Como usar o espaço de trabalho reunião no Outlook

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Este artigo descreve o uso de espaço de trabalho de reunião quando você cria um convite de reunião no Microsoft Office Outlook 2003 ou no Microsoft Office Outlook 2007.

Mais Informações

Quando você enviar um convite de reunião no Outlook 2003 ou no Outlook 2007, você pode criar espaço de trabalho de reunião. Espaço de trabalho de reunião é um site à centralização de todas as informações e os materiais referentes a uma ou mais reuniões.

Se você usar Outlook 2003 ou Outlook 2007 com uma conta de email Microsoft Exchange Server para configurar o site de espaço de trabalho de reunião, um link para o site de espaço de trabalho de reunião é adicionado automaticamente ao corpo da solicitação de reunião. Quando os convidados clicarem no link no corpo do convite da reunião, o site de espaço de trabalho de reunião é aberto no seu navegador. Em seus navegadores, os convidados podem ver e trabalhar com a pauta, documentos e outras informações da reunião. O Outlook 2003 e Outlook 2007 também se comunicar com o site de espaço de trabalho de reunião e adiciona automaticamente o assunto, os nomes dos participantes, a data, a hora e o local da solicitação de reunião para o site de espaço de trabalho de reunião. Se posteriormente você alterar os nomes dos participantes, a data, a hora ou o local no Outlook 2003 ou no Outlook 2007, Outlook 2003 ou Outlook 2007 atualiza automaticamente as informações no site espaço de trabalho de reunião.

A reunião que você criou o site de espaço de trabalho de reunião para não ocorre no site espaço de trabalho de reunião. A reunião em si é conduzida pessoalmente, por telefone ou de um programa de conferência, como o Microsoft Windows NetMeeting. No entanto, você pode exibir o site de espaço de trabalho e atualizá-lo durante a reunião. Por exemplo, você pode atualizar a lista de participantes para indicar quem participou realmente, Listar as decisões, controlar as tarefas e publicar as atas da reunião. Esses recursos resultam em um registro completo da reunião para referência futura.

Espaço de trabalho de reunião é um tipo especial de subsite do Microsoft Windows SharePoint sob um site do Microsoft Windows SharePoint pai. Se sua empresa usa o Windows SharePoint Services, Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 ou Microsoft Office SharePoint Server 2007, você pode criar espaços de trabalho compartilhados com os documentos, as fotos, as apresentações, as discussões e todas as outras informações para uma reunião futura ou um evento crítico relacionam.

Em versões anteriores do Microsoft Outlook, quando você criou uma reunião, você poderia digite uma agenda e anexar documentos ao convite de reunião em seu calendário e email no programa. Agora você pode colocar essas informações em um site de espaço de trabalho para que os convidados possam acessá-lo a qualquer momento para exibir, editar ou adicionar informações (dependendo de suas permissões).

O site de espaço de trabalho de reunião é uma sub-rotina Web. Isso significa que é um site em um site do Windows SharePoint Services. Como ele é uma sub-rotina Web, você pode reunir informações importantes e preparar para uma reunião futura.

Windows SharePoint Services, o SharePoint Portal Server 2003, SharePoint Server 2007, Outlook 2003 e Outlook 2007 todos os tornam possível para que você configure um site de espaço de trabalho de reunião para mais de uma reunião, como uma reunião recorrente ou várias reuniões relacionadas que são vinculados ao mesmo site de espaço de trabalho de reunião. Além disso, você pode atribuir um delegado para configurar o site de espaço de trabalho de reunião para você.

Para sites de espaço de trabalho de reunião que são criadas em sua empresa, você pode convidar qualquer pessoa para o site de espaço de trabalho de reunião que esteja no mesmo domínio confiável que você e que possua um email válido. Para sites de espaço de trabalho de reunião que são criados nos sites externos, você pode convidar qualquer pessoa que tenha um endereço de email válido.

Para criar espaço de trabalho de reunião no Outlook 2003, clique em Espaço de trabalho de reunião na tela de compromisso.

Para criar espaço de trabalho de reunião no Outlook 2007, siga estas etapas:
  1. No menu arquivo , clique em novo e em seguida, clique em compromisso .
  2. Na janela compromisso , clique no Botão Microsoft Office e, em seguida, clique em Solicitação de reunião .
  3. Na área participantes , clique em Espaço de trabalho de reunião e, em seguida, clique em criar .
  4. Selecione um local e um espaço de trabalho para o espaço de trabalho novo de reunião e, em seguida, clique em OK .
O site de espaço de trabalho de reunião é composto de uma ou mais páginas que contêm detalhes da reunião e listas de informações que são comuns ao planejar, conduzir ou acompanhar uma reunião. Listas típicas para um site de espaço de trabalho de reunião incluem os objetivos, a agenda, os participantes, as decisões e as listas de tarefas.

Além disso, você pode adicionar uma biblioteca de documentos e uma biblioteca de imagens onde os usuários podem armazenar materiais relacionados à reunião. Por padrão, a listas e bibliotecas exibidas na home page dependerão o modelo que você selecione quando você cria o site de espaço de trabalho de reunião.

Na home page (ou em qualquer novas páginas que você adicionar), as informações são divididas em partes, denominados Web Parts. Existem Web Parts para cada tipo de lista ou biblioteca e para todos os outros tipos de informações que você pode adicionar o site de espaço de trabalho de reunião. Se o site de espaço de trabalho de reunião não contém todas as informações que você precisa, ou se você não gostar do layout ou a aparência do site espaço de trabalho de reunião que você criou, você pode personalizá-lo. A Ajuda para o espaço de trabalho de reunião, ao geral Ajuda do Windows SharePoint, está disponível no site espaço de trabalho de reunião.

Se você usar um programa de mensagens instantâneas que seja compatível com o Windows SharePoint Services, como Microsoft Windows Messenger, Microsoft MSN Messenger ou Microsoft Exchange Instant Messaging Service, você pode usar esse programa da lista Participantes no site espaço de trabalho de reunião para se comunicar com outros participantes. Se um participante estiver online, você pode pedir-lhe para visitar o site de espaço de trabalho de reunião para que você possa trabalhar juntos.

Propriedades

ID do artigo: 831055 - Última revisão: terça-feira, 9 de janeiro de 2007 - Revisão: 2.3
A informação contida neste artigo aplica-se a:
  • Microsoft Office Outlook 2007
  • Microsoft Office SharePoint Server 2007
  • Microsoft Office Outlook 2003 nas seguintes plataformas
    • Microsoft Windows® SharePoint Services
    • Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003
Palavras-chave: 
kbmt kbhowto kbinfo KB831055 KbMtpt
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Clique aqui para ver a versão em Inglês deste artigo: 831055

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