的区别

存档的项目时,您只能存档到个人文件夹 (.pst) 文件的项目。导出项目时,您可以到许多不同的文件类型,包括.pst 文件和带分隔符的文本文件导出项。在新的存档文件中维护现有的文件夹结构。如果没有您所存档的文件夹的父文件夹,在存档文件中,创建该父文件夹,但并不存档父文件夹中的项目。这样,存档文件和邮箱之间存在相同的文件夹结构。文件夹将保留在原处,存档后即使它们为空。仅可以一种文件类型,.pst 文件进行存档。

导出项目时,将原始项目复制到导出文件中,但不是从当前文件夹删除它们。

如何打开自动存档功能

对于 Outlook 2010 和 Outlook 2013:
  1. 单击文件 选项卡,然后再单击选项 文件菜单上的选项卡。
  2. 单击高级 选项卡。
  3. 单击自动存档设置
  4. 单击以选中自动存档每个 复选框,然后再键入一个数字,在框中,指定自动存档过程运行的频率。
  5. 如果您想要在项目存档之前收到通知,请单击选中提示之前自动存档 复选框。
  6. 默认存档文件 框中,键入文件的名称已存档的项目转移到,或单击浏览 若要从列表中选择。
  7. 单击确定 两次。
对于 Outlook 2007 和 Outlook 2003:
  1. 工具菜单上,单击选项,然后单击其他选项卡。
  2. 单击自动存档
  3. 单击以选中自动存档每个复选框,然后再指定频率自动存档过程将运行 bytyping 号框中。
  4. 如果您想要在项目存档之前得到通知,请单击选中提示之前自动存档复选框。
  5. 默认存档文件框中,键入文件名称将转移到,或单击浏览从列表中选择存档项目。
  6. 单击确定两次。
现在,您已打开自动存档功能,您必须为每个文件夹设置自动存档属性。

重要提示选择作为默认存档文件 (.pst) 的 Outlook 数据文件必须位于本地计算机上。Outlook 2010 和非常特殊的情况下,仅支持网络的.pst 文件的使用。有关在网络上使用的.pst 文件的限制的详细信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章。

297019 在局域网和广域网链路上使用个人文件夹 (.pst) 文件的限制

如何为某个文件夹设置自动存档属性

对于 Outlook 2010 和 Outlook 2013:

方法 1:
  1. 选择要自动存档的文件夹。
  2. 单击文件夹 选项卡,然后再单击自动存档设置
方法 2:
  1. 用鼠标右键单击要自动存档,该文件夹,然后单击属性
  2. 单击自动存档 选项卡。
  3. 若要设置自动存档 属性为此文件夹中,单击以选中保存项目时间比 复选框。
  4. 要指定当项目必须自动传输到存档文件,请键入一个数字以框。
  5. 若要指定已存档的项目转移到一个文件,请单击将旧项目移至
  6. 将旧项目移至 框中,键入文件的名称已存档的项目,或单击浏览 若要从列表中选择,然后单击确定
对于 Outlook 2007 和 Outlook 2003:
  1. 文件夹列表中,用鼠标右键单击所需自动存档,thefolder 然后单击属性
  2. 单击自动存档选项卡。
  3. 若要为该文件夹设置自动存档属性,请单击单击选择清除早于项目
  4. 若要指定当项目必须是 automaticallytransferred 到存档文件,请在框中键入一个数字。
  5. 若要指定已存档的项目为 transferredto 的文件,请单击将旧项目移至
  6. 将旧项目移至框中,键入一个文件名已存档的项目,或单击浏览以选择 alist,从,然后单击确定

属性

文章编号: 830119 - 最后修改: 2013年11月16日 - 修订: 2.0
这篇文章中的信息适用于:
  • Microsoft Outlook 2013
  • Microsoft Outlook 2010
  • Microsoft Outlook 2010 with Business Contact Manager
  • Microsoft Office Outlook 2007
  • Microsoft Office Outlook 2007 with Business Contact Manager
  • Microsoft Office Outlook 2003
  • Microsoft Office Outlook 2003 with Business Contact Manager
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