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結論

本文說明在 Microsoft Outlook 2013、 在 Microsoft Outlook 2010,在 Microsoft Office Outlook 2007年中,在 Microsoft Office Outlook 2003年中 「 自動封存 」 功能。

其他相關資訊

項目建立在紙張 pile 您桌的相同方式,就會隨著 Microsoft Outlook 信箱。在紙張為主的世界裡,您可以偶而會透過您的文件隨機播放和儲存那些重要,但是很少使用。您可以捨棄較不重要,例如: 報紙和雜誌,其時間為基礎的文件。

您可以迅速完成相同的程序,在 Outlook 2003 和更新版本。您以手動方式可以轉送至儲存體檔案舊的項目,藉由按一下 [檔案] 功能表上的 [封存,或者您也可以讓來使用 [自動封存] 功能自動傳送舊的項目。項目會被視為舊當他們到達您所指定的年齡。使用自動封存功能,您可以刪除或移動的舊項目。Outlook 可以封存所有種類的項目,但它只能找到儲存在電子郵件資料夾,如 Microsoft Excel 試算表中的檔案或 Microsoft Word 文件,附加到電子郵件訊息。無法封存不會儲存在電子郵件資料夾的檔案。

自動封存功能會有兩個步驟程序。首先,您會開啟 [自動封存功能。第二,您會為每個您想要封存的資料夾設定自動封存功能的屬性。

在資料夾層級中,您可以決定要封存的項目和封存的頻率。您可以自動封存個別資料夾,或您可以設定預設的 [自動封存] 設定的所有資料夾,然後再設定您不想使用預設的 [自動封存] 設定的個別資料夾的 [自動封存] 設定。每當您啟動 Outlook 時,會自動執行自動封存功能。Outlook 會按照日期檢查每個資料夾的自動封存屬性,並將舊項目移至封存檔案。移至 [刪除的郵件] 資料夾的項目會被刪除。

Outlook 2003 和 Outlook 2007
根據預設,數個 Outlook 資料夾是使用設定開啟自動封存功能。下列是已開啟自動封存功能的資料夾和每個資料夾的預設使用期限的清單:

行事曆] 資料夾 (6 個月)
[工作] 資料夾 (6 個月)
[日誌] 資料夾 (6 個月)
[寄件備份] 資料夾 (2 個月)
刪除的郵件資料夾 (2 個月)

收件匣、 備忘稿、 連絡人及 [草稿] 資料夾並沒有自動開啟自動封存功能。無法使用自動封存功能 [連絡人] 資料夾中,如 [連絡人] 資料夾沒有封存屬性。

Outlook 2010 和 Outlook 2013
根據預設,「 自動封存 」 功能已關閉 Outlook 2010 和 Outlook 2013 中。但是,根據預設,自動封存功能會在 Outlook 2003 和 Outlook 2007 中啟用。因此,如果您未停用自動封存 」 功能,在 Outlook 2003 或 Outlook 2007 中的及升級至 Outlook 2010 或 Outlook 2013,自動封存功能會保持啟用。

封存和匯出項目之間的差異

當您封存的項目時,您可以只封存到個人資料夾 (.pst) 檔案的項目。當您匯出的項目時,您可以匯出的項目至許多不同的檔案類型,包括.pst 檔和分隔的文字檔案。您現有的資料夾結構會在新的封存檔案中維護。如果您封存的資料夾之上的上層資料夾,上層資料夾建立在封存檔案中,但不是會封存位於上層資料夾中的項目。如此一來,相同的資料夾結構存在的封存檔案和信箱之間。資料夾均會保留封存,即使是空白。您只能封裝一種檔案類型,.pst 檔案。

當您匯出的項目時,原始的項目會複製到匯出檔案中,但不是會從目前的資料夾移除。

如何開啟自動封存功能

Outlook 2010 和 Outlook 2013:
  1. 按一下 [檔案 ] 索引標籤,然後按一下 [選項 在 [檔案] 功能表上的索引標籤。
  2. 按一下 [進階 ] 索引標籤。
  3. 按一下 [自動封存設定]。
  4. 按一下以選取[自動封存] 每個 核取方塊,然後再以指定自動封存程序的執行頻率 [] 方塊中鍵入數字。
  5. 如果您想要通知之前會封存項目,按一下以選取提示之前自動封存 ] 核取方塊。
  6. 預設封存檔案 方塊中,輸入封存的項目傳送到],或按一下 [檔案名稱瀏覽 若要從清單中選取。
  7. 按一下 [確定 兩次。
Outlook 2007 和 Outlook 2003:
  1. 在 [工具] 功能表中,按一下 [選項],然後按一下 [其他] 索引標籤。
  2. 按一下 [自動封存]。
  3. 按一下以選取[自動封存] 每個核取方塊,然後再指定 [自動封存程序執行頻率 bytyping 幾] 方塊中。
  4. 如果您想要通知之前會封存項目,按一下以選取 [提示之前自動封存] 核取方塊。
  5. 在 [預設封存檔案] 方塊中,鍵入 afile 名稱傳輸,或按一下 [瀏覽]以從清單中選取要封存的項目。
  6. 請按兩次[確定]
既然您已開啟自動封存功能,您必須為每個資料夾設定自動封存屬性。

重要您選擇作為預設封存檔案 (.pst) 的 Outlook 資料檔案必須位於本機電腦上。Outlook 2010 與在非常特殊的情況下,才支援使用的網路的.pst 檔案。如需有關這些限制,可在網路上使用.pst 檔案的詳細資訊,請按一下下面的文件編號,檢視 「 Microsoft 知識庫 」 中的文。

297019 若要使用的個人資料夾 (.pst) 檔案,透過 LAN 和 WAN 連結的限制

如何設定資料夾的自動封存屬性

Outlook 2010 和 Outlook 2013:

方法 1:
  1. 選取您想要自動封存的資料夾。
  2. 按一下 [ ] 資料夾 索引標籤,然後再按一下[自動封存] 設定
方法 2:
  1. 以滑鼠右鍵按一下您想要最大封存,該資料夾,然後按一下 [屬性
  2. 按一下 [自動封存 ] 索引標籤。
  3. 若要設定自動封存 屬性為此資料夾中,按一下以選取清除項目早於 ] 核取方塊。
  4. 若要指定何時要自動傳送項目至封存檔案中,鍵入的數字] 方塊中。
  5. 若要指定用來封存的項目,轉移到的檔案,按一下 [移動到舊的項目]。
  6. 移動舊項目到 方塊中,輸入檔案名稱的封存的項目,或按一下 [瀏覽 若要從清單中選取,然後按一下[確定]
Outlook 2007 和 Outlook 2003:
  1. 資料夾清單中,以滑鼠右鍵按一下您想要最大封存,thefolder 然後按一下內容
  2. 按一下[自動封存]索引標籤。
  3. 若要為此資料夾設定自動封存屬性,clickto 會選取清除較舊的項目
  4. 若要指定當項目必須是 automaticallytransferred 至封存檔案,請在 [] 方塊中鍵入數字。
  5. 若要指定用來封存的項目為 transferredto 的檔案,按一下 [移動到舊的項目]。
  6. 移動到舊的項目] 方塊中,鍵入檔名,以封存的項目,或按一下 alist,從選取的 [瀏覽] ,然後按一下[確定]

屬性

文章編號: 830119 - 上次校閱: 2013年11月16日 - 版次: 2.0
這篇文章中的資訊適用於:
  • Microsoft Outlook 2013
  • Microsoft Outlook 2010
  • Microsoft Outlook 2010 with Business Contact Manager
  • Microsoft Office Outlook 2007
  • Microsoft Office Outlook 2007 with Business Contact Manager
  • Microsoft Office Outlook 2003
  • Microsoft Office Outlook 2003 with Business Contact Manager
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