Verwenden von Crystal Reports 9 zum Erstellen parametergesteuerter Berichte für Microsoft CRM 1.2

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Artikel-ID: 834790 - Produkte anzeigen, auf die sich dieser Artikel bezieht
Dieser Artikel ist eine Übersetzung des folgenden englischsprachigen Artikels der Microsoft Knowledge Base:
834790 How to use Crystal Reports 9 to write parameter-driven reports for Microsoft CRM 1.2
Bitte beachten Sie: Bei diesem Artikel handelt es sich um eine Übersetzung aus dem Englischen. Es ist möglich, dass nachträgliche Änderungen bzw. Ergänzungen im englischen Originalartikel in dieser Übersetzung nicht berücksichtigt sind. Die in diesem Artikel enthaltenen Informationen basieren auf der/den englischsprachigen Produktversion(en). Die Richtigkeit dieser Informationen in Zusammenhang mit anderssprachigen Produktversionen wurde im Rahmen dieser Übersetzung nicht getestet. Microsoft stellt diese Informationen ohne Gewähr für Richtigkeit bzw. Funktionalität zur Verfügung und übernimmt auch keine Gewährleistung bezüglich der Vollständigkeit oder Richtigkeit der Übersetzung.
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Auf dieser Seite

Zusammenfassung

Es stehen drei Beispielberichte zum Download zur Verfügung, die illustrieren, wie Sie Crystal Reports 9 (Professional Version, Developer Version oder Advanced Version) zum Erstellen parametergesteuerter Berichte für Microsoft Business Solutions CRM Version 1.2 verwenden können. Um die Leistungsfähigkeit bei der Berichterstellung zu verbessern, kann die Menge der Daten, die ein Bericht enthält, mithilfe von Parametern begrenzt werden. Über parametergesteuerte Berichte können Sie also Berichte erstellen, die nur die von Ihnen gewünschten Daten beinhalten.

Weitere Informationen

Download der Beispielberichte

Besuchen Sie die folgende Website, um Beispiele für parametergesteuerte Berichte aus dem Microsoft Download Center herunterzuladen:
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=1d08d05e-a8e1-46ef-a808-ac388be24a3e&DisplayLang=en
Weitere Informationen zum Download von Microsoft Support-Dateien finden Sie im folgenden Artikel der Microsoft Knowledge Base:
119591 So erhalten Sie Microsoft Support-Dateien im Internet
Microsoft hat diese Datei auf Viren überprüft. Microsoft hat dazu die neueste Software zur Virenerkennung verwendet, die zum Zeitpunkt der Bereitstellung verfügbar war. Die Datei befindet sich auf Servern mit verstärkter Sicherheit, wodurch nicht autorisierte Änderungen an der Datei weitestgehend verhindert werden.

Informationen zur Installation

Folgen Sie den Anweisungen auf der Downloadseite.

Informationen zur Deinstallation

Entfernen Sie die Beispieldateien, indem Sie sie löschen.

Neustart

Sie müssen Ihren Computer nicht neu starten, nachdem Sie die Beispielberichte installiert haben.

Dateiinformationen

Die englische Version dieser Beispielberichtdateien weist die in der nachstehenden Tabelle aufgelisteten Dateiattribute auf. Datums- und Uhrzeitangaben für diese Dateien sind in der "Coordinated Universal Time" (UTC) angegeben. Wenn Sie die Dateiinformationen anzeigen, werden diese Angaben in die lokale Zeit konvertiert. Den Unterschied zwischen UTC-Zeit und lokaler Zeit können Sie in der Systemsteuerung unter "Datum und Uhrzeit" mithilfe der Angaben auf der Registerkarte Zeitzone ermitteln.
Datum         Zeit   Größe    Dateiname 
------------------------------------------------------------------------------------------- 
20-Jan-2004  09:54  65,024  Account Activity And Notes (specify status, owner, date).rpt 
20-Jan-2004  09:57  64,000  Case List (specify owner, status, date).rpt 
02-Jan-2004  10:19  103,936 Opportunity List By Account (specify owner, date, accounts).rpt

Hinzufügen der Beispielberichte zu Microsoft CRM

Um einen Bericht in Microsoft CRM anzeigen zu können, müssen Sie den Bericht in den vorhandenen Berichtsordnern von Microsoft CRM speichern.

Crystal Reports 9

Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Bericht mithilfe von Crystal Reports 9 in Microsoft CRM zu speichern:
  1. Laden Sie die drei Beispielberichte, wie im Abschnitt "Weitere Informationen" oben beschrieben, von der Microsoft Download Center-Website herunter.
  2. Öffnen Sie die einzelnen Dateien in Crystal Reports 9:
    1. Klicken Sie im Menü File (Datei) auf Save As (Speichern unter).
    2. Klicken Sie auf Enterprise (Unternehmen).
    3. Geben Sie Ihre Account-Informationen ein, und klicken Sie auf OK.
    4. Erweitern Sie MSCRM1.2.
    5. Erweitern Sie den Knoten Admin Reports (Adminberichte), Sales Reports (Verkaufsberichte) oder Service reports (Serviceberichte).
    6. Klicken Sie auf den Unterordner, in den Sie den Bericht einfügen möchten.
    7. Geben Sie den Dateinamen an, und klicken Sie anschließend auf OK.

Microsoft CRM 1.2 Report Manager

Weitere Informationen zum Download von Microsoft CRM 1.2 Report Manager finden Sie im folgenden Artikel der Microsoft Knowledge Base:
834791 Hinzufügen, das Löschen und das Umbenennen von Microsoft CRM Reports, indem Microsoft CRM 1.2 Report Manager verwendet
Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Bericht in den vorhandenen Berichtsordnern von Microsoft CRM zu speichern:
  1. Installieren Sie die drei Beispielberichte.
  2. Öffnen Sie Microsoft CRM 1.2 Report Manager.
  3. Führen Sie für jede Datei die folgenden Schritte aus:
    1. Suchen Sie nach dem Ordner, in dem Sie die Datei speichern möchten.
    2. Klicken Sie auf Add Report (Bericht hinzufügen).
    3. Geben Sie den Dateinamen an, wählen Sie den heruntergeladenen Bericht aus, und klicken Sie anschließend auf Add Report (Bericht hinzufügen).

Verwenden von Crystal Reports 9 zum Hinzufügen von Parametern zu einem Microsoft CRM-Bericht

Einführung

Gehen Sie folgendermaßen vor, um mithilfe von Crystal Reports 9 einen Parameter zu einem Microsoft CRM-Bericht hinzuzufügen. Die folgenden Abschnitte enthalten ausführliche Anweisungen zu den einzelnen Schritten.
  1. Definieren Sie die Parameter. Geben Sie dazu den Namen des Parameters, den Text für die Benutzeraufforderung, die Dropdown-Listenelemente und den Standardwert an.
  2. Fügen Sie alle Parameterfelder in den Bericht ein. Es kann sich dabei um sichtbare oder verborgene Felder handeln.
  3. Fügen Sie Code zur Datensatzauswahlformel hinzu, die die vom Benutzer über den Parameter eingegebenen Daten mit den Daten von Microsoft CRM vergleicht.
  4. Speichern Sie den Bericht, und testen Sie die hinzugefügten Parameter.
Sie können mit Crystal Reports viele Typen von Parametern hinzufügen. Der vorliegende Artikel nennt jedoch nur vier Beispiele. Sie veranschaulichen verschiedene Aspekte der Verwendung von Parametern im Zusammenhang mit Microsoft CRM-Daten. Der Artikel enthält die folgenden Beispiele:
  • Den Parameter "Owner" (Besitzer), über den der Benutzer entweder nur Datensätze, deren Besitzer er ist, oder alle Datensätze auswählen kann. Dieses Beispiel erläutert, wie Sie anhand des speziellen Parameters "UserID" (BenutzerID) die Microsoft CRM-GUID des Benutzers ermitteln, der den Bericht ausführt.
  • Den Parameter "Status", über den der Benutzer zwischen allen Statuswerten wählen kann, die für die Entität in Microsoft CRM zur Verfügung stehen. Dieses Beispiel zeigt, wie Sie die Liste verfügbarer Werte aus einem Feld in Microsoft CRM lesen, um die Werte als Parameteroptionen zu verwenden.
  • Den Parameter "Date Created" (Erstellungsdatum), über den der Benutzer vordefinierte Datumsbereiche, wie "All" (Alles), "Within past 60 days" (Letzte 60 Tage) oder "Year to date" (Jahr bis dato), auswählen kann. Dieses Beispiel zeigt, wie Sie Standarddatumsmethoden in Crystal Reports 9 verwenden.
  • Den Parameter "Date Range" (Datumsbereich), über den der Benutzer das Start- und Enddatum eines Datumsbereichs angeben kann. Dieses Beispiel zeigt, wie Sie einen Bereichsparameter verwenden, und wie Sie zusätzliche Formelfelder auf der Grundlage eines Parameterfeldes erstellen. In diesem Fall ist der Parameter "Date Range" ein Bereich. Es werden zwei neue Variablen "StartDate" (Startdatum) und "EndDate" (Enddatum) erstellt, die in der Seitenkopfzeile des Berichts verwendet werden.

Bevor Sie beginnen

Zusammenspiel von Crystal Reports und Microsoft CRM 1.2
Bevor Sie parametergesteuerte Berichte erstellen, müssen Sie verstehen, wie Crystal Reports mit Microsoft CRM 1.2 zusammenarbeitet:
  • Benutzern von Microsoft CRM stehen nur Berichte im Knoten Enterprise/MSCRM1.2 (Unternehmen/MSCRM1.2) zur Verfügung.
  • Sie können keine neuen Ordner unter dem Knoten MSCRM1.2 erstellen.
  • Sie können einen Bericht in Crystal Reports nicht direkt umbenennen. Sie müssen Microsoft CRM 1.2 Report Manager verwenden, um einen Bericht zu löschen. Weitere Informationen zum Microsoft CRM 1.2 Report Manager finden Sie im folgenden Artikel der Microsoft Knowledge Base:
    834791 Hinzufügen, das Löschen und das Umbenennen von Microsoft CRM Reports, indem Microsoft CRM 1.2 Report Manager verwendet
  • Sie können einen Bericht in Crystal Reports nicht direkt umbenennen. Verwenden Sie Microsoft CRM 1.2 Report Manager oder Crystal Reports, um einen Bericht unter einem neuen Namen zu speichern. Diese Methoden zum Umbenennen der Berichte ändern zwar den Namen des Berichts in Microsoft CRM, jedoch nicht den Titel, der in der Seitenkopfzeile des Berichts angezeigt wird. Klicken Sie im Menü File (Datei) von Crystal Reports 9 auf Summary Info (Übersichtsinformationen), und bearbeiten Sie anschließend den Titel im Feld Report Title (Berichtstitel).
  • Weitere Informationen zur Erstellung von Parametern finden Sie in der Onlinehilfe von Crystal Reports 9.
Erstellen eines parametergesteuerten Berichts
Die einfachste Methode zur Erstellung eines parametergesteuerten Berichts besteht darin, einen vorhanden Bericht in Microsoft CRM Version 1.2 unter einem neuen Namen zu speichern und die Kopie anschließend zu bearbeiten. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:
  1. Zeigen Sie im Menü Start auf Programme, und klicken Sie auf Crystal Reports 9.
  2. Klicken Sie im Begrüßungsfenster auf Cancel (Abbrechen).
  3. Klicken Sie im Menü File (Datei) auf Open (Öffnen).
  4. Klicken Sie auf Enterprise (Unternehmen), und klicken Sie anschließend auf OK.
  5. Geben Sie Ihre Authentifizierungsinformationen für Crystal APS ein, und klicken Sie dann auf OK.
  6. Erweitern Sie MSCRM1.2, klicken Sie auf den zu ändernden Bericht, und klicken Sie anschließend auf Open (Öffnen).
  7. Klicken Sie im Menü File (Datei) auf Save As (Speichern unter), suchen Sie im Knoten MSCRM1.2 nach einem Standort, an dem Sie die Datei speichern möchten, geben Sie den Namen an, und klicken Sie auf OK.
Wenn Sie Crystal Reports 9 erstmals zum Bearbeiten von Microsoft CRM-Berichten verwenden und Verbindungsprobleme auftreten oder Sie die Berichte nicht speichern können, finden Sie weitere Informationen im folgenden Artikel der Microsoft Knowledge Base:
834789 Häufig gestellte Fragen zu Microsoft CRM 1.2-Berichten

Hinzufügen eines "Owner"-Parameters

Mithilfe des Parameters "Owner" (Besitzer) kann der Benutzer zwischen Datensätzen, deren Besitzer er ist, und allen anderen Datensätzen wählen. Der Benutzer muss daher keine Auswahl in einer Dropdown-Liste aller Benutzer treffen.

Um die Datensätze des Benutzers zu ermitteln, der den Bericht ausführt, muss der Bericht die Microsoft CRM-GUID dieses Benutzers ermitteln können. Wenn der Ersteller des Berichts einen "UserID"-Parameter (BenutzerID) erstellt, weist Microsoft CRM die Microsoft CRM-GUID des Benutzers, der den Bericht ausführt, automatisch als Wert zu. Im Gegensatz zu anderen Parametern wird der Benutzer nicht zur Eingabe des Wertes aufgefordert.

Erstellen Sie einen "Owner"-Parameter mit den Werten "Mine" (Meine) oder "All" (Alle). Wenn der Benutzer den Bericht ausführt und auf Mine klickt, werden die Datensätze ausgewählt, die Eigentum des Benutzers sind, sofern der Parameter "UserId" dem Wert im Feld entity.owner entspricht. Wenn der Benutzer auf All klickt, werden alle Datensätze ausgewählt.

Das folgende Beispiel verwendet einen Bericht auf der Basis der Entität Account.
Schritt 1: Definieren des Parameters "UserID" für die Speicherung der Microsoft CRM-GUID des aktuellen Benutzers
Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Parameter "UserID" für die Speicherung der Microsoft CRM-GUID des aktuellen Benutzers zu definieren:
  1. Klicken Sie im Fenster Field Explorer (Feldexplorer) in Crystal Reports 9 mit der rechten Maustaste auf Parameter Fields (Parameterfelder), und klicken Sie anschließend auf New (Neu).
  2. Geben Sie im Feld Name den Namen UserID ein, und klicken Sie danach auf OK.
Schritt 2: Definieren des Parameters "Owner"
Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen "Owner"-Parameter zu definieren, mit dem der Benutzer dazu aufgefordert wird, auf Mine oder All zu klicken:
  1. Klicken Sie im Fenster Field Explorer (Feldexplorer) mit der rechten Maustaste auf Parameter Fields (Parameterfelder), und klicken Sie anschließend auf New (Neu).
  2. Geben Sie im Feld Name den Namen Owner ein.
  3. Geben Sie im Feld Prompting (Eingabeaufforderung) die Eingabeaufforderung an, die dem Benutzer angezeigt wird. Geben Sie beispielsweise Folgendes ein:
    Geben Sie an, welche Datensätze aufgenommen werden sollen.
  4. Klicken Sie auf Set Default Values (Standardwerte festlegen).
  5. Geben Sie die Werte ein, die in der Dropdown-Liste angezeigt werden sollen. In diesem Beispiel werden die Werte "Mine" und "All" verwendet. Verschieben Sie die einzelnen Werte mithilfe der Schaltfläche > in die Liste Default Values (Standardwerte).
  6. Klicken Sie für jeden Wert auf Define Description (Beschreibung eingeben), und geben Sie den Text ein, der für den Parameter Owner in der Dropdown-Liste angezeigt werden soll.
  7. Klicken Sie in der Dropdown-Liste Display (Anzeigen) auf Description (Beschreibung), und klicken Sie anschließend auf OK.
  8. Deaktivieren Sie im Dialogfeld Create Parameter Field (Parameterfeld erstellen) das Kontrollkästchen Allow editing of default values when there is more than one value (Bearbeitung der Standardwerte bei Vorhandensein mehrerer Werte zulassen).
  9. Klicken Sie auf OK, um den neuen Parameter zu speichern.
Damit der Parameter Owner eingesetzt werden kann, müssen Sie ihn in den Bericht einfügen. Ziehen Sie dazu den Parameter vom Fenster Field Explorer (Feldexplorer) auf eine beliebige Stelle im Bericht. Es empfiehlt sich, etwaige neue Parameter zum Abschnitt Page Header (Seitenkopfzeile) des Berichts hinzuzufügen. Wenn die Parameter im Abschnitt Page Header (Seitenkopfzeile) aufgelistet sind, kann der jeweilige Benutzer schnell feststellen, welche Daten der Bericht enthält. Wenn der Wert des Parameters Owner nicht im Bericht erscheinen soll, ziehen Sie den Parameter in einen verborgenen Bereich des Berichts.
Schritt 3: Verwenden des Parameters "Owner" in der Seitenkopfzeile
  1. Da "Owner" der erste Parameter ist, den Sie zur Seitenkopfzeile hinzufügen, müssen Sie ein Textfeld erstellen, in das das vorhandene Feld Report Title (Berichtstitel) eingefügt wird. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:
    1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld Report Title (Berichtstitel) im Bericht, und klicken Sie auf Delete (Löschen).
    2. Klicken Sie im Menü Insert (Einfügen) auf Text Object (Textobjekt), und fügen Sie das neue Textobjekt an der Stelle ein, an der sich zuvor das Feld Report Title (Berichtstitel) befand.
    3. Erweitern Sie im Fenster Field Explorer (Feldexplorer) die Verzweigung Special Fields (Spezialfelder).
    4. Ziehen Sie das Spezialfeld Report Title (Berichtstitel) auf Ihr neues Textobjekt.
  2. Ziehen Sie den Parameter Owner vom Abschnitt Parameter Fields (Parameterfelder) des Fensters Field Explorer (Feldexplorer) auf Ihr neues Textobjekt.
  3. Fügen Sie Text oder Leerzeichen hinzu, um den Titel vom Parameter "Owner" zu trennen.
  4. Um die Schriftart an das Erscheinungsbild der anderen Microsoft CRM-Berichte anzupassen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das neue Textobjekt, klicken Sie auf der Registerkarte Font (Schriftart) auf Format Text (Text formatieren), klicken Sie auf Verdana, klicken Sie auf Bold (Fett), klicken Sie auf Yellow (Gelb), und klicken Sie anschließend auf OK.
Schritt 4: Hinzufügen des "Owner"-Parameters zur Datensatzauswahlformel
Datensatzauswahlformel

Die Datensatzauswahlformel definiert, welche Datensätze in den Bericht aufgenommen werden. Die Formel besitzt die folgende Struktur:
(if {?Parameter1} = "Parameter1_Option1" and {table.field} = "value1" then true else if {?Parameter1} = "Parameter1_Option2" and {table.field} = "value2" then true)
Weitere Informationen zu Datensatzauswahlformeln sowie zu Vorlagen für verschiedene Parametertypen finden Sie unter dem Thema "Record selection formulas" (Datensatzauswahlformeln) in der Onlinehilfe von Crystal Reports 9.

Beim folgenden Verfahren wird eine Datensatzauswahlformel erstellt, die den Wert des Parameters "Owner" ermittelt, den der Benutzer auswählt. Wenn der Benutzer auf Mine klickt, werden nur Konten in den Bericht aufgenommen, die der aktuelle Benutzer besitzt.

Wenn der Bericht, den Sie bearbeiten, nicht auf der Entität Account basiert, ersetzen Sie "account.ownerid" durch "entity.ownerid".

Hinzufügen des "Owner"-Parameters zur Datensatzauswahlformel

Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Parameter "Owner" zur Datensatzauswahlformel hinzuzufügen:
  1. Klicken Sie im Menü Report (Bericht) auf Selection Formulas (Auswahlformeln), und klicken Sie anschließend auf Record (Erstellen).
  2. Maximieren Sie das Fenster.
  3. Wenn im Fensterbereich rechts unten nichts eingetragen ist, geben Sie die folgende Formel ohne das "and" in die erste Zeile ein. Wenn bereits Code vorhanden ist, fügen Sie alle drei Zeilen, einschließlich des "and" am Ende der Codeauflistung ein.
    and
    (if {?Owner} = "Mine" then {account.ownerid} = {?UserID} 
          else true)
    Wenn der Bericht ausgeführt wird, erscheint die Eingabeaufforderung Owner mit dem von Ihnen angegebenen Eingabeaufforderungstext. Wenn der Benutzer auf OK klickt, werden die Berichtsdaten angezeigt.
  4. Klicken Sie auf Save (Speichern) und anschließend auf Close (Schließen).

Hinzufügen eines "Status"-Parameters

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie einen "Status"-Parameter auf der Basis des Wertes des Feldes "entity.statecode" in Microsoft CRM hinzufügen. Die Optionen, die Sie den Benutzern zur Verfügung stellen, basieren auf den Werten dieses Feldes in Microsoft CRM. In diesem Beispiel wird die Entität Aktivität verwendet.
Schritt 1: Definieren des Parameters "Status"
Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Parameter "Status" zu definieren:
  1. Klicken Sie im Fenster Field Explorer (Feldexplorer) mit der rechten Maustaste auf Parameter Fields (Parameterfelder), und klicken Sie anschließend auf New (Neu).
  2. Geben Sie im Feld Name den Namen Status ein.
  3. Geben Sie im Feld Prompting (Eingabeaufforderung) die Eingabeaufforderung an, die dem Benutzer angezeigt werden soll. Geben Sie beispielsweise Folgendes ein:
    Aktivitäten mit dem folgenden Status aufnehmen
  4. Klicken Sie auf Set Default Values (Standardwerte festlegen).
  5. Klicken Sie im Feld Browse Table (Tabelle suchen) auf den Namen der Tabelle, die das Statusfeld enthält. In diesem Beispiel wird die Entität Aktivität verwendet. Klicken Sie daher auf Activity (Aktivität).
  6. Klicken Sie im Feld Browse Field (Feld suchen) auf statecodename (bundeslandcodename).
  7. Deaktivieren Sie im Fenster Connection Info (Verbindungsinformationen) das Kontrollkästchen Connect to Local Computer (Mit lokalem Computer verbinden).
  8. Laden Sie eine Liste aller aktuellen Werte in Microsoft CRM. Ersetzen Sie dazu im Feld Server den Namen Ihres Computers durch den Namen Ihres Microsoft CRM-Servers. Wenn in diesem Feld beispielsweise "http://MeinComputer/MSCRMServices" steht, ändern Sie die Angabe in "http://Ihr_CRMServer/MSCRMServices", und klicken Sie anschließend auf Finish (Fertig stellen).

    Hinweis: Crystal Reports 9 liest alle Werte des Feldes entity.statecode ein, die in den aktuellen Daten in Microsoft CRM verwendet werden. Diese Werte stellen eventuell nicht alle Werte dar, die in diesem Feld in Microsoft CRM angezeigt werden können. Eine vollständige Liste der Standardwerte für Dropdown-Felder finden Sie im Anhang A des Microsoft Business Solutions CRM Implementation Guide (Implementierungshandbuch für Microsoft Business Solutions CRM). Wenn Sie ein Dropdown-Feld geändert haben, zeigen Sie das Feld in Microsoft CRM an, um sicherzustellen, dass alle Werte Ihres Parameters enthalten sind.
  9. Klicken Sie auf die Werte, die Sie in die Dropdown-Liste einfügen möchten, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche >, um die einzelnen Werte in die Liste Default Values (Standardwerte) zu verschieben.
  10. Klicken Sie für jeden Wert auf Define Description (Beschreibung eingeben), und geben Sie den Text ein, der für den Parameter "Owner" in der Dropdown-Liste angezeigt werden soll.
  11. Sortieren Sie die Werte so, dass die Option, die als Standardwert angezeigt werden soll, oben in dieser Liste erscheint.
  12. Klicken Sie im Dropdown-Feld Display (Anzeigen) auf Description (Beschreibung), und klicken Sie anschließend auf OK.
  13. Deaktivieren Sie im Dialogfeld Create Parameter Field (Parameterfeld erstellen) das Kontrollkästchen Allow editing of default values when there is more than one value (Bearbeitung der Standardwerte bei Vorhandensein mehrerer Werte zulassen).
  14. Klicken Sie auf OK, um den neuen Parameter zu speichern.
Damit der Parameter "Status" verwendet werden kann, müssen Sie ihn in den Bericht einfügen. Ziehen Sie dazu den Parameter vom Fenster Field Explorer (Feldexplorer) auf eine beliebige Stelle im Bericht. Beim folgenden Verfahren (Schritt 2) wird davon ausgegangen, dass Sie bereits ein Textfeld in der Berichtskopfzeile erstellt haben, in das das Feld Report Title (Berichtstitel) und der Parameter "Owner" eingefügt wird.
Schritt 2: Verwenden des Parameters "Status" in der Seitenkopfzeile
Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Parameter "Status" in der Seitenkopfzeile zu verwenden:
  1. Ziehen Sie den Parameter Status vom Abschnitt Parameter Fields (Parameterfelder) des Fensters Field Explorer (Feldexplorer) auf das Textobjekt im Abschnitt Page Header (Seitenkopfzeile).
  2. Fügen Sie Text oder Leerzeichen hinzu, um den Parameter "Status" vom Parameter "Owner" zu trennen.
Beim folgenden Verfahren (Schritt 3) wird eine Datensatzauswahlformel erstellt, die den Wert des Parameters "Status" prüft, den der Benutzer auswählt. Wenn der Benutzer auf All klickt, werden alle Aktivitäten eingeschlossen. Andernfalls werden nur Datensätze eingeschlossen, bei denen der Wert des Feldes in Microsoft CRM mit dem Parameter übereinstimmt, auf den der Benutzer geklickt hat.

Wenn der Bericht, den Sie gerade bearbeiten, nicht auf der Entität Activity (Aktivität) basiert, ersetzen Sie "activity.statecodename" durch "entity.statecodename".
Schritt 3: Hinzufügen des "Status"-Parameters zur Datensatzauswahlformel
Gehen Sie folgendermaßen vor, um den "Status"-Parameter zur Datensatzauswahlformel hinzuzufügen:
  1. Klicken Sie im Menü Report (Bericht) auf Selection Formulas (Auswahlformeln), und klicken Sie anschließend auf Record (Erstellen).
  2. Maximieren Sie das Fenster.
  3. Wenn im Fensterbereich rechts unten nichts eingetragen ist, geben Sie die folgende Formel ohne das "and" in die erste Zeile ein. Wenn bereits Code vorhanden ist, fügen Sie alle drei Zeilen am Ende der Codeauflistung ein.
  4. Klicken Sie auf Save (Speichern) und anschließend auf Close (Schließen).
Wenn der Benutzer den Bericht ausführt, erscheint die Eingabeaufforderung Status mit dem von Ihnen angegebenen Eingabeaufforderungstext. Wenn der Benutzer auf OK klickt, werden die Berichtsdaten angezeigt.

Hinzufügen von "Date"-Parametern

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie mithilfe eines Parameters die Eingabe eines Datumsbereichs durch den Benutzer erzwingen. Der Datumsbereich muss auf den Werten in einem oder mehreren der Datumsfelder in Microsoft CRM basieren. Jede Entität besitzt ein Feld entity.createdon und ein Feld entity.modifiedon. Einige Entitäten besitzen andere Datumsfelder. Die Entität "Aktivität" besitzt beispielsweise Datumsangaben auf der Basis geplanter und tatsächlicher Zeitangaben.

Sie können einen Parameter erstellen, der den Benutzer entweder dazu auffordert, auf Elemente in einer Dropdown-Liste zu klicken, die vordefinierte Datumsbereiche enthält (z. B. "Within past 60 days" (Letzte 60 Tage), "Year to date" (Jahr bis dato)) oder die Angabe bestimmter Start- und Enddaten ermöglicht.

Die beiden folgenden Beispiele verwenden die Entität Vorfall (Anfrage).
Hinzufügen eines "Date Created"-Parameters
Der "Date Created"-Parameter fordert den Benutzer zur Auswahl eines Datumsbereichs aus einer Liste bestimmter vordefinierter Datumsbereiche auf. Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen "Date Created"-Parameter hinzuzufügen:
  1. Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Parameter "Date Created" zu definieren:
    1. Klicken Sie im Fenster Field Explorer (Feldexplorer) mit der rechten Maustaste auf Parameter Fields (Parameterfelder), und klicken Sie anschließend auf New (Neu).
    2. Geben Sie im Feld Name den Namen Date Created (Erstellungsdatum) ein.
    3. Geben Sie im Feld Prompting (Eingabeaufforderung) die Eingabeaufforderung an, die dem Benutzer angezeigt werden soll. Geben Sie beispielsweise Folgendes ein:
      Datensätze mit folgendem Erstellungsdatum aufnehmen:
    4. Klicken Sie auf Set Default Values (Standardwerte festlegen).
    5. Geben Sie die Werte ein, die in der Dropdown-Liste angezeigt werden sollen. In diesem Beispiel werden die Werte "Within past 60 days" (Letzte 60 Tage), "Year to date" (Jahr bis dato)" und "All" (Alles) verwendet. Verschieben Sie die einzelnen Werte mithilfe der Schaltfläche > in die Liste Default Values (Standardwerte).
    6. Klicken Sie für jeden Wert auf Define Description (Beschreibung eingeben), und geben Sie den Text ein, der für den Parameter Date Created in der Dropdown-Liste angezeigt werden soll.
    7. Klicken Sie in der Dropdown-Liste Display (Anzeigen) auf Description (Beschreibung), und klicken Sie anschließend auf OK.
    8. Deaktivieren Sie im Dialogfeld Create Parameter Field (Parameterfeld erstellen) das Kontrollkästchen Allow editing of default values when there is more than one value (Bearbeitung der Standardwerte bei Vorhandensein mehrerer Werte zulassen).
    9. Klicken Sie auf OK, um den neuen Parameter zu speichern.
  2. Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Parameter "Date Created" in der Seitenkopfzeile zu verwenden:
    1. Ziehen Sie den Parameter Date Created vom Abschnitt Parameter Fields (Parameterfelder) des Fensters Field Explorer (Feldexplorer) auf das Textobjekt im Abschnitt Page Header (Seitenkopfzeile).
    2. Fügen Sie Text oder Leerzeichen hinzu, um den Parameter "Date Created" vom Parameter "Status" zu trennen.
  3. Wenn der von Ihnen erstellte Bericht nicht auf der Entität Vorfall basiert, ersetzen Sie "incident.createdon" durch "entity.createdon".

    Beim folgenden Verfahren (Schritt 4) wird eine Datensatzauswahlformel erstellt, die den Wert des Parameters "Date Created" prüft, den der Benutzer auswählt. Wenn der Benutzer auf All klickt, werden alle Datensätze ausgewählt. Andernfalls werden nur Datensätze angezeigt, deren Wert mit den in der Datensatzauswahlformel definierten Kriterien übereinstimmen. Die Auswahlformel verwendet drei vordefinierte Datumsauswahlmethoden von Crystal Reports: Aged0To30Days (Letzte 0 bis 30 Tage), Aged31To60Days (Letzte 31 bis 60 Tage) und YearToDate (Jahr bis dato).
  4. Fügen Sie den "Date Created"-Parameter zur Datensatzauswahlformel hinzu. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:
    1. Klicken Sie im Menü Report (Bericht) auf Selection Formulas (Auswahlformeln), und klicken Sie anschließend auf Record (Erstellen).
    2. Maximieren Sie das Fenster.
    3. Wenn im Fensterbereich rechts unten nichts eingetragen ist, geben Sie die folgende Formel ohne das "and" in die erste Zeile ein. Wenn bereits Code vorhanden ist, fügen Sie alle Zeilen am Ende der Codeauflistung ein.
      and
      (if {?Date Created}="Within Past 60 Days" and   {incident.createdon} in Aged0To30Days or {incident.createdon} in Aged31To60Days then true
      else if {?Date Created}="Year To Date" and {incident.createdon}in YearToDate then true
      )
    4. Klicken Sie auf Save (Speichern) und anschließend auf Close (Schließen).
    Wenn der Benutzer den Bericht ausführt, erscheint die Eingabeaufforderung Date Created mit dem von Ihnen angegebenen Eingabeaufforderungstext. Wenn der Benutzer auf OK klickt, werden die Berichtsdaten angezeigt.
Hinzufügen eines "Date Range"-Parameters
Der Parameter "Date Range" fordert den Benutzer zur Auswahl bestimmter Start- und Enddaten auf.

Hinweis: Wenn Benutzer Berichte mit einem Bereichsparameter ausdrucken möchten, werden Sie beim Anzeigen des Berichts und nach dem Klicken auf Print (Drucken) zur Angabe des Bereichs aufgefordert.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen "Date Range"-Parameter hinzuzufügen:
  1. Definieren Sie den "Date Range"-Parameter. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:
    1. Klicken Sie im Fenster Field Explorer (Feldexplorer) mit der rechten Maustaste auf Parameter Fields (Parameterfelder), und klicken Sie anschließend auf New (Neu).
    2. Geben Sie im Feld Name den Namen Date Range (Datumsbereich) ein.
    3. Geben Sie im Feld Prompting (Eingabeaufforderung) die Eingabeaufforderung an, die dem Benutzer angezeigt werden soll. Geben Sie beispielsweise Folgendes ein:
      Im folgenden Datumsbereich erstellte Vorfälle aufnehmen
    4. Klicken Sie auf Range Value(s) (Bereichswert(e)), und klicken Sie anschließend auf OK.
    Damit der Parameter "Date Range" verwendet werden kann, müssen Sie ihn in den Bericht einfügen. Ziehen Sie dazu den Parameter vom Fenster Field Explorer (Feldexplorer) auf eine beliebige Stelle im Bericht.
  2. Wenn Sie das Start- und Enddatum des Bereichs in der Berichtskopfzeile anzeigen möchten, müssen Sie die beiden neuen Formelfelder StartDate (Startdatum) und EndDate (Enddatum) erstellen. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:
    1. Klicken Sie im Fenster Field Explorer (Feldexplorer) mit der rechten Maustaste auf Formula Fields (Formelfelder), und klicken Sie anschließend auf New (Neu).
    2. Geben Sie im Feld Name den Namen StartDate ein, und klicken Sie anschließend auf Use Editor (Editor verwenden).
    3. Geben Sie im Feld Formula (Formel) Folgendes ein:
      Minimum ({?Date Range})
    4. Klicken Sie auf Save (Speichern) und danach auf Close (Schließen).
    5. Klicken Sie im Fenster Field Explorer (Feldexplorer) mit der rechten Maustaste auf Formula Fields (Formelfelder), und klicken Sie anschließend auf New (Neu).
    6. Geben Sie im Feld Name den Namen EndDate ein, und klicken Sie anschließend auf Use Editor (Editor verwenden).
    7. Geben Sie im Feld Formula (Formel) Folgendes ein:
      Maximum ({?Date Range})
      .
    8. Klicken Sie auf Save (Speichern) und anschließend auf Close (Schließen).
  3. Fügen Sie "StartDate" und "EndDate" in die Berichtskopfzeile ein. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:
    1. Ziehen Sie die Parameter StartDate und EndDate vom Abschnitt Formula Fields (Formelfelder) des Fensters Field Explorer (Feldexplorer) auf das Textobjekt im Abschnitt Page Header (Seitenkopfzeile).
    2. Fügen Sie Text oder Leerzeichen hinzu, um die Felder zu trennen und zu identifizieren.
    Beim Schritt 4 wird eine Datensatzauswahlformel erstellt, die den Wert des Parameters "Date Range" prüft, den der Benutzer auswählt. Wenn der Benutzer auf All klickt, werden alle Aktivitäten eingeschlossen. Andernfalls werden nur Datensätze eingeschlossen, bei denen der Wert des Feldes in Microsoft CRM mit dem Parameter übereinstimmt, auf den der Benutzer geklickt hat.

    Wenn der von Ihnen erstellte Bericht nicht auf der Entität Incident basiert, ersetzen Sie "incident.createdon" durch "entity.createdon".
  4. Fügen Sie den "Date Range"-Parameter zur Datensatzauswahlformel hinzu. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:
    1. Klicken Sie im Menü Report (Bericht) auf Selection Formulas (Auswahlformeln), und klicken Sie anschließend auf Record (Erstellen).
    2. Maximieren Sie das Fenster.
    3. Wenn im Fensterbereich rechts unten nichts eingetragen ist, geben Sie die folgende Formel ohne das "and" in die erste Zeile ein. Wenn bereits Code vorhanden ist, fügen Sie alle drei Zeilen am Ende der Codeauflistung ein.
      and
      (if {incident.createdon} in {?Date Range} then true
      else false)
      Verwenden Sie in der zweiten Zeile das Datumsfeld, das Sie mit dem Datumsbereich vergleichen möchten. Je nach der Entität empfiehlt es sich eventuell, das Feld modifiedon anstelle des Feldes createdon zu verwenden. Sie können nur Datumsangaben verwenden, die in einer der im Bericht enthaltenen Entitäten existieren.
    4. Klicken Sie auf Save (Speichern) und anschließend auf Close (Schließen).
    Wenn der Benutzer den Bericht ausführt, erscheint die Eingabeaufforderung Date Range (Datumsbereich) mit dem von Ihnen angegebenen Eingabeaufforderungstext. Wenn der Benutzer das Start- und Enddatum für den Bereich auswählt und auf OK klickt, werden die entsprechenden Berichtsdaten angezeigt.
Verwenden von Berichtsfiltern mit parametergesteuerten Berichten
Wenn Sie Berichtsfilter mit parametergesteuerten Berichten verwenden, müssen Sie die Parameter zweimal auswählen. Zunächst führen Sie den parametergesteuerten Bericht aus und geben die Parameter an. Anschließend klicken Sie auf das Symbol am rechten Rand der Symbolleiste Berichtsfilterung, um die Berichtsfilterung zu öffnen. Danach geben Sie die Filter ein, klicken auf Filter, geben die Parameter erneut ein, wenn Sie hierzu aufgefordert werden, und klicken anschließend auf OK.

Informationsquellen

Zum Herunterladen einer Liste häufig gestellter Fragen zu Microsoft CRM-Berichten besuchen Sie die folgende Microsoft-Website:
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=81886de8-a10a-473f-8125-49291e0f03d9
Weitere Informationen dazu, wie Sie Berichte mit Microsoft CRM 1.2 Report Manager bearbeiten können, finden Sie im folgenden Artikel der Microsoft Knowledge Base:
834791 Hinzufügen, das Löschen und das Umbenennen von Microsoft CRM Reports, indem Microsoft CRM 1.2 Report Manager verwendet
Weitere Informationen zum Drucken von parametergesteuerten Berichten in Microsoft CRM 1.2 finden Sie im folgenden Artikel der Microsoft Knowledge Base:
834913 Wenn Sie versuchen, einen Bericht von parametersteuern in Microsoft Business Solutions CRM Version 1.2 zu drucken, werden Sie zwei mal zu Parametern aufgefordert

Eigenschaften

Artikel-ID: 834790 - Geändert am: Dienstag, 3. April 2007 - Version: 6.1
Die Informationen in diesem Artikel beziehen sich auf:
  • Microsoft CRM 1.2
Keywords: 
kbmbsreports kbmbsmigrate kbfile kbhowto KB834790
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