文章編號: 830119 - 上次校閱: 2010年6月15日 - 版次: 1.0

說明在 Outlook 2007 中，並在 Outlook 2003 中 「 自動封存 」 功能

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結論

本篇文章將探討在 Microsoft Outlook 2010、 Microsoft Office Outlook 2007 和 Microsoft Office Outlook 2003 中的 [自動封存] 功能
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其他相關資訊

相同白皮書 pile 您的桌上的方式來建立項目，就會隨著 您的 Microsoft Outlook 信箱。 紙張基礎] 世界中，您可以偶而隨機播放到您的文件並在儲存時很重要，但很少使用的那些。 您可以捨棄較不重要的例如報紙和其時間為基礎的雜誌的文件。

您可以快速完成相同的程序，在 Outlook 2007 中，並在 Outlook 2003 中的 。 您可以手動傳送舊的項目儲存體檔案，即可封存上檔案] 功能表，或您可以有舊的項目會自動轉移使用自動封存功能。 項目會被視為舊時達到您指定的天數。 使用 [自動封存] 功能可以刪除或移動了舊的項目。 Outlook 2007 或 Outlook 2003 可以保存所有種類的項目，但它可以只找出儲存如 Microsoft Excel 的一個電子郵件資料夾中的檔案試算表或附加到電子郵件訊息，在 Microsoft Word 文件。 不會封存不儲存在電子郵件資料夾中的檔案。

自動封存功能有兩個步驟的程序。 第一次，您開啟自動封存功能。 第二個的封存功能，可在每個您想要的資料夾的自動封存設定的屬性。

資料夾] 層級，您可以決定是要封存的項目] 和 [封存頻率。 您可以自動封存個別的資料夾，或您可以設定預設 [自動封存] 設定的所有資料夾，然後設定您不想使用預設 [自動封存] 設定的個別資料夾的自動封存設定。 每當您啟動 Outlook 時，會自動執行自動封存功能。 Outlook 會檢查每個資料夾的自動封存屬性依日期，並將舊項目移至封存檔案。 移到 [刪除的郵件] 資料夾的項目會被刪除。

資料夾設定使用自動封存功能已開啟的幾個 Outlook 預設。 下列是清單和每個資料夾的預設逾時期間的已開啟自動封存功能的資料夾：
  • 行事曆] 資料夾 (6 個月)
  • [工作] 資料夾 (6 個月)
  • [日誌] 資料夾 (6 個月)
  • [傳送的項目] 資料夾 (2 個月)
  • [刪除的郵件] 資料夾 (2 個月)
收件匣]、 備忘稿、 的連絡人和 [草稿] 資料夾並沒有自動開啟 「 自動封存 」 功能。 您不能使用自動封存功能與 [連絡人] 資料夾和 [連絡人] 資料夾沒有保存屬性。
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封存和匯出的項目之間的差異

當您封存項目 ，您可以只封存到個人資料夾 (.pst) 檔案的項目。 當您將項目匯出您可以將項目匯出到許多的不同的檔案類型包括.pst 檔案和分隔的文字檔案。 新的封存檔案中維護您現有的資料夾結構。 如果上述您封存的資料夾的上層資料夾封存] 檔案中建立父資料夾，但父資料夾中的項目不會封存。 以此方式封存檔案] 與 [信箱之間存在相同的資料夾結構。 資料夾會保留在原處後無法封存即使是空白。 您只可以封存.pst 檔案一種檔案類型。

當您匯出項目，原始項目會複製到匯出的檔案，但不是會移除從目前的資料夾。
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如何開啟 [自動封存] 功能

的 Outlook 2010：
  1. 按一下檔案標籤，然後按一下選項] 索引標籤上檔案功能表
  2. 按一下進階索引標籤
  3. 按一下[自動封存] 設定
  4. 按一下以選取[自動封存] 每次] 核取方塊，然後鍵入一個數字，在天若要指定自動封存的程序執行的頻率 方塊。
  5. 如果您想要通知之前會封存項目按一下以選取自動封存前提示] 核取方塊。
  6. 中預設封存檔案鍵入的封存的項目，以轉移到，或者按一下檔案名稱方塊瀏覽若要從清單中選取 。
  7. 按一下[確定]兩個時間
Outlook 2007 和 Outlook 2003：
  1. 上工具功能表] 中按一下選項，然後按一下 「其他] 索引標籤。
  2. 按一下[自動封存]
  3. 按一下以選取[自動封存] 每次] 核取方塊，然後指定 [輸入數字，在執行 [自動封存] 的處理程序將頻率在天方塊
  4. 如果您想要通知之前會封存項目按一下以選取自動封存前提示] 核取方塊。
  5. 中預設封存檔案鍵入的封存的項目，以轉移到，或者按一下檔案名稱方塊瀏覽若要選取 [從清單。
  6. 按一下[確定]兩個時間
現在，您已開啟 [自動封存] 功能，您必須設定 [自動封存] 屬性，針對每個資料夾。
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如何設定一個資料夾的 [自動封存] 屬性

的 Outlook 2010：

方法 1：
  1. 選取資料夾，您想要自動封存。
  2. 按一下資料夾] 索引標籤，然後按一下[自動封存] 設定
方法 2：
  1. 以滑鼠右鍵按一下您想要自動封存，然後按一下資料夾屬性。
  2. 按一下[自動封存]索引標籤
  3. 設定[自動封存]這個的資料夾的內容按一下以選取清除項目早於] 核取方塊。
  4. 來指定當項目必須自動轉移到您的封存檔案，輸入中的數字將月份] 方塊中。
  5. 若要指定檔案以進行封存的項目，轉移到，按一下移動就項目至。
  6. 中移動就項目至方塊輸入檔案名稱的封存的項目，或按一下瀏覽若要從一個的清單選取，然後按一下[確定]。
Outlook 2007 和 Outlook 2003：
  1. 中資料夾清單以滑鼠右鍵按一下您想要自動封存，然後按一下該資料夾，屬性
  2. 按一下[自動封存]索引標籤
  3. 若要設定此的資料夾的自動封存屬性按一下以選取清除項目早於
  4. 來指定當項目必須自動轉移到您的封存檔案，輸入中的數字將月份方塊
  5. 若要指定檔案以進行封存的項目，轉移到，按一下移動就項目至
  6. 中移動就項目至方塊輸入檔案名稱的封存的項目，或按一下瀏覽若要從一個的清單選取，然後按一下[確定]
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這篇文章中的資訊適用於:
  • Microsoft Outlook 2010
  • Microsoft Outlook 2010 with Business Contact Manager
  • Microsoft Office Outlook 2007
  • Microsoft Office Outlook 2007 with Business Contact Manager
  • Microsoft Office Outlook 2003
  • Microsoft Office Outlook 2003 with Business Contact Manager
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