Microsoft Outlook Express

Verden er lille, og takket være mails virker den til at blive mindre dag for dag. Det var engang forbeholdt hardcore ingeniører, men i dag har alle lige fra bedstemødre til nyfødte en mailkonto. Det eneste, vi nu har brug for, er en sikker måde at administrere din mail på. Åbn Outlook Express 5.0, den gratis mailpakke, der leveres med Internet Explorer 5. Det har aldrig før været så nemt at kommunikere online, som især skyldes mængden af tip og henvisninger. Du har kontakt og er online på ingen tid.

1. Opret en helt ny konto

I dag har flere og flere mere end én mailkonto, og de fleste har en adresse til arbejdsbrug og en til privat brug. I Outlook Express 5 kan du let administrere en række forskellige konti fra den samme indbakke.

Gå til Konti i menuen Funktioner, og klik på knappen Tilføj. Vælg Mail, og følg guiden på skærmen ved at tilføje dit kontonavn og din adgangskode og navnet på både din indgående og udgående mailserver, når du bliver bedt om det. Hvis du vil oprette en ekstra konto, skal du bare gentage proceduren. Når du vil sende og modtage meddelelser, kan du enten kontrollere alle konti ved at vælge Funktioner, Send og modtag for at vælge Send og modtag alle meddelelser eller bare håndtere én konto ad gangen ved at vende tilbage til Send og modtag og vælge de enkelte kontonavne på listen.

2. Find en nyhedsgruppe, der er interessant at læse

Gå til Funktioner, Nyhedsgrupper. Derefter søges der efter alle lister, der i øjeblikket er online, medmindre du allerede har brugt nyhedsgrupper via Outlook Express. Vær opmærksom på, at det kan dreje sig om mange tusinde, så det kan tage lang tid. Når du har gjort det, åbnes vinduet Abonnementer på nyhedsgrupper, hvor du kan søge efter grupper, der passer til dine interesser. Skriv et ord, der beskriver det, du vil tale om, f.eks. "overclocking". Derefter viser Outlook Express de grupper, der indeholder disse ord i titlen. Klik på Abonner. Der vises et ikon med navnet på gruppen.

Nu kan du finde de nyhedsgrupper, du har abonneret på, i vinduet Mapper. Hvis du vil downloade de nyeste meddelelser, skal du ganske enkelt klikke på gruppenavnet.

3. Bloker uønsket mail

Er der nogen, som har generet dig i en nyhedsgruppe? Vil du aldrig høre fra dem igen? Det er enkelt. Markér en meddelelse fra den afsender, der har generet dig, i vinduet med mailindbakken eller nyhedsgruppen. Vælg Bloker afsender i menuen Meddelelse. Den pågældende persons mailadresse vises i adressefeltet, og har kan du angive den ønskede blokeringsindstilling ? om du vil ignorere alle mails fra vedkommende eller måske bare nye indlæg. Når du har gjort det, vises der ikke flere meddelelser fra den sortlistede afsender i din indbakke.

Hvis du skifter mening, kan du fjerne personen fra listen ved at gå til Meddelelsesregler i menuen Funktioner og klikke på listen Blokeringsmeddelelser. Hvis du markerer den pågældende adresse og klikker på Fjern, kan personen igen sende mail til dig.

4. Gruppér meddelelser og svar sammen

Når mange mennesker deltager i samtaler via mail eller nyhedsgrupper, kan det være svært at finde svar på en bestemt meddelelse. I Outlook Express kan du sortere svar, så de vises under det oprindelige indlæg.

Fra din indbakke eller nyhedsgruppe skal du rulle ned i menuen Vis, indtil du kommer til Aktuel visning, og derefter vælge Gruppér meddelelser efter samtale. Klik nu på det plustegn, der vises til venstre for den oprindelige meddelelse. Den komplette liste over svar vises.

Hvis du kun vil have vist svar på dine egne meddelelser, skal du vælge Vis svar på meddelelser under indstillingerne for Aktuel visning.

5. Signer mails

Du kan bruge signaturfiler til at signere mails og til automatisk at tilføje et link til dit websted, vise dine kontaktoplysninger eller bare skrive et yndlingsudtryk eller en sætning. Det eneste problem er, at den signatur, du tilføjer i meddelelser til dine venner, måske ikke rammer tonefaldet for mails til din chef. I Outlook Express kan du oprette flere signaturer, der kan bruges til forskellige typer meddelelser.

Rul ned i menuen Funktioner, og vælg Indstillinger. Klik på fanen Signaturer, og vælg Ny. Skriv teksten til din signatur i feltet Rediger signatur, eller klik på indstillingen Fil for at vælge en fil fra din harddisk, du vil sende sammen med alle meddelelser. Gentag dette for de forskellige signaturer, og vælg den, du bruger mest, ved at klikke på knappen Benyt som standard.

Markér feltet Føj signaturer til alle udgående meddelelser, hvis du vil knytte standardteksten til alle de mails, du sender. Du kan dog tilføje andre signaturer ved at gå til Signaturer i menuen Indsæt og vælge den ønskede fil.

6. Tilføj en smule formatering

Hvis dine mails skal skille sig ud i dine venners indbakke (og de også bruger Outlook Express), hvorfor så ikke bruge programmets brevpapir til at peppe en ellers kedelig meddelelse op med baggrundsbilleder eller flotte margentekster?

Åbn en ny meddelelse, og vælg Formatér, Anvend brevpapir. Vælg på den viste liste over brevpapir, eller vælg Mere brevpapir for at få et bredere udvalg. Hvis du ikke kan finde et tema, der falder i din smag, kan du klikke på Opret ny og følge vejledningen i, hvordan du opretter dine egne skabeloner ved at tilføje billeder og typografier fra din egen samling. Når du har gemt dine egne kreationer, gemmes de i hovedmappen med brevpapir.

7. Stavekontrol

En mail, der er fyldt med stavefejl, giver ikke ligefrem det bedste indtryk. Gå til Funktioner, og rul ned til Indstillinger, før du skifter til fanen Stavekontrol. Klik på Foretag altid stavekontrol inden afsendelse. Næste gang du sender en mail, kaster Outlook Express automatisk et kritisk øje på dit tekst og foreslår alternative stavemåder til tvivlsomme ord.

Men husk at markere Originalteksten i et svar eller en meddelelse, der er sendt videre. Ellers spilder du tiden, mens computeren kontrollerer afsenderens meddelelse og dit svar. Kontrollér også, at stavekontrollen er angivet til dansk. Ellers tror Outlook Express, at du skal bruge amerikanske ord i dine mails.

8. Videresend mange meddelelser på én gang

Hvis du har mange gemte meddelelser, du vil sende til en ven på én gang, skal du gå til den mappe, der indeholder alle de meddelelser, du vil videresende, og mens du holder Ctrl nede, skal du klikke på dem hver især. Når de alle er markeret, skal du trykke på knappen Videresend på hovedværktøjslinjen. Vinduet Ny meddelelse åbnes, hvor alle dine valgte mails er markeret som vedhæftede filer. Det eneste, du nu skal gøre, er at skrive din meddelelse og sende den af sted.

9. Søg automatisk efter mail

Medmindre du hele tiden husker at tjekke din indbakke, er det sandsynligt, at du overser en vigtig mail. Det kan Outlook Express forhindre ved at fungere som din private sekretær og sørge for, at meddelelser altid når frem til dig til tiden.

Vælg Funktioner, Indstillinger, og vælg derefter Søg efter nye meddelelser hvert 0. minut under fanen Generelt. Skift antallet af minutter til den ønskede indstilling. Hver gang du er online, kontrollerer Outlook Express nu automatisk, om du har nye meddelelser, med det valgte tidsinterval og giver dig besked, hvis du har.


10. Importér adressekartoteker

Når du går i gang med at bruge Outlook Express, er der ingen grund til at starte dit adressekartotek fra bunden. Du kan importere kontaktoplysninger fra en anden Windows-adressefil, Microsoft Exchange Privat adressekartotek eller en tekstfil. Rul ned til Importér i menuen Filer, og vælg Windows Adressekartotek. Derefter skal du bare søge efter WAB-filen på din computer og trykke på Åbn.

Hvis du har et adressekartotek, der ikke er Windows-baseret, skal du pege på Andre typer adressekartoteker under Importér og søge efter filen på samme måde. Hvis Outlook Express ikke kan se dit adressekartotek, kan du bare eksportere det fra det oprindelige program enten som en CSV-tekstfil eller en LDAP LDIF-fil (Directory Interchange Format) og importere den til Outlook Express.

11. På fisketur

Hvis du er væk i længere tid, er det sidste, du har brug for, når du kommer hjem, en indbakke, der er fyldt med meddelelser fra folk, der bliver mere og mere sure over, at du ikke svarer. Fortæl dem, hvor du er, ved at oprette en meddelelse i dit tekstbehandlingsprogram og gemme det som en tekstfil. Derefter skal du gå til menuen Funktioner i Outlook Express, vælge Meddelelsesregler og derefter vælge Mailindstillinger. Under det vindue, hvor du kan vælge betingelser for din regel, skal du vælge For alle meddelelser og markere Besvar med meddelelser under prompten til valg af handlinger for din regel. Der vises et meddelelseslink under Beskrivelse af regel. Klik her, og gå til den tekstfil, du har gemt tidligere. Til sidst, når Outlook Express beder om navnet på reglen, kan du kalde den "autosvar" og trykke på OK.

12. Brug Outlook Express fra webbrowseren

Hvis du angiver Outlook Express som dit standardmailprogram, betyder det, at hver gang du klikker på en mail eller nyhedsgruppe på en webside, åbnes Outlook Express. Gå til Indstillinger under Funktioner, og tryk på fanen Generelt. Når vinduet Standardmeddelelsesprogrammer vises, skal du trykke på knappen Brug som standard for både nyheder og mail.

13. Få styr på tingene

Vil du gemme alle dine meddelelser for en sikkerheds skyld? Det er helt fint, medmindre du beholder dem alle i din indbakke, hvilket gør det utroligt svært at finde tingene. Undgå rod ved at gå til menuen Filer, vælge Mappe og derefter vælge Ny mappe. Vælg, hvor undermappen skal placeres, og giv den et navn. Den nye mappe vises i mappevinduet, så du kan trække meddelelser til den fra indbakken.

14. Eksportér dit adressekartotek

Hvis du rejser meget og vil have adressekartoteket med dig, men ikke har mulighed for at åbne listerne over kontakter på en anden pc, kan du tage det helt roligt.

Du skal først åbne adressekartoteket og derefter vælge Filer, Eksportér. Vælg Andre typer adressekartoteker, og vælg Tekstfiler (Semikolonsepareret). Du bliver derefter bedt om at give det eksporterede adressekartotek et navn og derefter fortælle Outlook Express nøjagtigt, hvilke felter du vil gemme i den nye fil, f.eks. kontaktens navn og mailadresse. Klik på OK. Derefter gemmes de ønskede oplysninger som en fil, som alle med et tekstredigeringsprogram kan åbne.

15. Tilføj kontakter

Når du modtager en mail fra en person, du vil føje til dit adressekartotek, skal du højreklikke på meddelelsen og vælge at føje afsenderen til adressekartoteket. Du kan også angive, at Outlook Express automatisk skal opdatere dit adressekartotek, når du besvarer en meddelelse. Gå til Funktioner, Indstillinger, og under fanen Send skal du markere Anbring automatisk personer, jeg sender svar til, i mit adressekartotek.

16. Her er mit kort

I Outlook Express er det nemt at sikre, at personer har alle dine kontaktoplysninger. Visitkortet henter alle dine egne personlige oplysninger fra adressekartoteket og gemmer dem i vCard-format, som kan bruges sammen med en lang række operativsystemer.

For det første skal du oprette en post for dig selv i adressekartoteket ved at vælge Filer, Ny, Kontakt. Når du har gjort det, skal du gå tilbage til Filer og rulle ned til Eksportér, før du klikker på Visitkort (vCard). Vælg en placering, hvor du vil lagre kortet, og tryk på Gem. Næste gang du opretter en ny meddelelse, skal du vælge Mit visitkort i menuen Indsæt for at vedhæfte kortet.

17. Send store meddelelser med Outlook Express

Internettrafikken skal gå hurtigt, og derfor har mange mailservere en grænse for størrelsen på de meddelelser, du kan sende eller modtage. Det er som regel ikke muligt at sende filer, der er større end 1 MB. Outlook Express kan dele større meddelelser op i mindre stykker, som sættes sammen, når meddelelsen ankommer i kontaktens indbakke.

Gå til Konti i menuen Funktioner, og klik på Egenskaber under fanen Mail. Skift til fanen Avanceret, og markér feltet Opdel meddelelser, der er større end x KB. Sørg for at angive den maksimale filstørrelse, din server tillader.

18. Del kontakter mellem dine forskellige identiteter

Der er måske mere end én bruger, der bruger din pc, og I vil dele et fælles adressekartotek. Ikke noget problem. Tryk på knappen Adresse på hovedværktøjslinjen for at åbne vinduet Adressekartotek, og vælg den kontakt, du vil dele. Markér navnet, og træk det til mappen Delte kontakter. Nu kan alle, der bruger Outlook Express, se denne kontakt ved at gå til mappen Delte kontakter i vinduet Adressekartotek.

Husk, at hvis du trækker kontakten fra dit eget adressekartotek til mappen Delte kontakter, fjernes den fra din oprindelige liste. Hvis du vil bevare kontakten i dit adressekartotek, skal du lave en kopi af kontaktoplysningerne og derefter trække kopien til den delte mappe i stedet for originalen.

19. Læs nyhedsgrupper offline

Du kan undgå høje telefonregninger ved at angive, at Outlook Express skal downloade nyhedsgruppemeddelelser eller overskrifter til dig, så du kan læse dem offline. Vælg nyhedsgruppen i vinduet Mapper, og vælg derefter Synkroniser nyhedsgruppe i menuen Funktioner. Her kan du vælge at downloade alle meddelelser, når du er online, nye meddelelser for at vælge indlæg, der er postet i nyhedsgruppen siden sidste gang, du var logget på, eller kun overskrifter, hvis du kun vil vælge emne, forfatter og meddelelsesstørrelse.

Hvis du vælger den sidste indstilling og ser en meddelelse, du vil læse, næste gang du er online, skal du markere meddelelsens titel, højreklikke og vælge Hent senere. Der vises en blå pil ud for indlægget for at angive, at hele teksten downloades, næste gang du er online.

20. Hovedrengøring af dine nyhedsgrupper

Når du abonnerer på en meget aktiv nyhedsgruppe, kan din mappe snart blive overfyldt med uønskede meddelelser, uønskede vedhæftede filer eller beskadigede filer, der kun optager værdifuld plads på harddisken.

Du kan rydde op i dem ved at gå til menuen Funktioner og vælge Indstillinger. Klik på fanen Vedligeholdelse i vinduet Indstillinger, og vælg Ryd op nu. Kontrollér, at den nyhedsgruppe, du vil sortere, er markeret i vinduet Filoplysninger, og klik på Komprimer for at undgå spildplads i mappen. Du kan også fjerne alle brødtekster i meddelelser ved at trykke på knappen Slet meddelelser eller slette alle tekster og overskrifter ved at trykke på Slet.

Der er ikke noget, der er fast, så hvorfor ikke tilpasse Outlook Express-vinduet?

1. Outlook Express-vinduet kan fuldstændig tilpasses efter dine behov.

Vil du se værktøjslinjen, men ikke behøver at have vinduet Mapper åbent hele tiden? Ikke noget problem. Vælg menuen Visninger, og gå derefter til Indstillinger. I vinduet Indstillinger skal du markere så mange eller så få underordnede Outlook Express-vinduet, du ønsker, og trykke på OK. Outlook Express-vinduet arrangeres derefter automatisk med de nye indstillinger.

2. I indholdsruden kan du se indholdet af en meddelelse uden at skulle åbne den i et separat vindue. Gå til menuen Vis, og vælg Layout. I området Indholdsrude skal du vælge, om du vil anbringe indholdet ved siden af eller under meddelelsesfeltet, og også om kontaktoplysningerne for mailen skal vises i ruden. Klik på OK. Når du derefter klikker en enkelt gang på meddelelsens overskrift, vises indholdet i ruden. Du kan også stadig åbne den i et separat vindue ved at dobbeltklikke på mailen.

3. Hvis du vil tilpasse værktøjslinjen, skal du rulle ned i menuen Vis til Layout og klikke på Tilpas værktøjslinje. Under Tekstindstillinger skal du vælge, om du vil have en beskrivelse af ikonet under eller ved siden af billedet, eller om ikonet skal stå for sig selv. Tilføj knapper ved at vælge en aktivitet på listen over tilgængelige knapper på værktøjslinjen og trykke på Tilføj. Du kan ændre den rækkefølge, ikonerne vises i, ved at markere knappen på listen over aktuelle knapper på værktøjslinjen og derefter klikke på Flyt op eller Flyt ned.

4. I meddelelsesvinduet organiseres mails med en række kolonner, f.eks. emne, dato og afsenderens navn. Skift disse ved at vælge Vis, Kolonner, mens du er i meddelelsesvinduet, og markér derefter feltet ud for navnet på den ønskede kolonne. Du kan fjerne kolonner ved at pege på den ønskede kolonne og vælge Skjul. Du kan ændre bredden på de enkelte kolonner ved at markere kolonnens navn og ændre antallet i pixelfeltet.

5. Når kolonnerne er, som du ønsker det, kan du ændre den rækkefølge, dine indgående mails vises i. Det er i de fleste tilfælde mest praktisk at sortere dem efter dato, så du har de seneste meddelelser øverst på listen, men nogle gange er det nemmere at finde bestemte meddelelser ved f.eks. at sortere indbakken efter afsender. Vælg Vis, Sortér, og markér den kolonne, Outlook Express skal sortere meddelelserne efter. Du kan også skifte mellem visninger ved at klikke på kolonneoverskrifterne i meddelelsesvinduet.

6. Skift de skrifttyper, der bruges til at få vist meddelelser, ved at rulle ned i menuen Funktioner til Indstillinger og vælge fanen Læs. Her kan du ændre skrifttypen og skriftstørrelsen samt landekoden. Det er vigtigt, hvis du skal sende eller modtage meddelelser på sprog, der bruger andre tegn end danske tegn. Hvis du vil ændre standardskrifttypen for alle udgående meddelelser, skal du igen gå til vinduet Indstillinger, men denne gang skal du vælge fanen Meddelelse og vælge Skrifttype.

I bedste fald er uønsket mail irriterende og det især, når det er ikke egnet til alle familiens medlemmer. Lad Outlook Express automatisk filtrere skidtet væk.

1. Vælg Meddelelsesregler, Mail i menuen Funktioner. Vælg indstillingen Hvor emnelinjen indeholder bestemte ord i det felt, hvor du kan vælge betingelser for din regel. I feltet Beskrivelse af regel kan du se, at linket Indeholder bestemte ord vises. Klik her for at åbne feltet Bestemte ord.

2. I feltet Bestemte ord skal du skrive de ord, Outlook Express skal holde særligt godt øje med, og derefter trykke på Tilføj. Gentag dette for alle de forskellige ord, du vil inkludere. Når du trykker på Indstilling, kan du fortælle programmet, om reglen skal anvendes, hvis meddelelsen indeholder ét af eller alle ordene. Tryk på OK, når du er færdig.

3. Vælg Slet den fra serveren under indstillingen til valg af handlinger for din regel, og husk at give reglen et navn. Tryk på OK. Derefter åbner Outlook Express kontrolfeltet Meddelelsesregler. Hvis du klikker på knappen Anvend nu, får du ingen meddelelser med de stødende ord i din postkasse. Du kan ændre en regel ved ganske enkelt at gå tilbage til vinduet Meddelelsesregel og vælge Rediger.