Cómo utilizar el área de reuniones en Outlook

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Resumen

Este artículo describe el uso de área de reuniones cuando cree una convocatoria de reunión en Microsoft Office Outlook 2003 o en Microsoft Office Outlook 2007.

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Cuando se envía una invitación de reunión en Outlook 2003 o en Outlook 2007, puede crear un área de reuniones. Un área de reuniones es un sitio Web para centralizar toda la información y los materiales para una o varias reuniones.

Si utiliza Outlook 2003 u Outlook 2007 con una cuenta de correo electrónico de Microsoft Exchange Server para configurar el sitio de área de reuniones, un vínculo a sitio de área de reuniones se agrega automáticamente al cuerpo de la convocatoria de reunión. Cuando los invitados clic en el vínculo en el cuerpo de la invitación de reunión, el sitio de área de reuniones se abre en su explorador. Su explorador, los invitados pueden ver y trabajar con la agenda, los documentos y otra información de reunión. Outlook 2003 y Outlook 2007 comunicarse también con el sitio de área de reuniones y agrega automáticamente el asunto, los nombres de asistentes, la fecha, la hora y la ubicación de la convocatoria de reunión al sitio de área de reuniones. Si más adelante cambia los nombres de asistentes, la fecha, la hora o la ubicación en Outlook 2003 o en Outlook 2007, Outlook 2003 u Outlook 2007 actualiza automáticamente la información en el sitio de área de reuniones.

La reunión que ha creado el sitio para no se produce en el sitio de área de reuniones. La reunión propiamente dicho se realiza en persona, por teléfono o desde un programa de conferencias, como Microsoft Windows NetMeeting. Sin embargo, puede ver el sitio de área y actualizarlo durante la reunión. Por ejemplo, puede actualizar la lista de asistentes para indicar quién participó realmente, lista de decisiones, realizar un seguimiento de las tareas y publicar las actas de reunión. Estas características como resultado un registro completo de la reunión para futuras referencias.

Un área de reuniones es un tipo especial de subsitio de Microsoft Windows SharePoint bajo un sitio de Microsoft Windows SharePoint primario. Si su organización utiliza Windows SharePoint Services, Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 o Microsoft Office SharePoint Server 2007, puede crear áreas de trabajo compartidas con los documentos, las fotos, las presentaciones, las discusiones y todos los demás relacionados información para una próxima reunión o evento crítico.

En versiones anteriores de Microsoft Outlook, cuando crea una reunión, escriba una agenda y adjuntar documentos a la invitación de reunión en su programa de correo electrónico y calendario. Ahora puede poner esa información en un sitio de área de reuniones para que los invitados puedan tener acceso a él en cualquier momento para ver, para editar o agregar información (depending on sus permisos).

Sitio de área de reuniones es una subrutina Web. Esto significa que es un sitio Web en un sitio de Windows SharePoint Services. Puesto que es un procedimiento sub Web, puede recopilar información importante y preparar para una próxima reunión.

Windows SharePoint Services, SharePoint Portal Server 2003, SharePoint Server 2007, Outlook 2003 y Outlook 2007 hacen posible para poder configurar un sitio de área para más de una reunión, como para una reunión periódica o varias reuniones relacionadas que están vinculados al mismo sitio. Además, puede asignar un delegado para configurado el sitio de área de reuniones.

Para sitios de área que se crean en su empresa, puede invitar a cualquier persona el sitio que está en el mismo dominio de confianza que usted y que tiene una dirección de correo electrónico válida. Para sitios de área que se crean en sitios externos, puede invitar a cualquier persona que tenga una dirección de correo electrónico válida.

Para crear un área de reuniones en Outlook 2003, haga clic en Área de reuniones en la pantalla de cita.

Para crear un área de reuniones en Outlook 2007, siga estos pasos:
  1. En el menú archivo , haga clic en nuevo y, a continuación, haga clic en cita .
  2. En la ventana de cita , haga clic en el Botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Convocatoria de reunión .
  3. En el área de asistentes , haga clic en Área de reuniones y, a continuación, haga clic en crear .
  4. Seleccione una ubicación y un área de trabajo del nuevo área de reuniones y, a continuación, haga clic en Aceptar .
El sitio de área de reuniones se compone de uno o más páginas que contienen detalles de la reunión y listas de información que son comunes al planear, dirigir o seguimiento de una reunión. Listas típicas para un sitio de área de reuniones incluyen los objetivos, la agenda, los asistentes, las decisiones y las listas de tareas.

Además, puede agregar una biblioteca de documentos y una biblioteca de imágenes donde los usuarios pueden almacenar materiales relacionados con la reunión. De forma predeterminada, las listas y bibliotecas que aparecen en la página principal dependen de la plantilla que seleccione al crear el sitio de Meeting Workspace.

En la página principal (o en las nuevas páginas que agregue), la información se divide en partes denominadas elementos Web. Existen elementos Web para cada tipo de lista o biblioteca y para todos los tipos de información que puede agregar el sitio de área de reuniones. Si el sitio de área de reuniones no contiene toda la información que necesita, o si no le gusta el diseño o la apariencia del sitio de área de reuniones que ha creado, puede personalizar. Ayuda para el área de reuniones, para así general Ayuda de Windows SharePoint, está disponible en el sitio de área de reuniones.

Si utiliza un programa de mensajería instantánea es compatible con Windows SharePoint Services, como Microsoft Windows Messenger, Microsoft MSN Messenger o el servicio de mensajería instantánea de Microsoft Exchange, puede utilizar ese programa desde la lista en el sitio de área de reuniones para comunicarse con otros asistentes. Si un asistente está conectado, puede pedir que él o ella visite el sitio de área de reuniones para que pueda trabajar juntos.

Propiedades

Id. de artículo: 831055 - Última revisión: martes, 09 de enero de 2007 - Versión: 2.3
La información de este artículo se refiere a:
  • Microsoft Office Outlook 2007
  • Microsoft Office SharePoint Server 2007
  • Microsoft Office Outlook 2003 sobre las siguientes plataformas
    • Microsoft Windows SharePoint Services
    • Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003
Palabras clave: 
kbmt kbhowto kbinfo KB831055 KbMtes
Traducción automática
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Haga clic aquí para ver el artículo original (en inglés): 831055

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